Herramientas de programación de grupo Top 20: software de planificación

El trabajo remoto tiene sus ventajas. Uno de los beneficios, y posiblemente el más importante, es que en la mayoría de los casos te encontrarás asistiendo a menos reuniones. Y, si tienes alguna reunión ocasional, puedes presentarte con una camisa con cuello y los dientes sin cepillar. No te juzgaremos.

Aunque es posible que no tengas que decidir un lugar de reunión (una preocupación menos), encontrar un horario que convenga a todos puede ser problemático, especialmente si tu equipo está disperso por todo el mundo y necesitas ajustar las diferencias horarias.

De hecho, incluso si todavía tienes que ir a la oficina, reunir a todos en una sala al mismo tiempo puede resultar desafiante. La comunicación de ida y vuelta puede terminar llevando tanto tiempo como la propia reunión.

Conoce las herramientas de programación de grupos. En resumen, una herramienta de programación de grupos te ayudará a reducir la cantidad de correos electrónicos que debes enviar solo para ponerte de acuerdo en un horario (y lugar) para reunirte.

Dependiendo de la herramienta, es posible que incluso puedas aprovechar la capacidad de procesamiento de pagos. De esta manera, puedes usarla para vender un servicio como clases virtuales de fitness en grupo o cobrar pagos por adelantado para citas en persona.

Ya sea que simplemente lo necesites para alguna reunión ocasional o que estés buscando una forma más sofisticada de agilizar reuniones recurrentes, aquí hay 20 de las herramientas de programación de grupos más populares que puedes revisar. Algunas de ellas son completamente gratuitas, mientras que otras incluyen un plan básico gratuito. Así que no podrás usar tu presupuesto como una excusa de por qué «no pudiste» encontrar un horario para reunirte. De hecho, es posible que descubras que en realidad te gustan las reuniones.

Principales 20 Herramientas de Software de Programación de Grupos:

20 Principales Herramientas de Software de Programación de Grupos:

1. Calendly

Con más de 10 millones de usuarios en todo el mundo, Calendly es probablemente la herramienta de programación de grupos más conocida de nuestra lista. De hecho, es probable que hayas usado Calendly al menos una vez antes (especialmente si necesitabas reservar una demostración con una solución de software, algo que solemos hacer a menudo).

Fundada en 2013, es confiable para simplificar la programación de grandes marcas como eBay, Lyft y L’Oréal. Solo compartirá horarios teniendo en cuenta tu disponibilidad en todas tus calendarios. Entonces, cuando tu invitado selecciona un horario para la reunión, se confirma de inmediato. Sin embargo, ten la seguridad de que si necesitas reprogramar, eso también es sencillo y rápido.

Las características clave incluyen:

• Más de 100 integraciones de socios
• Recordatorios automáticos
• Notas de agradecimiento
• La capacidad de agrupar la disponibilidad de programación juntos para más opciones
• Cuestionarios por correo electrónico previos a la llamada
• Textos de confirmación
• Enlaces de seguimiento posterior a la llamada
• Encuestas de reunión

Costo: Después de una prueba gratuita de 14 días, los precios comienzan en $8 por asiento por mes. Si solo estás interesado en lo básico, también tiene un plan gratuito.

2. HubSpot Meetings

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Para una solución gratuita, puedes probar el planificador de reuniones de HubSpot. Se integra con Gmail, G Suite, Outlook y Office 365 para Windows. Todo lo que necesitas hacer es vincularlo con tu calendario de Office 365 o Google y podrás sincronizar tu disponibilidad automáticamente.

Aunque es básico, puedes personalizar la duración de tu reunión. Además, también puedes tener diferentes duraciones de reunión.

La función de enlaces de reuniones de grupo lo convierte en una excelente herramienta para organizar reuniones internas entre miembros del equipo. Sin embargo, también te permite agregar automáticamente prospectos a tu base de datos de contactos de HubSpot, por lo que también es una excelente herramienta de ventas.

Las principales características incluyen:

• Widget de calendario incrustable que se puede compartir en páginas externas, como tu sitio web
• Enlaces directos que se pueden compartir por correo electrónico
• Secuencias automatizadas para activar correos electrónicos
• Integración con Salesforce
• Enlaces de reuniones de grupo

Costo: Gratis

3. Doodle

En el sentido tradicional de la palabra, no es una buena idea admitirle a tu jefe que estás haciendo garabatos durante las reuniones. A menos que, por supuesto, estés usando Doodle para programar reuniones como un jefe.

Utilizado por más de 70,000 empresas, con Doodle puedes comenzar a reservar citas en solo cinco minutos. Para darte una idea de su popularidad, según el sitio web de la compañía, programan casi 80,000 reuniones al día.

Una de las características que merecen una mención especial es la capacidad de agregar un logotipo personalizado y branding. Esto le dará a tu reunión un aspecto aún más profesional.

