¿Estás luchando por mantener organizado y actualizado el contenido de tu negocio? ¿Sientes que estás perdiendo tiempo tratando de encontrar documentos importantes? A medida que el contenido se vuelve cada vez más relevante en un negocio, es esencial que las empresas tengan un sistema para gestionar y administrar el contenido de manera efectiva. Aquí es donde entra en juego el software de Gestión de Contenido Empresarial (ECM, por sus siglas en inglés).
El software ECM puede ayudar a agilizar los procesos de gestión de contenido y ahorrar tiempo y dinero a tu negocio. Es una industria que se proyecta alcanzar los $92.5 mil millones para el año 2027. El contenido impulsa la transformación digital y contiene una gran cantidad de información sobre tu empresa y tus clientes. Los sistemas de software ECM están cada vez más populares a medida que las empresas se esfuerzan por ser más eficientes.
Sin embargo, la mayoría de las empresas luchan por aprovechar esta gran cantidad de información debido a los procesos fragmentados de gestión de datos y la falta de contenido digitalizado. El «caos de contenido» se vuelve cada vez más desafiante a medida que el volumen de contenido de una empresa crece. En este artículo se exploran los principales software ECM para ayudar a las empresas a gestionar su contenido y aprovechar las posibilidades que ofrece.
Principales software ECM que tu negocio necesita en 2023:
¿Qué es el software de Gestión de Contenido Empresarial (ECM, por sus siglas en inglés)?
ECM es un sistema que permite a las empresas almacenar sus activos digitales en un único repositorio. Esto incluye gestión de documentos, gestión de registros, gestión de contenido web, gestión de activos digitales y más. Un sistema ECM proporciona un conjunto integral de funciones que permiten a las empresas colaborar en proyectos, almacenar documentos importantes de manera segura y automatizar procesos. Se puede utilizar una plataforma basada en la nube o un servidor local para acceder fácilmente a estos archivos. Además, el software proporciona herramientas para crear nuevo contenido y editar contenido existente. Esto facilita la colaboración en proyectos de equipos sin preocuparse por encontrar múltiples versiones del mismo archivo.
El software ECM ayuda a las organizaciones a gestionar y distribuir contenido en toda la empresa, lo que facilita encontrar y distribuir contenido en diferentes plataformas. También proporciona una plataforma central para gestionar todos los tipos de contenido, lo que facilita encontrar, organizar y publicar contenido en línea.
Beneficios de utilizar software ECM
Mejora de la eficiencia
Uno de los mayores beneficios de utilizar software ECM es mejorar la eficiencia. Tener todo tu contenido en un solo lugar hace que sea mucho más fácil encontrar lo que necesitas.
Por ejemplo, si un empleado necesita acceder a un documento que no tiene guardado localmente, simplemente puede buscar en el repositorio en lugar de buscar al autor original u otro miembro del equipo que tenga acceso. Esto elimina el tiempo perdido buscando en incontables correos electrónicos o diferentes discos duros el documento que necesitan.
Mejora de la seguridad
Otro beneficio es mejorar la seguridad. Al almacenar toda la información de tu negocio en un solo lugar seguro, no tienes que preocuparte por compartir o almacenar diferentes versiones en dispositivos o redes no seguras.
Además, el software te brinda un control completo sobre quién tiene acceso a qué documentos y te permite establecer roles de usuario con diferentes niveles de permisos basados en sus responsabilidades laborales dentro de la organización. Un ECM asegura que solo los usuarios autorizados puedan ver información confidencial o realizar cambios en contenido sensible.
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Costos Reducidos
Finalmente, el uso de software de ECM puede ayudar a reducir los costos asociados con el almacenamiento de documentos al eliminar copias en papel y otros métodos de almacenamiento físico como CDs y unidades USB.
También elimina los procesos de entrada de datos manuales, ya que todos los documentos se almacenan digitalmente y se pueden acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento, incluso si no hay conexión a internet disponible. Esto significa menos tiempo dedicado a ingresar datos manualmente en las bases de datos.
Un ECM ahorra dinero en costos laborales y materiales necesarios para soluciones de almacenamiento físico, como archivos o cajas llenas de documentos en papel que ocupan espacio en un entorno de oficina.
Mejor software de ECM en 2023
Aquí están las mejores soluciones de software de ECM para pequeñas, medianas y grandes empresas.
