Los Beneficios de un Lugar de Trabajo Digital y Cómo Construirlo

El futuro del trabajo es flexible y, cada vez más, el mundo laboral se está trasladando en línea. Ante la pandemia, los lugares de trabajo modernos están obligando a las empresas a reconsiderar sus modelos de trabajo tradicionales. En cambio, un número creciente de organizaciones se están trasladando en línea y adoptando un lugar de trabajo digital.

Las actitudes cambiantes hacia el trabajo remoto son cada vez más evidentes: los estudios muestran que el 83% de los empleadores dicen que el trabajo remoto ha sido exitoso para sus empresas. La popularidad de adoptar un lugar de trabajo digital está creciendo.

Un lugar de trabajo digital permite a los trabajadores colaborar en línea, sin importar la ubicación o la hora del día de los empleados. El lugar de trabajo digital de hoy representa el futuro cambiante del trabajo y las nuevas oportunidades que surgen de una forma más remota y colaborativa de trabajar.

Los beneficios de un lugar de trabajo digital y cómo construir uno:

¿Qué es un lugar de trabajo digital?

Un lugar de trabajo digital es un marco tecnológico que centraliza las aplicaciones, datos y puntos finales de una organización en un espacio en línea principal, lo que permite a los empleados trabajar juntos en línea de manera colaborativa.

Este marco digital es una poderosa unificación del proceso de trabajo para cualquier empresa y permite a los empleados acceder a sus datos y aplicaciones en tiempo real, sin importar el dispositivo o la ubicación. Los lugares de trabajo digitales más exitosos proporcionan más que una forma de acceder a los datos: brindan al usuario final una experiencia de trabajo unificada y segura.

Un lugar de trabajo digital, también llamado espacio de trabajo virtual o espacio de trabajo digital, reúne sistemas operativos, archivos, aplicaciones, datos y más en un backend basado en la nube para los profesionales de IT que administran el sistema. Debido a que todo es digital, los profesionales de IT pueden implementar capacidades como compartir archivos de forma segura entre usuarios y inicio de sesión único (SSO) para la autenticación de identidad.

¿Cómo puedes identificar un lugar de trabajo digital? Las características del lugar de trabajo digital incluyen:

Virtualización
No importa la plataforma, ya sea de escritorio o móvil, los lugares de trabajo digitales brindan a los usuarios acceso de extremo a extremo a todos los recursos que necesitan para trabajar de forma remota. Para el usuario final, el lugar de trabajo digital debe ser fluido.

Herramientas de colaboración
La colaboración es clave para los trabajadores remotos y flexibles. Por eso, todos los lugares de trabajo digitales tienen herramientas integradas de intercambio de archivos, intercambio de datos y colaboración de contenido en su lugar de trabajo digital. Estas aplicaciones pueden ayudar a los equipos a trabajar mejor juntos con herramientas de edición y revisión, sin importar el dispositivo.

Gestión de puntos finales
Los profesionales de TI construyen lugares de trabajo digitales para tener un mayor control de cómo interactúan los empleados cuando trabajan en diferentes ubicaciones y con diferentes dispositivos. Con los sistemas de gestión de puntos finales unificados, los usuarios finales (trabajadores) pueden utilizar sus computadoras portátiles, teléfonos inteligentes, tabletas y otros dispositivos, y obtener la misma experiencia central en todos estos dispositivos.

¿Cuáles son los beneficios de un lugar de trabajo digital?

Construir un lugar de trabajo digital es un proceso que lleva tiempo y puede llevar semanas, si no meses, para los profesionales de IT de su empresa. Sin embargo, es una parte crítica de cualquier acuerdo de trabajo flexible. Aquí están algunos de los principales beneficios.

1. Experiencia unificada del empleado
A medida que las organizaciones consideran su futuro posterior a la pandemia, puede surgir el tema de las «modalidades de trabajo flexibles». Si su organización adopta un acuerdo de trabajo flexible para los empleados, debe esperar que algunos empleados trabajen de forma remota, mientras que otros pueden trabajar desde el, oficina. ¿Cómo colaborarán todos? Esto se puede lograr a través de un entorno de trabajo digital cohesionado.

Un entorno de trabajo digital sólido y colaborativo puede ayudar a transformar la experiencia de sus empleados en el nuevo mundo laboral. Durante la pandemia, muchas empresas descubrieron que sus procesos y trabajo pueden, de hecho, completarse desde cualquier lugar del mundo. Con nuevos arreglos de trabajo más flexibles en juego, tienes la oportunidad de atraer nuevo talento de primera categoría, sin importar su ubicación geográfica. A su vez, tus empleados pueden elegir la ubicación, dispositivo y horarios que mejor les convengan, todo mejorado por tu entorno de trabajo digital.

