Las 9 mejores herramientas de gestión de correo electrónico para aumentar tu productividad

¿Sabías que la persona promedio dedica al menos el 28% de su tiempo cada semana a atender sus correos electrónicos? Esto totaliza más de 11 horas, lo que significa que más de una cuarta parte de tu tiempo en el trabajo se dedica a tratar con correos electrónicos.

Las herramientas de gestión de correo electrónico son aplicaciones de software que ayudan a los usuarios a enviar, responder, supervisar y organizar sus correos electrónicos a granel . Existen diferentes variedades de estas herramientas, diseñadas tanto para individuos como para equipos en la organización.

El uso de software de gestión de correo electrónico te ayudará enormemente a manejar grandes volúmenes de correo electrónico de manera efectiva, ya sean mensajes entrantes o salientes.

Principales herramientas de software de gestión de correo electrónico:

Por qué deberías usar un software de gestión de correo electrónico

Además de la ventaja de poder organizar tus correos electrónicos a gran escala, aquí hay otras razones por las que deberías considerar usar una herramienta para la gestión de correo electrónico.

• Mejora tu productividad

Con la gran cantidad de correos electrónicos que entran y salen diariamente, incluso tus mejores agentes tendrán dificultades para mantenerse al día con la gestión de correo electrónico y las otras tareas que tienen. Al utilizar herramientas de gestión de correo electrónico equipadas con funciones como búsqueda avanzada y filtros de spam, el tiempo de tus agentes se liberará para pasar más tiempo atendiendo a los clientes.

Y con capacidades como enrutamiento de correo electrónico basado en reglas y automatización del flujo de trabajo, tus agentes pueden centrarse más en hablar con los clientes en lugar de en la logística del correo electrónico.

• Aumenta tu seguridad

Las vulnerabilidades de seguridad ocurren, especialmente cuando se intercambia información, por correo electrónico u otros métodos, entre tu empresa y un sistema de terceros. Las características de seguridad de los sistemas de gestión de correo electrónico, como la encriptación, están diseñadas para proteger la información confidencial contenida en tus intercambios. Por ejemplo, el protocolo de seguridad de nivel de transporte (TLS) de Google encripta automáticamente la información de tus correos electrónicos. También te notifica cuando un correo electrónico en particular no está protegido por TLS, para que puedas tomar precauciones adicionales.

• Hace tus operaciones más escalables

Las capacidades de escalado son probablemente el beneficio más impactante de la gestión de correo electrónico. Sin la ayuda de la automatización y las respuestas predefinidas, una empresa tendría que aumentar la cantidad de personal para manejar un mayor volumen de correos electrónicos.

Esto significa aumentar los costos de personal y dificultades para garantizar colaboraciones fluidas entre los agentes. Es una forma muy costosa de gestionar grandes volúmenes de correo electrónico.

El software de gestión de correo electrónico ayuda a resolver el problema. Se vuelve cada vez más útil a gran escala y los gastos aumentarán solo marginalmente a medida que aumente el volumen de tu correo electrónico.

¿Qué buscar en una herramienta de gestión de correo electrónico?

Dado el papel crítico que juega el software de correo electrónico en los negocios, especialmente en el servicio al cliente, es importante investigar y comparar varias herramientas de gestión de correo electrónico para encontrar la que mejor funcione para tu negocio y organización. Estas son las características que debería tener una herramienta competente de gestión de correo electrónico:

• Herramientas de organización de correo electrónico

El propósito principal de una herramienta de gestión de correo electrónico es organizar los correos electrónicos. No hay una única forma correcta de organizar los mensajes, ya que todo se reduce a la preferencia personal. Por eso, tu software debe poder adaptarse a las capacidades organizativas que tú,

Su herramienta debe tener características organizativas comunes: etiquetas, carpetas, estrellas y banderas de correo electrónico, archivos y funciones de postergación. También es importante tener una herramienta que le permita crear múltiples cuentas.

Esto será útil cuando cree cuentas de correo electrónico desechables por motivos de seguridad, específicamente cuando necesite un correo electrónico para suscribirse a boletines y otros servicios.

• Flujos de trabajo automatizados

Hay procesos repetitivos que puede encontrar al administrar correos electrónicos, algo que un administrador, gerente o representante de servicio al cliente conoce muy bien. Con la ayuda de herramientas de automatización de flujos de trabajo, los equipos pueden priorizar rutas y responder automáticamente a los correos electrónicos.

Sus herramientas de automatización deben permitir a los usuarios configurar su software de gestión de correo electrónico para responder a una categoría de correos electrónicos con respuestas predefinidas mientras desvía otro a contenido de autoservicio. Tener esta función permitirá a los usuarios concentrarse más en tareas complicadas.

• Perfiles de clientes

Para que un agente brinde una excelente experiencia al cliente, el agente debe poder responder a correos electrónicos utilizando el contexto proporcionado por conversaciones anteriores con los clientes.