1. Alfresco
Alfresco es un sistema de gestión de documentos basado en la nube que ayuda a las empresas a optimizar sus procesos de gestión de contenido. Con clientes en industrias como publicación, gobierno, salud, seguros y servicios financieros, entre otros, facilita a los usuarios acceder y mantener archivos desde cualquier lugar y en cualquier momento, y mantener el control de versiones según las necesidades comerciales y de cumplimiento. Es una herramienta ECM completa que fomenta la colaboración entre múltiples partes y proporciona clasificación de datos impulsada por IA.
Alfresco fue adquirido recientemente por el proveedor de servicios de contenido Hyland. Con esta adquisición, Hyland amplía aún más su presencia global al agregar clientes adicionales, socios y empleados con amplia experiencia en la industria. Además de expandir las ofertas de servicios de contenido de Hyland, las soluciones de Alfresco ofrecen nuevas formas de colaborar con la comunidad de código abierto en el desarrollo de productos. Los clientes podrán aprovechar sin problemas otros productos de Hyland, como Hyland Experience Platform y Hyland Experience Capture, en futuras versiones de Alfresco.
Puede agrupar inteligentemente contenido similar en una carpeta y proporcionar información valiosa sobre el contenido que recibe. Es una de las principales plataformas de ECM que utilizan grandes organizaciones, como la NASA, la Armada de los EE. UU. y Harvard Business Publishing.
Características:
- Gestión de documentos
- Escaneo y captura de documentos
- Colaboración empresarial
- Inteligencia empresarial, análisis e información
- Gestión de procesos
- Gestión de casos
Ideal si: Necesita un ECM lo suficientemente inteligente como para ejecutar su proceso de gestión de contenido automáticamente
Precio: Disponible bajo solicitud
2. Laserfiche
Laserfiche es la herramienta ECM perfecta para transformar rápidamente todos sus datos no estructurados en contenido digital organizado y optimizado. Con características como Captura de Contenido Inteligente, flujos de trabajo de automatización y gestión de registros, puede digitalizar documentos rápidamente, extraer información crítica de ellos al instante y realizar un seguimiento de tareas y aprobaciones a gran velocidad, todo mientras captura análisis significativos para obtener información.
Además, Laserfiche proporciona herramientas esenciales para integrar contenido empresarial y procesos eficientes. De esta manera, puede evitar la molestia de cambiar entre aplicaciones y dedicar más tiempo a lo que realmente importa. Además, si está buscando plantillas para servir como guías o contenido real para su uso, la empresa tiene su propio mercado de soluciones donde puede encontrar una variedad de contenido listo para usar. Por último, con sus capacidades de inteligencia artificial y aprendizaje automático, puede crear experiencias de contenido personalizadas adaptadas a las necesidades de sus clientes o, empleados.
Características:
- Gestión simplificada del contenido
- Organización automática de archivos
- Cumplimiento de registros
- Conexión perfecta con Microsoft 365
- Portal público personalizable
Ideal Si: quieres un software de gestión de contenido fácil de implementar que pueda manejar grandes volúmenes de datos
Precio (por usuario por mes):
- Starter – $50
- Professional – $69
- Business – $79
3. DocuWare
DocuWare ayuda a las empresas a enfrentar los desafíos de la gestión de datos en una fuerza laboral predominantemente remota. DocuWare ofrece increíbles soluciones de gestión de documentos en la nube y software de automatización de flujos de trabajo para empresas de todos los tamaños. Con él, puedes configurar rápidamente flujos de trabajo digitales adaptados a tus procesos específicos, ya sean simples o complejos.
DocuWare es muy efectivo en la gestión de documentos cruciales y sensibles como facturas, registros de ventas e información personal. Se dedican mucho trabajo a archivar documentos. Esto te ayuda a mantener tus archivos seguros y organizados, así como a acceder rápidamente a toda la información que necesitas. También ofrece capacidades de búsqueda y análisis poderosas que pueden darte información sobre la eficiencia con la que trabaja tu equipo. Además, este sistema de EMC tiene una integración confiable con aplicaciones empresariales populares como Microsoft Dynamics 365, Oracle y SAP. Finalmente, puedes aprovechar la función de almacenamiento en la nube ilimitada que te permite guardar tus archivos en cualquier lugar y en cualquier momento, sin tener que preocuparte por las restricciones de espacio.
Resuelve los desafíos comunes asociados con la digitalización del procesamiento de facturas, procesos de ventas y marketing y procesos de recursos humanos. También atiende a pequeñas y medianas empresas que buscan una solución para transformar sus operaciones en crecimiento de manera digital.