2. Mejora de la protección de seguridad

Con un nuevo entorno de trabajo digital, muchas organizaciones encontrarán que tienen un mayor control sobre su seguridad. Los equipos de TI pueden acceder al tráfico de red, archivos, usuarios y más para proteger mejor a la empresa.

¿Cómo? Las filtraciones de datos, el malware y los errores del usuario final pueden ser perjudiciales para su empresa y su negocio, especialmente si administra datos de usuario. Se pueden incorporar herramientas de aprendizaje automático e inteligencia artificial (IA) en su entorno de trabajo digital para proteger mejor a su empresa.

Además, si los usuarios de TI implementan un sistema de acceso SSO, su entorno de trabajo digital será aún más seguro, ya que los usuarios tienen menos contraseñas que administrar. Menos contraseñas para manejar se traduce en menos riesgo para su empresa.

3. Flexibilidad

La flexibilidad es cada vez más importante para los trabajadores en el nuevo mundo laboral. Una encuesta de Insider y SurveyMonkey a 1,100 empleados estadounidenses encontró que casi el 33% de las personas deseaba opciones de trabajo remoto para cualquier nuevo puesto. De esos encuestados, el 41% de las mujeres quería flexibilidad para trabajar de forma remota, en comparación con solo el 21% de los hombres.

Si su empresa está haciendo la transición a un entorno más flexible permanentemente, un entorno de trabajo digital es fundamental para el éxito de su organización. Los entornos de trabajo digitales pueden ofrecer a los empleados una mayor flexibilidad que las configuraciones en la oficina. Con escritorios virtuales y otras nuevas tecnologías, los empleados pueden sentirse empoderados para trabajar cuando mejor se adapte a su horario (después de dejar a sus hijos en la escuela, por ejemplo) y donde quieran (en un café, por ejemplo).

Los empleados tienen el poder en sus manos, lo que les brinda una mayor autonomía en su equilibrio entre trabajo y vida personal. Esta nueva flexibilidad también puede resultar una herramienta poderosa para los equipos de recursos humanos. Ofrecer a los empleados actuales y futuros flexibilidad puede ayudar a mejorar la retención de talento y la captación de talento.

4. Mayor retención de empleados

Muchos empleados que buscan nuevos puestos durante «la gran renuncia» están buscando empleos más flexibles. Estudios demuestran que la experiencia del empleado es uno de los elementos más importantes para encontrar un nuevo trabajo. Con un entorno de trabajo digital en su organización, su equipo de recursos humanos puede sentirse cómodo y confiado al reclutar talento de primer nivel con la oferta de trabajo flexible en su poder.

Además, con más flexibilidad, los empleados sienten que pueden respetar y confiar en sus líderes, lo que lleva a una mayor lealtad hacia la empresa. La satisfacción de los empleados puede aumentar la probabilidad general de que los trabajadores permanezcan en la empresa a largo plazo y reducir los costos de rotación de personal.

5. Reducción de costos para el empleador

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La infraestructura de TI puede costar una buena cantidad de dinero para mantenerla en funcionamiento, especialmente cuando se amplía tu lugar de trabajo digital para incluir a cientos, o miles, de empleados. Por supuesto, mantener un lugar de trabajo digital en funcionamiento será costoso.

Pero pagar por un espacio de oficina puede costar significativamente más. Un lugar de trabajo digital significa que los empleadores pueden reducir su espacio de oficina en general; algunas empresas pueden optar por eliminar la oficina por completo. Los servicios públicos y el espacio comercial pueden generar grandes ahorros para los empleadores.

6. Mejor servicio al cliente para los clientes

Los lugares de trabajo digitales muchas veces incorporarán tecnología nueva y emergente para las empresas. Toma como ejemplo la pandemia: algunas empresas adoptaron las reuniones de Zoom por primera vez. Durante la pandemia solamente, Zoom superó los 300 millones de usuarios diarios. De hecho, Zoom fue la aplicación más descargada de Apple en 2020. La aplicación agregó solo 1,99 millones de usuarios en todo 2019, y luego agregó más de 2,2 millones de usuarios totales de Zoom para fines de febrero de 2020.

Con nuevas tecnologías y análisis, los trabajadores de la industria de servicio al cliente pueden adoptar esa nueva tecnología para crear mejores experiencias de servicio al cliente para los clientes. ¡Es un ganar-ganar!

7. Mejor colaboración entre equipos

Un lugar de trabajo digital, como se mencionó anteriormente, a menudo incorpora nuevas tecnologías. Estas nuevas tecnologías pueden fomentar una comunicación más fácil y fluida entre compañeros de trabajo, líderes y gerentes.

