Las mejores 10 plataformas de software para reuniones y eventos virtuales con experiencias interactivas

Entrar a la oficina puede haberse vuelto opcional para ti, pero ese probablemente no sea el caso cuando se trata de reuniones. El correo electrónico y la mensajería son excelentes herramientas y pueden cubrir el 99% de la comunicación en la mayoría de los casos, pero para algunas cosas necesitas esa interacción cara a cara. Eso no significa necesariamente que debas romper tu rutina remota solo para asistir a esa reunión, sin embargo.

Gracias a los avances tecnológicos, existen numerosas plataformas y soluciones de software que pueden hacer que las reuniones virtuales sean tan buenas como las reales. Esta probablemente no sea la mejor analogía si no eres fanático de las reuniones. Lo que intentamos decir es que con una de estas soluciones, el compromiso y la interacción no necesariamente tienen que sufrir si prefieres reunirte virtualmente en lugar de en persona.

Para ayudarte, hemos buscado en la web y leído las reseñas para crear esta lista de 10 de las mejores soluciones de software y plataformas para ayudarte a organizar eventos virtuales. Ya sea una reunión mensual o un evento único e irrepetible, estos son los lugares para reunirse.

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Mejores software y plataformas virtuales para experiencias interactivas en reuniones y eventos:

Herramientas principales para reuniones y eventos virtuales

1. Zoom

Si aún no tienes fatiga de Zoom, continúa leyendo para obtener más información sobre esta plataforma y sus características. De lo contrario, siéntete libre de pasar a una de las otras nueve plataformas y soluciones de software que se pueden utilizar para reuniones y eventos virtuales.

Zoom no necesita presentación. Su nombre se usó tanto durante la pandemia que incluso tiene su propia entrada en el Diccionario Cambridge en línea.

Para ilustrar su popularidad durante la pandemia específicamente, aquí hay una nota interesante. Cuando se anunció la eficacia de las vacunas COVID-19 hacia finales de 2020, su precio de las acciones cayó de $500 a poco más de $400 en un solo día. Aunque el mundo haya vuelto a la «normalidad», Zoom sigue siendo una herramienta clave si estás dirigiendo un espacio de trabajo digital y una de las principales herramientas para organizar reuniones y eventos virtuales.

En cuanto a las reuniones, ofrece algunas características útiles. Para empezar, se sincroniza con tu calendario, lo que te permite unirte desde cualquier lugar y mediante cualquier dispositivo. Además de conveniencia, también prioriza la seguridad. Todo el contenido de la reunión, la mensajería y los seminarios web se encriptan mediante el estándar de cifrado avanzado de 256 bits. También puedes configurar tu reunión de manera tal que comience solo una vez que el anfitrión esté presente y, como medida de seguridad adicional, puedes crear salas de espera donde los asistentes ingresarán uno por uno.

Si estás interesado en organizar un evento virtual, también te permite crear experiencias híbridas y virtuales. Además, si deseas monetizar este evento, incluye venta de entradas incorporada. Después, puedes utilizar sus analíticas para evaluar si tuvo éxito en términos de asistencia, participación y ganancias.

Las principales características incluyen:

  • Almacenamiento de grabaciones en la nube
  • Pizarras editables
  • Herramientas de colaboración integradas

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Planes y precios: Ofrece un plan gratuito tanto para uso personal como empresarial. Para necesidades más avanzadas, hay varios planes de suscripción con precios que comienzan en aproximadamente $15 por usuario por mes. También tiene varios complementos opcionales que incluyen Zoom Whiteboard, soporte premier y almacenamiento en la nube.

2. Skype

Antes de Zoom, estaba Skype. Para reuniones, sigue siendo una de las elecciones preferidas gracias a sus videollamadas de alta calidad.