Características:
- Control inteligente de documentos
- Procesamiento de facturas
- Gestión de empleados
- Archivo seguro de documentos
- Indexación inteligente
- Formularios y firmas electrónicas
- Integración de correo electrónico
Ideal Si: tienes una fuerza laboral principalmente remota que necesita una solución fácil para digitalizar el contenido
Precio: Precio personalizado
4. Microsoft 365
Microsoft 365 es uno de los principales sistemas de software de ECM basado en la nube que permite a las empresas gestionar su contenido en varios canales. El paquete Office 365 de la plataforma incluye SharePoint, OneDrive y Microsoft Teams. Los productos de Microsoft como MS Office, MS Excel y MS PowerPoint siguen siendo el software de creación de contenido más grande y utilizado en todo el mundo. La capacidad de trabajar en diferentes dispositivos sin problemas hace que las herramientas sean ubicuas para varios usuarios.
Con Microsoft 365, los usuarios de la suite Microsoft Office pueden aprovechar el software basado en la nube para ayudarles a almacenar su contenido en la nube y compartir y colaborar con otros usuarios. Otras características de Microsoft 365 incluyen escaneo de seguridad y gestión de cumplimiento. Estas características ayudan a proteger los datos comerciales sensibles de ataques maliciosos. Usando OneDrive, los usuarios pueden guardar y acceder de forma segura a sus documentos desde cualquier dispositivo.
Microsoft 365 es un producto versátil que atiende a usuarios personales, pequeñas empresas y empresas. Para los usuarios empresariales, contiene una amplia gama de diversas aplicaciones que ayudan con la gestión del trabajo, análisis, seguridad, colaboración y
, href=»https://plussmarketing.com/pasos-y-consejos-de-seo-para-convertirse-en-creador-de-contenido/»>creación de contenido.
Características:
- Funciona con diferentes dispositivos y sistemas operativos
- Aplicaciones de productividad de primera categoría
- Acceso a miles de plantillas, fuentes, iconos y fotos
- Colaboración fácil con otros usuarios
- Capacidades avanzadas de seguridad y cumplimiento normativo
- Análisis sólidos para ayudarte a entender cómo funciona tu empresa
Ideal si: Tu equipo utiliza productos de Microsoft Office a diario
Precios:
Planes para empresas (por usuario por mes)
- Business Basic: $6
- Microsoft 365 Apps: $8.25
- Business Standard: $12.50
- Business Premium: $22
Planes empresariales (facturados anualmente, por usuario por mes)
- Microsoft 365 E3: $36
- Microsoft 365 E5: $57
- Microsoft 365 F3: $8
5. Box
Box es una plataforma SaaS exclusivamente en la nube que es ideal para empresas que necesitan una herramienta lista para la colaboración que se pueda implementar rápidamente. La plataforma se integra con Microsoft 365, G-Suite y Slack, y tiene una interfaz de usuario limpia e intuitiva que aumenta la adopción por parte de los usuarios.
Box es un sistema ECM de última generación, con el API como prioridad, que permite a las empresas optimizar la forma en que gestionan y comparten información. Proporciona una plataforma segura para la colaboración con capacidades de análisis y flujos de trabajo de automatización integrados para soporte, retención, seguridad, entre otros.
Box ha recorrido un largo camino desde sus humildes comienzos como una herramienta de colaboración de documentos en 2005. Hoy en día, ofrece colaboración, gestión de flujos de trabajo y seguridad en una solución única. Box es fácil de usar y ofrece una interfaz de usuario intuitiva. También se integra con una amplia gama de herramientas, incluyendo soluciones de almacenamiento en la nube como Google Drive, Dropbox, Slack y Microsoft Office 365, lo que facilita la gestión de contenido en un solo lugar. Además, la plataforma permite a los usuarios capturar contenido en cualquier dispositivo móvil, lo que brinda más flexibilidad y accesibilidad.