Las principales características incluyen:

• Encuestas de grupo
• Invitaciones automáticas al calendario
• Agregar una agenda, ubicación y otros detalles
• Enlaces automáticos de videoconferencia

Costo: Después de una prueba gratuita de 14 días, el precio comienza en $7 por usuario al mes.

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4. Bookeo

Lanzado en 2010, Bookeo es una de las soluciones de software más antiguas en nuestra lista. Ya seas una persona que trabaja por cuenta propia o una empresa global, su avanzado y a la vez intuitivo sistema de reservas en línea y plataforma de programación puede ayudarte a procesar y gestionar reservas con facilidad. De hecho, hasta la fecha han procesado más de 60 millones de reservas.

Una de las ventajas adicionales de usar Bookeo es que también puede procesar pagos. Como se integran con las principales pasarelas de pago en todo el mundo, no tienes que preocuparte por usar tu propia pasarela de pago. Si no necesitas necesariamente cobrar el pago completo, gracias a sus flexibles términos de pago puedes, por ejemplo, utilizarlo para cobrar solo un depósito y dejar que tus clientes paguen el resto cuando vengan a la cita (si ofreces servicios en persona).

Otra característica útil son sus opciones de personalización. Puedes, por ejemplo, etiquetar con colores diferentes, servicios. Esto hace que sea más fácil ver qué tipos de servicios se han reservado ese día, ayudándote a prepararte mentalmente.

Las características clave incluyen:

• Soporte multilingüe las 24 horas del día
• Procesamiento de pagos
• Notificaciones y recordatorios automáticos
• Diseños personalizables
• Estadísticas detalladas

5. CalendarHero

CalendarHero (anteriormente conocido como Zoom.ai) ofrece automatización inteligente para la programación de reuniones. Con su programador web, enlaces personales para programar y su asistente automatizado, ayudan a sus clientes a organizar reuniones 1:1, grupales o en video automáticamente. Para evitar reservas dobles, puedes sincronizar calendarios ilimitados de iCloud, Google, Outlook, Exchange y Office 365.

Para mayor conveniencia, tienen varias configuraciones inteligentes de tiempo. Por ejemplo, puede identificar automáticamente las zonas horarias, crear espacios entre reuniones e incluir un período mínimo de aviso antes de que se pueda programar una reunión.

Otra característica útil es la marca personalizada. Ya sea el logotipo de tu marca o una foto de perfil, no solo puedes personalizar la experiencia, sino también utilizarlo para promocionar tu marca en diferentes puntos de contacto.

Las características clave son:

• Incrustación en sitios web
• Programación, recordatorios y notificaciones automatizadas
• Plantillas
• Informes diarios e información sobre los asistentes
• Integraciones de video
• Integración de Stripe para la recolección de pagos

Costo: Ofrece un plan gratuito y dos planes pagos que comienzan desde $8 al mes.

6. Cogsworth

Cogsworth es una aplicación web de calendario que te permite sincronizar tu calendario de Google, Google Workplace, G Suite, Office 365, Outlook, Apple o iCloud con su aplicación. Como parte de su plan de pago, puedes sincronizar dos calendarios con su aplicación, pero también tienen una función adicional que te permite sincronizar más conexiones de calendario.

Ofrece una selección decente de integraciones. No solo se integra con Google Meet, Microsoft Teams y Zoom para crear enlaces de reunión de video únicos, sino que también ofrece integración con Stripe y PayPal, lo que te permite cobrar pagos de los clientes antes de las citas.

Las características clave incluyen:

• Formularios de admisión
• Notificaciones y recordatorios personalizados por SMS y correo electrónico
• Citas recurrentes
• Mensajes de texto y correos electrónicos de seguimiento
• Páginas de reserva traducibles

Costo: Ofrece un plan gratuito y tres planes pagos con precios desde solo $9 al mes. También ofrece varios complementos.

7. MeetFox

Con sede en Nueva York, MeetFox se describe a sí mismo como más que una aplicación de productividad. En cambio, su objetivo es ser una herramienta para ayudarte a conocer gente nueva y mantenerte en contacto con tu red. En cuanto a las reuniones específicamente, puedes utilizarlo para programar reuniones, gestionar tu calendario y cobrar pagos (si deseas utilizarlo para reservar citas).

Después de un año bastante exitoso en 2021, fue adquirido recientemente por Sendinblue, una de las principales plataformas integrales de marketing digital. Así que, estaremos atentos… Será interesante ver qué nuevas características agregarán.

Características clave:

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Página de reserva personalizada

Recordatorios automáticos por texto y correo electrónico

Conversión automática de zona horaria

Videoconferencia en el navegador

Compartir pantalla

Integración con Stripe para pagos con tarjeta de crédito

Facturación automática

Políticas de cancelación personalizadas

Costo: Ofrece un plan gratuito y dos planes pagos con precios a partir de $15 por usuario por mes.

8. YouCanBookMe

Aunque YouCanBookMe fue lanzado oficialmente en 2011, el equipo detrás del software ha estado ofreciendo soluciones de programación desde 2008. Con la confianza de miles de clientes, hasta la fecha han programado más de 72 millones de reservas.