¿Cómo? Por ejemplo, reuniones más fáciles. Además, los datos, documentos e imágenes se pueden compartir de manera intercambiable y sin problemas, para que los empleados puedan trabajar juntos en proyectos de gran envergadura, sin importar dónde se encuentren.

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¿Cuáles son los desafíos de un lugar de trabajo digital?

A pesar de los muchos beneficios de instituir un lugar de trabajo digital, puede haber algunas desventajas si no se maneja correctamente.

1. Capacitación

Muchas empresas y organizaciones que cambian a un lugar de trabajo digital a menudo olvidan que no todos sus trabajadores pueden sentirse cómodos con una transformación digital. De hecho, muchos trabajadores mayores pueden sentirse rezagados con un cambio más digital. Un estudio de WorkingWise.com encontró que el 85% de los trabajadores de mediana edad y mayores están abiertos a aprender nuevas habilidades; el 75% de esos mismos encuestados dijo que no sentían que los empleadores valoraran sus habilidades blandas, que muchas veces son buscadas por los empleadores.

Sin una capacitación adecuada al hacer la transición a un lugar de trabajo digital, las empresas pueden descubrir que algunos de sus empleados, sin importar su edad, tienen dificultades para mantenerse al día. Esto puede, a su vez, hacer que los empleados se sientan infravalorados y abandonen la empresa por una razón u otra.

Cuando se instituye cualquier cambio importante, especialmente un lugar de trabajo digital, asegúrate de tomar tiempo para capacitar a cada empleado sobre cómo utilizar los sistemas. Sin una capacitación adecuada, los empleados no pueden aprovechar eficazmente las nuevas herramientas para hacer su vida más fácil y eficiente. Investigación de Future Learn muestra que muchos trabajadores necesitan más habilidades para manejar su lugar de trabajo digital, desde comprender cómo usar Microsoft Office hasta entender la Suite de Google. Pero sin una capacitación adecuada, estas herramientas se convierten en una pesadilla. También asegura que todos usen la misma metodología al, por ejemplo, cargar un archivo en el compartimiento de archivos

, sistema.

2. Seguridad y protección

La seguridad ha surgido como uno de los problemas más serios para las organizaciones que utilizan lugares de trabajo digitales. Los lugares de trabajo digitales a menudo significan agregar nuevos programas y aplicaciones a la base de datos de una empresa, lo que significa agregar más riesgo para que los equipos de TI lo administren. Además, los lugares de trabajo digitales fomentan más intercambio. Esto significa que los equipos de TI necesitan tiempo para construir un lugar de trabajo digital más sólido y resistente que cuente con funciones de seguridad escalables. Desafortunadamente, asegurar la seguridad de esta manera y administrar la seguridad de los lugares de trabajo digitales a menudo es desafiante y consume mucho tiempo, y no todas las empresas tendrán en cuenta esta necesidad.

Cualquier problema de seguridad puede provocar violaciones de datos. Las violaciones de datos pueden ser costosas para las empresas y pueden provocar pesadillas de relaciones públicas. De hecho, IBM descubrió que el costo de las violaciones de datos alcanzó el máximo de los últimos 17 años durante la pandemia. Asimismo, el 71% de los profesionales de TI informaron un aumento en las amenazas o ataques de seguridad desde el inicio de la pandemia de Covid-19. ¿El principal culpable? El phishing. Estos incidentes se volvieron mucho más difíciles de contener durante la pandemia, ya que las empresas tuvieron cambios drásticos e inéditos hacia entornos en línea, a menudo sin previo aviso y sin una preparación adecuada.

3. Centralización

Con muchas aplicaciones vienen muchas notificaciones. Muchos lugares de trabajo digitales pueden parecer extremadamente abrumadores para los empleados, especialmente cuando estos trabajadores solo tenían que manejar uno o dos tipos diferentes de notificaciones antes (notificaciones por correo electrónico y notificaciones de Slack, por ejemplo). La investigación muestra que la mayoría de las personas han tenido que aprender al menos un programa nuevo desde la pandemia.

Con los lugares de trabajo digitales, los trabajadores deberán administrar cada aplicación por su cuenta. A diferencia de un teléfono celular, las notificaciones de Slack, Teams y SharePoint no se agrupan automáticamente en una única pantalla ordenada. En cambio, los trabajadores deben verificar cada aplicación individualmente. Este cambio puede disminuir la eficiencia en el trabajo y provocar agotamiento con el tiempo, especialmente cuando los trabajadores necesitan energía recién encontrada para verificar cada aplicación además de sus responsabilidades laborales.

4. Funcionalidad de búsqueda

Si has trabajado en un lugar de trabajo digital antes, sabes lo difícil que puede ser encontrar los documentos adecuados. Los trabajadores pueden pasar al menos 15 minutos buscando ese documento que necesitan para presentar su informe. Muchos lugares de trabajo digitales no incluyen herramientas de interfaz de búsqueda completas para facilitar el trabajo.