Además de su calidad de audio y video, también prioriza la accesibilidad. Por ejemplo, puedes usar subtítulos en vivo para leer las palabras habladas. También ofrece tarifas económicas para llamadas internacionales a líneas fijas y teléfonos móviles, para que puedas comunicarte con contactos incluso cuando están fuera de línea. Y, para ayudar a otros tomadores de decisiones a acceder a documentos clave, incluye un intercambio de pantalla integrado.

Hace unos años también lanzó una función de Skype para creadores de contenido, lo que lo convierte en una buena opción si tienes un podcast o dependes mucho del contenido en video. En resumen, ayuda a los creadores a integrar llamadas de Skype en sus transmisiones en vivo, vlogs o podcasts fácilmente. Para contextos más informales como estos, te permite personalizar tu selector de reacciones de mensajes, una función útil si te gusta incluir emojis populares en tu comunicación.

Las características clave incluyen:

  • Grabación de llamadas
  • Subtítulos en vivo
  • Intercambio de pantalla
  • @menciones

Planes y precios: Skype es gratuito de usar, pero también ofrece ofertas económicas si harás muchas llamadas telefónicas. Los usuarios de EE. UU. pueden obtener minutos ilimitados a partir de tan solo $2.99 por mes. En países seleccionados, también puedes comprar un Número de Skype, un segundo número de teléfono que estará vinculado a tu cuenta de Skype.

3. Google Meet

Si prefieres Google en lugar de Microsoft, puedes probar Google Meet (anteriormente llamado Hangouts Meet). Al igual que Zoom y Skype, es probable que ya hayas usado Google Meet antes.

Te permite disfrutar de reuniones de video premium de forma gratuita y es muy fácil y sencillo de usar. Lo único que tienes que hacer es hacer clic en «Nueva reunión». Se generará un enlace que luego podrás copiar y compartir con tus colegas. Al hacer clic en «Nueva reunión», también te dará la opción de programar reuniones directamente en tu Calendario de Google. De esta manera, puedes agregar más detalles como la duración o, si será un evento regular, puedes establecer en qué días se debe programar automáticamente.

Para unirte a una reunión, debes ser invitado o admitido por el anfitrión. Por lo tanto, puedes estar seguro de que también cuenta con medidas de seguridad.

Una característica útil que los creadores y planificadores de eventos estarán interesados en mencionar es que también puedes usar Google Meet para transmitir en vivo una reunión públicamente en YouTube. Si quieres poner a prueba esta función, simplemente verifica que tu canal de YouTube esté aprobado para la transmisión en vivo (la aprobación puede demorar hasta un día, así que no dejes esto para último momento).

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Las características clave incluyen:

  • Salas de desglose
  • Encuestas
  • Cancelación de ruido
  • Seguimiento de asistencia

Planes y precios: Cualquier titular de una cuenta de Google puede usar Google Meet para organizar una reunión de una hora con hasta 100 participantes de forma gratuita. Para obtener más funcionalidades, como la transmisión en vivo, Google Workspace tiene varios planes de suscripción para usuarios individuales, instituciones educativas, pequeñas empresas y grandes empresas. Después de una prueba gratuita de 14 días, los precios comienzan en solo $4.80 por usuario al mes.

4. Microsoft Teams

Junto con Google Meet, Zoom y Skype, Microsoft Teams es otra de las herramientas más conocidas para realizar reuniones virtuales. Con ella, puedes organizar reuniones interactivas con hasta 1.000 asistentes y transmitir y realizar seminarios web para miles de personas.

Tiene una función de grabación de reuniones para que puedas concentrarte en lo que se dice en lugar de tratar de tomar notas. Para mayor claridad durante la reunión, puedes activar subtítulos en vivo para que sea más fácil mantenerse al día en tiempo real.

Recientemente también ha introducido una función de Entrenador de Oradores. Piensa en él como tu propio coach de presentaciones personalizado. Con la ayuda de la inteligencia artificial, ofrece orientación. Por ejemplo, te informará cuando interrumpas a alguien o te sugerirá que te ralentices si hablas demasiado rápido. Esta función está disponible para todos los asistentes y no solo para el que lidera la reunión.