Características:
- Almacenamiento de archivos ilimitado para planes empresariales
- Tiene Box Shield que protege contra brechas de datos
- Colaboraciones ilimitadas a nivel organizativo y externas
- Protección contra pérdida de datos
- Historial de versiones y bloqueo de archivos
Ideal si: Eres una pequeña o mediana empresa que busca una plataforma ECM sólida y fácil de escalar
Precios (por usuario por mes):
- Business Starter: $7
- Business: $20
- Business Plus: $33
- Enterprise: $47
- Enterprise Plus: personalizado
6. IBM
IBM es una de las herramientas de gestión de contenido empresarial más populares que ayuda a las empresas a aprovechar la gran cantidad de datos de clientes en sus documentos almacenados. IBM es un ECM avanzado que te permite capturar, archivar, distribuir y automatizar contenido. Proporciona una suite completa de software de ECM, que incluye IBM FileNet Content Manager, IBM Content Collector e IBM Content Integrator. Estas soluciones ofrecen una escalabilidad sólida para tus necesidades de gestión de contenido. También ofrecen almacenamiento de datos seguro y un control de acceso integral.
Tiene un motor de inteligencia artificial que ayuda a analizar el contenido para proporcionar a las empresas nueva información que puede ayudarles a mejorar cómo interactúan y sirven a sus clientes.
, clientes. IBM también ayuda a automatizar los procesos empresariales y mejorar la colaboración entre los miembros del equipo. Además, las soluciones ECM de la compañía incluyen IBM Cloud Pak for Automation, que ofrece potentes capacidades de automatización para gestionar contenido en diversas plataformas.
Características:
- Gestión de contenido
- Colaboración segura
- Solución en la nube o híbrida
- Captura e imagen de documentos
- Clasificación automática de documentos
- Extracción automática de datos
- Flujos de trabajo automatizados
Ideal si: Eres una gran empresa que necesita características avanzadas para aumentar la participación de los clientes y mejorar la productividad de los empleados a costos reducidos
Precio: Disponible bajo petición
7. Hyland
2022 Gartner Peer Insights reconoce a Hyland como la opción del cliente para plataformas de servicios de contenido. Hyland puede ser el socio adecuado para desbloquear el potencial completo del contenido empresarial. Con una profunda comprensión de la experiencia del cliente, Hyland ofrece la capacidad de almacenar y acceder de forma segura a la información desde cualquier lugar con su plataforma basada en la nube. El sistema es fácil de usar y se puede integrar en diversas aplicaciones, lo que facilita a las empresas gestionar activos digitales. Además, también proporciona capacidades de seguridad integrales que protegen contra fugas de datos.
También tienen la reputación de conocer profundamente a sus clientes, para poder recomendar los productos y soluciones adecuados para apoyar sus negocios. Como tal, Hyland puede crear soluciones personalizadas para ayudar a las empresas a gestionar eficientemente el contenido y recuperarlo al instante.
Hyland también ofrece características como flujos de trabajo automatizados, gestión de metadatos y análisis que pueden ayudar a mejorar la colaboración y la productividad. Además, la compañía ayuda a los usuarios a mantener el cumplimiento normativo a través de su solución de gestión del ciclo de vida de documentos. Esta es una herramienta muy poderosa para las empresas que buscan asegurarse de que su contenido permanezca seguro y cumpla con los estándares y regulaciones en evolución.
Características:
- Compartir y colaborar archivos de forma segura y sencilla
- Información detallada y análisis
- Implementación de software en las instalaciones, en la nube o híbrida
- Flujos de trabajo optimizados
- Captura y gestión de documentos
Ideal si: Necesitas un ECM personalizado para las necesidades específicas de tu organización
Precio: Disponible bajo petición
8. PaperSave
PaperSave ayuda a las organizaciones a gestionar sus archivos digitales proporcionando una forma conveniente de capturar documentos, almacenarlos de forma segura en un repositorio digital e integrarlos en un flujo de trabajo sin problemas. El software indexa automáticamente toda la información capturada para facilitar su recuperación.
El sistema reduce el tiempo de aprobación, aumenta la productividad de los empleados y mejora la satisfacción del cliente. PaperSave también se integra con miles de soluciones de terceros como ERP, CRM y herramientas de productividad.
Características:
- Implementación segura en la nube
- Aplicación web y móvil intuitiva
- Historiales de versiones, independientemente del volumen o complejidad del sistema
- Funcionalidad de búsqueda robusta
- Flujos de trabajo consistentes
Ideal si: Tienes muchos documentos físicos que deben ser digitalizados de forma continua
Precio: Disponible bajo petición
9. OpenTex
OpenText es otro proveedor líder de ECM que puede manejar grandes volúmenes de datos. Es el puente entre la información y el éxito empresarial, conectando los datos con los equipos que los necesitan para optimizarlos.