Es por eso que una herramienta de gestión de correo electrónico debe tener un perfil de cliente incorporado, que puede ayudar a los agentes a adaptar rápidamente sus servicios a cada cliente, de manera precisa.

• Herramientas de colaboración por correo electrónico

Las consultas de los clientes se pueden manejar lo más rápido posible con colaboraciones fluidas entre agentes de servicio al cliente. Su software de gestión de correo electrónico debe facilitar la colaboración en equipo. Necesita contar con una herramienta con las características necesarias para esto, como buzones compartidos y detección de colisiones.

• Generación de informes

Su servicio de gestión de correo electrónico debe poder ayudarlo a realizar un seguimiento de las métricas clave, como la puntuación de satisfacción del cliente, la puntuación de esfuerzo del cliente y el tiempo promedio de resolución. Comience estableciendo las métricas que necesita y busque esto al buscar el mejor servicio de gestión de correo electrónico. Mejor aún, busque uno que se pueda integrar en cualquier herramienta de análisis que esté utilizando actualmente.

Las mejores herramientas de gestión de correo electrónico

Aquí hay algunas de las mejores herramientas de gestión de correo electrónico disponibles en este momento:

1. Brevo (anteriormente Sendinblue)

Brevo está diseñado para los especialistas en marketing, desde los más pequeños hasta los de tamaño mediano. Tiene una plataforma de marketing todo en uno que ayuda a los usuarios a enviar mejores correos electrónicos, aunque el servicio también tiene un paquete para necesidades empresariales.

Puede encontrar herramientas importantes de marketing por correo electrónico, como personalización de correo electrónico, diseñador nativo de correo electrónico y funcionalidad de marketing por SMS. Además de esto, Brevo también cuenta con segmentación avanzada y CRM de ventas, que ayudará a los usuarios a gestionar los contactos de los clientes.

El servicio también está equipado con funciones de generación de informes que pueden monitorear el rendimiento de las campañas, además de un buzón compartido que se puede utilizar para colaborar en consultas de clientes de manera fluida.

Brevo no tiene una prueba gratuita, pero puede comenzar con su plan gratuito. Solo hay características limitadas, pero es suficiente para tener una idea de la herramienta.

4.4 de 5 estrellasBrevo ayuda a las empresas a crecer y construir relaciones a través de sus herramientas de marketing. Escala rápidamente con automatización de marketing, campañas por correo electrónico y más. CalificacionesCaracterísticas y preciosPros y contrasCalificaciones

, 4.6 Soporte 4.6 Calificación general 4.4Características y preciosSegmentaciónMarketing por correo electrónicoMarketing por SMSChatBuzón compartidoCRMAutomatización de marketingPáginas de aterrizajeFormularios de registroAnuncios en FacebookCorreo electrónico de transacción Precio a partir de: $ 25Pros y contrasEntrega de información con fines de tiempo rápidamente Automatización avanzada incluida en el freemium Hacer un seguimiento de todas las interacciones con el cliente en una plataforma El soporte puede ser lento Mala tasa de entrega. Planes freemium y lite limitados. Malas opciones de arrastrar y soltar. Lo mejor para: herramientas de marketing por correo electrónico y automatización de marketing 4.4 de 5 estrellasBrevo ayuda a las empresas a crecer y construir relaciones a través de sus herramientas de marketing. Escala más rápido con automatización de marketing, campañas de correo electrónico y más.

2. Klaviyo

Klaviyo es similar a Sendblue en términos de ser una herramienta de gestión de correo electrónico diseñada para equipos de ventas y marketing. Parte de la capacidad de Klaviyo para enviar campañas de correo electrónico personalizadas son características como análisis de datos, automatización preconstruida, integración con un clic y pruebas AB ilimitadas. También puedes agregar SMS a tu plan de correo electrónico.

Klaviyo mantiene perfiles de clientes en tiempo real que proporcionan datos sobre mensajes, preferencias e interacciones de los clientes. Esto es realmente útil para aumentar los esfuerzos de marketing y servicio al cliente.

Klaviyo no viene con una prueba gratuita, pero hay un plan gratuito que puede acomodar hasta 250 usuarios.

4.8 de 5 estrellasMás que una plataforma de marketing por correo electrónico, Klaviyo es una máquina de retención de clientes basada en datos, automatizando boletines informativos, ofertas dirigidas, mensajes de SMS y más.CalificacionesCaracterísticas y preciosPros y contrasCalificacionesCaracterísticas 5.0 Facilidad de uso 4.5 Informes 5.0 Integraciones 4.5 Calificación general 4.8Características y preciosMarketing por correo electrónicoAcceso móvil Precio a pedidoPros y contrasPosibilidades de segmentación aparentemente infinitas El contenido dinámico y las automatizaciones basadas en reglas crean una experiencia muy personal Excelentes recursos para aprender tanto el software como el marketing por correo electrónico en general Las herramientas de diseño para correos electrónicos no son muy intuitivas No hay aplicación móvil para la gestión No hay soporte telefónico Lo mejor para: pequeñas, medianas y grandes empresas4.8 de 5 estrellasMás que una plataforma de marketing por correo electrónico, Klaviyo es una máquina de retención de clientes basada en datos, automatizando boletines informativos, ofertas dirigidas, mensajes de SMS y más.Ver

3. LiveAgent

El software de gestión de correo electrónico es solo uno de los componentes de LiveAgent como solución de mesa de ayuda. Con solo sus capacidades de gestión de correo electrónico, LiveIn ya es una compra valiosa. El servicio combina y organiza correos electrónicos, chats en vivo, llamadas y mensajes de redes sociales, todo en un buzón compartido.

