Casi el 72% de las personas en los Estados Unidos utilizan las redes sociales. Además, en todo el mundo, hay más de 3.5 mil millones de usuarios de redes sociales. Sin embargo, no solo son los usuarios individuales los que utilizan las redes sociales. Las organizaciones también las aprovechan para promocionarse a sí mismas.
En tal situación, es necesario contar con una política para tus empleados que regule el uso de las redes sociales. Intentemos comprender qué es una política de redes sociales y por qué es necesaria para tu organización.
¿Qué es una política de redes sociales?
En su sentido más básico, una política de redes sociales es un documento que regula el uso de las redes sociales para tu organización. No solo abarca las cuentas de redes sociales de tu marca, sino que también tiene en cuenta las cuentas personales de redes sociales de tus empleados.
Una de las cosas que dificulta el desarrollo de una política de redes sociales es el hecho de que las redes sociales evolucionan continuamente. Si quieres que tu política de redes sociales siga siendo relevante, debes actualizarla regularmente. Al mismo tiempo, debes asegurarte de que el documento sea simple y fácil de entender para que todos tus empleados puedan seguirlo sin problemas.
Ahora que entiendes qué es exactamente una política de redes sociales, veamos sus ventajas.
Ventajas de una política de redes sociales
Una política de redes sociales es un documento crucial que puede ayudarte a aumentar la presencia y la reputación de tu marca en línea.
Aquí tienes algunas de las ventajas de crear una para tu organización:
- Te ayuda a mantener la identidad de tu marca de manera consistente en múltiples canales
- Te permite crear contenido para las redes sociales teniendo en cuenta todos los requisitos legales y regulatorios
- Reduce las posibilidades de una violación de seguridad
- Te ayuda a responder rápidamente a una crisis de relaciones públicas para minimizar los posibles daños
- Aclara todas las expectativas de tus empleados con respecto al uso de las redes sociales
- Empodera a los empleados para difundir la palabra acerca de tu marca y ayudar en la construcción de la marca
Ahora veamos cómo puedes crear una política de redes sociales para tus empleados que te ayude a crecer tu marca en línea.
Cómo redactar una política de redes sociales para tus empleados:
1. Definir roles del equipo
Es esencial asignar roles del equipo cuando estás creando una política de redes sociales para tu empresa. Planifica quién es dueño de qué cuentas de redes sociales y también anota todas sus responsabilidades para esas cuentas.
Intenta agregar los nombres, correos electrónicos y otra información de contacto de estas personas para que otros empleados puedan comunicarse con ellos fácilmente.
Algunas de las responsabilidades que es posible que necesites asignar son:
- Publicidad en redes sociales
- Monitoreo de la seguridad de tus cuentas de redes sociales
- Publicación en redes sociales y compromiso con tu audiencia
- Aprobaciones regulatorias y legales
- Capacitación
- Planificación y creación de una estrategia de redes sociales
- Respuesta a crisis
También es necesario especificar los nombres de aquellos que están autorizados para representar a tu organización en las redes sociales.
, Un artículo clave para establecer rutinas de protección es Configuración de procedimientos de seguridad. Tus cuentas de redes sociales en la organización son valiosas, por lo tanto, es necesario tener un plan para protegerlas a toda costa. Esto es esencial porque existen muchos riesgos de seguridad, y si tu cuenta de redes sociales es hackeada, puede dañar la reputación de tu marca. Ten en cuenta con qué frecuencia se cambian tus contraseñas y quién se encarga de gestionarlas. También es necesario mantener actualizados todos los servicios de software de la organización para asegurarse de que estén preparados para combatir cualquier amenaza de seguridad. Además, debes tener un equipo dedicado para asegurar tus cuentas de redes sociales. Estas son las personas a las que tus empleados deben acudir para informar cualquier violación o preocupación.
Otro punto importante es crear un plan para crisis en redes sociales. El objetivo final de tu política de redes sociales debe ser prevenir una crisis en redes sociales. Por lo tanto, tu política debe describir todos los pasos necesarios que debes tomar para proteger tu reputación en línea. Al mismo tiempo, debes crear un plan de gestión separado para crisis en redes sociales. Este plan debe detallar todos los pasos que debes tomar para frenar el daño. Debe incluir todos los contactos de emergencia y detalles de los principales interesados. También debes asignar roles muy específicos a diferentes equipos para manejar la crisis. Estos incluyen equipos de redes sociales, legales y de relaciones públicas, junto con los ejecutivos principales de la organización. El plan también debe incluir detalles sobre cómo puedes identificar la crisis y su alcance. También debe incluir un plan de comunicación interna detallado para manejar la crisis. Por último, debe establecer una jerarquía clara para la aprobación de respuestas para asegurarte de que solo se brinden los detalles correctos en momentos apropiados.