Las características clave incluyen:

  • Subtítulos en vivo
  • Entrenador de oradores
  • Lista de participantes
  • Fondos personalizados

Planes y precios: Tiene un plan gratuito sin compromiso tanto para uso personal como empresarial. Para la capacidad de realizar reuniones de grupos más grandes, los precios comienzan aproximadamente en $5 por usuario al mes.

5. Webex de Cisco

Según su sitio web, Webex de Cisco es confiado por el 95% de las empresas de Fortune 500. Ofrecen una herramienta de videoconferencia gratuita que puedes usar para organizar reuniones con hasta 100 participantes en video de alta definición. Como era de esperar, también ofrece características estándar como intercambio de pantalla y mensajería.

Una de las características que lo convierten en una de las principales herramientas en esta categoría es que también incluyen características impulsadas por inteligencia artificial que mejoran la productividad y la inclusión. Por ejemplo, ofrece transcripción automática, reconocimiento de gestos y diseños personalizados. La eliminación avanzada de ruido también puede ser útil para minimizar distracciones, mientras que los fondos virtuales animados se encargarán de otras distracciones en el fondo.

Si estás interesado en organizar eventos, puedes consultar Webex Events (anteriormente Socio). Ofrece gestión de extremo a extremo a través de una plataforma única y gran flexibilidad. Cambiar entre formatos virtuales y presenciales es simple, lo que lo convierte en una excelente herramienta para tener en tu conjunto de tecnología para tu próximo evento híbrido. Y, si será un evento de pago, puedes usar diferentes tipos de entradas, categorías de precios e incluso aplicar códigos de descuento.

Las características clave incluyen:

  • Mensajería de equipo
  • Intercambio de archivos
  • Encuestas

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Planes y precios: Ofrece un plan básico gratuito y varios planes de pago. Los precios comienzan aproximadamente en $12 por usuario por mes para la funcionalidad de reuniones, mientras que para eventos deberás contactar al equipo de ventas para obtener más información sobre los precios personalizados.

6. BigMarker

Con la confianza de marcas líderes a nivel global como Bose, Samsung y TED, BigMarker es una de las soluciones de software para eventos virtuales mejor valoradas en Capterra. En 2022, también fue incluida en la lista corta de favoritos emergentes de Capterra. Para poner en perspectiva este logro, se analizaron 350 productos en su directorio de software para eventos virtuales y solo se incluyeron en la lista los 25 más populares y mejor valorados.

Ya sea que desees utilizarlo con fines de capacitación, como un seminario web, o para organizar un evento completamente virtual o híbrido, BigMarker facilita la realización de presentaciones altamente personalizadas. Si organizar presentaciones en vivo será algo habitual en tu calendario, puedes consultar sus servicios de marca blanca. De esta manera, puedes integrar experiencias de video interactivas en tu marketing.

Incluso si no optas por los servicios de marca blanca, puedes esperar muchas opciones de personalización. Puedes cambiar el aspecto, la apariencia y el flujo para ofrecer una experiencia verdaderamente única. También ofrece más de 15 módulos para que puedas crear varios formatos de eventos.

Dado que la interacción es fundamental para el éxito de un evento, también incluye funciones de networking e interactivas que pueden aumentar el compromiso. Por ejemplo, cuenta con un servicio de búsqueda de conexiones impulsado por IA que asociará a los asistentes con los contactos más relevantes. Alternativamente, los asistentes pueden utilizar el generador de redes y elegir sus propias conexiones en función de sus objetivos e intereses.

Las principales características incluyen:

  • Herramientas de marketing integradas
  • Encuestas posteriores a la sesión
  • Análisis e informes

Planes y precios: Para obtener más información sobre sus precios, tendrás que ponerte en contacto con su equipo de ventas a través de su sitio web.

7. Hopin

Hopin es una plataforma integral de gestión de eventos que puedes utilizar para crear eventos en línea en vivo e interactivos. Cuando diseñaron su software, su objetivo era ayudar a los organizadores de eventos a recrear la experiencia presencial de la forma más precisa posible.