Usando ese buzón compartido, los agentes y administradores pueden establecer flujos de trabajo de automatización avanzados y ajustarse para personalizar en gran medida su sistema de gestión de correo electrónico. Esto hace de LiveAgent un servicio ideal para equipos de todos los tamaños en diferentes industrias.

LiveAgent viene con una prueba gratuita y un plan gratuito, que está limitado a un historial de ticket de 7 días, entre otros.

4. SaneBox

La idea detrás de SaneBox es poner todos sus correos electrónicos no accionables en diferentes carpetas para usar más tarde, lo que le ayuda a enfocarse en los mensajes más urgentes.

La estructura de carpetas simple de la herramienta ayuda a los usuarios a centrarse en todos sus correos electrónicos importantes. La IA del software clasifica sus correos electrónicos y los segmenta en relevantes

, folders.

Por ejemplo, tus correos electrónicos de boletines se colocarán en una carpeta de boletines, y los correos electrónicos en los que se te incluye en copia se clasifican en una carpeta de FYI. Además de ser fácil de automatizar, SaneBox también es muy fácil de configurar.

Si mueves un boletín de tu carpeta de boletines a la bandeja de entrada principal, la herramienta automáticamente clasificará todos los correos electrónicos relacionados futuros y los enviará a tu bandeja de entrada.

SaneBox viene con una prueba gratuita de 14 días y tres planes de pago, que tienen un precio de $7, $12 y $36.

5. Gmail

Una inclusión obvia en cualquier lista, Gmail, dentro de su Google Workspace, viene con otras características enfocadas en los negocios como almacenamiento ilimitado en Google Drive (para ciertos planes), un tiempo de actividad garantizado del 99.9% y soporte para complementos. Estas son solo algunas de las características que hacen que Gmail sea adecuado para usar en equipos de todas las formas y tamaños.

Lo que Gmail puede estar en falta en cuanto a funcionalidad de soporte al cliente, especialmente en comparación con aplicaciones de gestión de correo electrónico como Help Scout. No hay soporte nativo para la gestión de tickets, aunque puedes ampliarlo lo suficiente si estás dispuesto a invertir tiempo y esfuerzo.

Gmail Business Email viene con una prueba gratuita, y puedes empezar con un plan de negocio por solo $6 al mes por usuario.

6. Help Scout

Este completo escritorio de ayuda puede funcionar como una herramienta de gestión de correo electrónico. Está diseñado principalmente para organizaciones más grandes, pero también las pequeñas y medianas con departamentos de servicio más grandes pueden beneficiarse mucho de Help Scout.

La herramienta es favorita entre las nuevas empresas tecnológicas y de contratación para gestionar los correos electrónicos internos y externos de sus equipos de soporte. Además de las características básicas de gestión de correo electrónico, Help Scout también cuenta con herramientas de análisis de servicio al cliente, una amplia gama de integraciones, opciones de auto-servicio y soporte de múltiples canales de servicio.

Help Scout tiene una prueba gratuita de 15 días y sus planes de precios comienzan en $20 mensuales por usuario.

7. Microsoft 365

Lo que antes era Office 365 es utilizado por millones de equipos en diferentes industrias de todo el mundo para gestionar correos electrónicos. El sistema de gestión de correo electrónico dedicado de Microsoft es solo una de las características de la suite de herramientas de productividad empresarial de Microsoft 365.

Obtienes un servicio de alojamiento de correo electrónico con 50 GB de almacenamiento, además de herramientas de gestión de calendarios, dominio personalizado, scripts personalizados y protección contra spam y malware. Puedes permitir un máximo de 300 usuarios en el servicio.

Tu suscripción también te permite chatear y llamar, además de comunicarte con hasta 300 asistentes a la vez a través de reuniones en línea. También tienes acceso a las aplicaciones clásicas de Microsoft, como Word, Excel y SharePoint. Puedes instalar el servicio en todos los dispositivos, ya sean Windows, Android o Mac.

Microsoft 365 viene con una prueba gratuita de 30 días. El plan Business Basic comienza en $6 mensuales por usuario.

8. MailerLite

MailerLite es otro favorito de los profesionales del marketing como una confiable herramienta de gestión de correo electrónico. Aquí puedes crear y administrar tus campañas salientes de correo electrónico, construir blogs y sitios web, y crear páginas de destino personalizadas y formularios de registro.

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