¿Por qué? Bueno, porque los lugares de trabajo digitales a menudo incluyen una variedad de herramientas, la información a menudo se divide entre una variedad de plataformas. Un informe puede cargarse en el Microsoft Teams Sharepoint, mientras que otro documento puede haberse cargado solo en Slack o enviado por correo electrónico. Desafortunadamente, la realidad de muchos lugares de trabajo digitales es la misma, sin importar la empresa o el empleado: es demasiado difícil encontrar documentos e información.

Por ejemplo, los asociados de servicio al cliente pueden no poder encontrar todas sus conversaciones con los clientes en un solo lugar centralizado. Los materiales de capacitación y de incorporación pueden ser difíciles de encontrar porque se enviaron por correo electrónico y nunca se cargaron en el sistema de archivos central.

Cuando la funcionalidad de búsqueda es limitada, los resultados son limitados y el usuario final no puede encontrar todos los datos y archivos relevantes para realizar su trabajo de la mejor manera posible., habilidades. Como resultado, ese gerente puede estar tomando una importante decisión comercial que afecta el resultado final al confiar en datos incompletos o desactualizados.

Comprender cómo implementar un entorno de trabajo digital

Implementar un entorno de trabajo digital puede ser difícil, especialmente para las empresas que aún no han iniciado su transformación digital. Considere los siguientes factores al embarcarse en el viaje del entorno de trabajo digital de su empresa:

Visión

¿Cómo funcionará su espacio de trabajo digital en el panorama general? Antes de construir un entorno de trabajo digital integral, los líderes deben averiguar cómo funcionará ese entorno de trabajo digital con los objetivos comerciales existentes y la transformación digital existente.

La pandemia obligó a muchos líderes empresariales a adoptar el trabajo remoto y construir entornos de trabajo digitales rápidamente. De hecho, 67% de los tomadores de decisiones afirmaron que adoptaron tecnología digital a un ritmo acelerado debido a la pandemia. Ahora, a medida que el mundo avanza hacia un futuro posterior a la pandemia, los líderes están considerando renovar y mejorar sus sistemas, o expandirlos.

Pero antes de realizar cualquier cambio importante, es crucial comprender por qué podría ser necesario. ¿Su empresa necesita una mejor infraestructura de ciberseguridad? ¿Sus empleados desean un sistema mejor y más integrado? Cualquier cambio en el entorno de trabajo digital existente debe detenerse hasta que los líderes, las partes interesadas, los profesionales de recursos humanos y los profesionales de TI lleguen a un acuerdo claro sobre el nuevo propósito de la plataforma.

No olvide tener en cuenta el costo total. Después de todo, la infraestructura de TI puede ser costosa, especialmente cuando necesita escalar la infraestructura para su equipo. La investigación muestra que los líderes de TI gastaron $15 mil millones adicionales por semana durante los primeros tres meses de la pandemia para apoyar mejor el trabajo remoto de sus empleados, así como la ciberseguridad.

Estrategia

¿Cómo exactamente construirá su equipo el entorno de trabajo digital? Antes de comenzar a construir o realizar cambios, asegúrese de tener su estrategia y objetivos establecidos. ¿Su entorno de trabajo digital mejorará el arduo trabajo de sus empleados o complicará su vida? Su estrategia debería ayudar a alinear iniciativas, investigación, marketing, ventas, atención al cliente y todos los elementos de su negocio para trabajar de manera más eficiente y colaborativa. Esto significa que las empresas deben interesarse por cómo sus empleados pasan sus días, cómo son sus procesos y qué pueden necesitar de un entorno de trabajo digital. Más sobre esto más adelante.

Experiencia del empleado

La investigación muestra que poco más de la mitad de los empleados en todo el mundo reportan sentirse felices y comprometidos con su trabajo. Eso es un número bastante pequeño, especialmente considerando que los empleados altamente comprometidos tienen casi un90% menos probabilidades de abandonar sus empleos.

¿Su entorno de trabajo digital ayuda a mejorar la experiencia del empleado? Los empleados deberían sentirse seguros al encontrar documentos relevantes de incorporación, enviar sus solicitudes de permiso sin problemas y trabajar día a día sin contratiempos. Recuerde, un entorno de trabajo digital es más que solo trabajo: se trata de mejorar la experiencia general del empleado.

Herramientas de colaboración

La pandemia ha llevado muchas herramientas sociales y de colaboración a la categoría de «imprescindibles» en el trabajo, según muestra la investigación; como resultado, se espera que el mercado de herramientas de colaboración y sociales vea un aumento del 17% en los ingresos a