Lanzada oficialmente hace apenas unos años en 2019, ya han atraído a cientos de miles de usuarios de todo el mundo. Hay varias historias de éxito. Su software, por ejemplo, ayudó al Festival Internacional de Cine de Toronto (TIFF) en 2021 a organizar nada menos que 60 eventos en solo 10 días.

Capterra también los incluyó en su lista corta de 2022 como uno de los 5 jugadores más consolidados en su directorio de software para eventos virtuales. Obtuvo una puntuación de popularidad de 41 sobre 50, a solo un punto de su herramienta más popular en esta categoría.

Además de los eventos virtuales/híbridos, también puedes utilizarlo para eventos internos de la empresa. Esta puede ser una excelente opción si tienes una política de trabajo remoto.

Las principales características incluyen:

  • Registro personalizable
  • Constructor de sitios web sin necesidad de conocimientos de programación
  • Analíticas básicas

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Planes y precios: Ofrece un plan gratuito para eventos pequeños de dos horas. Para eventos que se extienden a lo largo de varios días, el precio comienza en $99 al mes. Sin embargo, si opta por el pago anual, puede ahorrar un 15%.

8. vFairs

vFairs es una plataforma todo en uno que tiene años de experiencia detrás de su nombre. Aunque no tiene la misma popularidad en Capterra que BigMarker, ha recibido más comentarios. Aquí, los usuarios lo han elogiado por su servicio al cliente y facilidad de uso.

Una de las características que lo diferencia de otras herramientas y plataformas es que también incluye diseños visuales en 3D y animación. Puedes usarlo para animar tu lobby virtual, por ejemplo. Alternativamente, puedes ir más allá y usarlo para crear un modelo 3D de todo un lugar físico.

No solo se enfocan en la estética, sino también en la funcionalidad. Para fomentar la participación, incluye funciones de networking y gamificación. Además, para evaluar qué estrategias funcionaron mejor, también ofrece informes de eventos. Tendrás acceso a estadísticas de asistentes en tiempo real que puedes exportar como un archivo de Excel y compartir con el resto de tu equipo.

Las características clave incluyen:

  • Un salón de exposiciones virtual
  • Stand de expositores personalizados
  • Gamificación

Planes y precios: Para obtener detalles de precios y una demostración gratuita y completa del producto, deberás contactarlos personalmente.

9. Swoogo

Fundado en 2015, Swoogo es una plataforma fácil de usar para la gestión de eventos que se puede utilizar para eventos digitales, híbridos, entre otros. Desde asegurarse de que tu formulario de registro sea único como tu negocio hasta ayudarte a recopilar valiosos análisis posteriores al evento, Swoogo ofrece una funcionalidad impresionante.

Una de sus características que merece una mención especial es que también ofrece varias herramientas de marketing para garantizar que todo tu arduo trabajo no sea en vano. Incluye, por ejemplo, plantillas de correos electrónicos que puedes personalizar y un creador de sitios web de eventos.

Sin embargo, no es barato. No solo no tiene un plan gratuito, sino que su plan más barato ya cuesta casi $10,000 al año.

Planes y precios: Los precios comienzan en $9,800 al año.

10. Eventsquid

Eventsquid es una solución de software para eventos en vivo, virtuales e híbridos que ha ganado premios. Fue fundado en el mismo año que Swoogo, pero ya ha recibido casi cuatro veces más comentarios en Capterra.

Desde el registro de eventos hasta la generación de informes, Eventsquid te ayuda a automatizar muchas de las tareas para «trabajar como ocho de ti» (de ahí la referencia al calamar en su nombre).

Antes de adentrarnos un poco más en su lista de características, mencionemos que, al igual que Swoogo, no es económico (bueno, al menos es más barato que Swoogo). Por esta razón, es más adecuado para organizadores que realizan varios eventos virtuales durante el año. No solo es costoso, sino que tampoco hay opción de pagar mensualmente.