Además, la política de redes sociales debe incluir detalles sobre todos los cumplimientos legales y regulatorios que debes seguir. Para esto, debes obtener ayuda legal. Intenta simplificar estos requisitos lo más posible para que todos tus empleados puedan entenderlos. Algunos de los cumplimientos comunes son:
– Privacidad: Debes asegurarte de proteger los datos de tus clientes a toda costa.
– Derechos de autor: Todo lo que publiques en redes sociales debe ser libre de derechos de autor, especialmente cuando utilizas materiales de terceros.
– Confidencialidad: La política debe describir todas las posibles consecuencias de comprometer la confidencialidad de toda comunicación interna.
Puede haber otros requisitos legales y regulatorios específicos de la región, y debes describirlos en tu política de redes sociales. Observa cómo Dell ha agregado una sección especial sobre las leyes en su Política Global de Redes Sociales.
Por último, tu política de redes sociales debe incluir cómo los empleados deben usar sus cuentas personales, además de cómo deben usar las cuentas de redes sociales de la marca. Hay varias restricciones que debes considerar incluir en tu política. Estas incluyen publicar contenido racista, discurso de odio, acoso, intimidación, amenazas violentas, etc. Hacer tales cosas en redes sociales puede violar la ley y puede ir en contra de la ética de tu organización., well. You should also let your employees clearly know that they’ll be held responsible for their actions. This can help prevent or reduce the occurrences of such issues.
6. Definir roles para todos los empleados
Si bien tu equipo de redes sociales y ejecutivos de relaciones públicas están entrenados para hablar en nombre de tu marca, puede que tus otros empleados no estén preparados. Debes asegurarte de que también sean responsables.
Por esta razón, debes definir los roles de todos tus empleados en tu política de redes sociales. La elección de roles depende completamente de tu organización.
Por ejemplo, cuando los empleados de Adidas participan en conversaciones relacionadas con la marca, se les alienta a mencionar que las opiniones expresadas son propias y no de la marca. Por el contrario, Walmart no alienta a sus empleados a participar en conversaciones sobre la marca.
7. Existencia de la política
Una vez que tu política esté lista, debes decidir dónde se publicará y existirá. Uno de los mejores lugares para colocar tu política de redes sociales es el manual del empleado. De esta manera, todos tus empleados, incluidos los nuevos contratados, pueden consultarla en todo momento.
Como alternativa, puedes colocarla en la intranet de tu organización para asegurarte de que esté accesible para todos. Si deseas hacer pública tu política de redes sociales, también puedes ponerla en tu sitio web externo.
Muchas marcas populares, como Intel, han publicado sus políticas de redes sociales en sus sitios web externos para que su audiencia las lea.
Al lanzar tu política de redes sociales, asegúrate de anunciarla a tus empleados. Esto garantizará que haya una buena cantidad de debate para mejorarlo, si es necesario.
8. Revisarla
Al igual que todas las demás políticas, tu política de redes sociales también debe ser relevante y actualizada. Utilizar una política de redes sociales desactualizada puede no ser de mucha ayuda. Debes programar una revisión anual o semestral de tu política para asegurarte de que siga siendo relevante.
Actualiza toda la información de contacto para asegurarte de que todos sepan quién es responsable de qué. Además, debes discutir todos los cambios que ocurrieron en las redes sociales en el período dado y actualizar tu política en consecuencia. Por último, no olvides anotar la fecha de la revisión.
Observa cómo FedEx ha incorporado la fecha de adopción y enmienda en la parte inferior de su política de redes sociales.
Pensamientos finales
Para asegurarte de que tu marca crezca en redes sociales y se mantenga tu reputación, puedes redactar una política de redes sociales. Define claramente los roles de tus equipos y empleados y establece procedimientos de seguridad. Elabora un plan para prevenir y combatir cualquier crisis en redes sociales o relaciones públicas. También debes incluir todos los requisitos legales y regulatorios que tus empleados deben seguir.
También es necesario incluir una sección sobre cómo deben usar sus cuentas personales tus empleados. Determina dónde se publicará la política y manténla actualizada regularmente para asegurarte de que sea relevante y efectiva. Comienza a redactar tu política de redes sociales hoy.