Con él, puedes organizar reuniones cara a cara o reuniones virtuales a través de Microsoft Teams, Zoom o Google Meet. Todo lo que tienes que hacer es vincular tu calendario de Microsoft o Google, crear una página de reserva (tienes total control sobre el estilo) y compartir tu página de reserva recién creada (puedes hacer esto mediante un CRM, correo electrónico, mesa de ayuda o incrustarlo en tu sitio empresarial). Su software se encargará de cualquier diferencia de husos horarios.

Las características principales incluyen:

• Confirmaciones y recordatorios automatizados personalizados
• Correo electrónico de seguimiento automatizado
• Enlace de reserva personalizado
• Selección de miembros del equipo
• Varias reservas por intervalo
• Integración con Stripe para procesamiento de pagos

Costo: Ofrecen un plan gratuito para funcionalidad básica, de lo contrario, el precio es de $10 por calendario por mes.

9. Calendar

El software de programación de Calendar para equipos es confiado por más de 80,000 negocios, incluidas grandes marcas como Samsung, BMW y Amazon. Todo lo que tienes que hacer es crear intervalos de tiempo para tus reuniones o eventos en línea y compartir tus enlaces personalizados con tus miembros del equipo o audiencia objetivo. Cualquier reunión programada a través de la aplicación se mostrará automáticamente en tu calendario. Se conecta con varios calendarios, incluido el calendario de Microsoft y Google Calendar.

Las características principales incluyen:

• Análisis de calendario
• Calendario en línea unificado
• Reconocimiento de zona horaria
• Programación intuitiva de varias personas

Costo: Ofrece un plan gratuito básico y dos opciones pagas con precios a partir de $8 por usuario por mes.

10. Arrangr

Arrangr es una herramienta intuitiva que te ayuda a identificar los mejores intervalos de tiempo para reuniones virtuales o presenciales, individuales o grupales. Para reuniones en persona, incluso puede recomendar lugares de reunión.

Puedes usarlo en tu dispositivo móvil o computadora de escritorio y se conecta a todos los calendarios principales (Microsoft, Apple y Google). Además de vincularlo a tu calendario, también puedes vincularlo con aplicaciones de productividad como Slack y HubSpot, así como herramientas de videoconferencia como Zoom y Skype.

Las características principales incluyen:

• Indicadores tentativos
• Capacidad de cruzar calendarios
• Enlaces autogenerados para llamadas de video, números de conferencia y pines

Costo: Ofrece un plan básico gratuito, dos planes pagos, una solución empresarial y complementos opcionales. Los precios comienzan en solo $4 por mes.

11. Mixmax

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Mixmax ofrece una variedad de casos de uso y características, una de las cuales es la programación de grupos fácil. Con él, puedes reservar reuniones con visibilidad de los horarios de tu equipo y crear una encuesta para averiguar qué temas se deben discutir antes de la reunión.

Si estás buscando una herramienta para programar reuniones con clientes y clientes potenciales, también ofrece correos electrónicos de solicitud de reunión con un solo clic. Con esta función, puedes incluir tu disponibilidad en un correo electrónico agregando una fecha y hora clickeables.

Las características clave incluyen:

• Seguimiento automático
• Rastreo de confirmación de reuniones
• Invitaciones de calendario
• Notificaciones y recordatorios de reuniones

Costo: Ofrece un plan gratuito, tres planes pagos y precios personalizados para clientes empresariales. Los precios comienzan en $9 por usuario al mes.

12. Acuity Scheduling

Acuity Scheduling es una empresa de Squarespace que se describe a sí misma como tu asistente personal en línea las 24 horas, los 7 días de la semana para tu horario. Su software te permite automatizar las reservas, cancelaciones y recordatorios de clientes. Tus clientes podrán ver tu disponibilidad en tiempo real y programar una cita a través de una página de programación personalizada.

A diferencia de muchas otras herramientas de programación de grupos en nuestra lista, también ofrece integración con Square y PayPal (y no solo con Stripe). Por lo tanto, también puedes usarlo para programar clases grupales y aceptar pagos en línea.

Las características clave incluyen:

• Confirmaciones de reservas personalizadas y con marca
• Recordatorios automáticos
• Ajuste automático para zonas horarias
• Formularios de admisión
• Integraciones de videoconferencia

Costo: Después de una prueba gratuita de 7 días, los precios comienzan en $15 por mes.

13. Boomerang

Boomerang (anteriormente llamado Baydin) es una solución de software de productividad que ofrece la programación con un solo clic como una de sus características. Sus características de programación utilizan el correo electrónico, lo que significa que es compatible con Gmail, Google Calendar, iCloud, iPhone, Apple Mail y Outlook.

En resumen, utiliza una tecnología patentada que han llamado cariñosamente Magic Live Calendar. Puedes usar esta tecnología para incrustar un calendario interactivo en vivo en los correos electrónicos. Entonces, cada vez que un destinatario abre un correo electrónico, habrá una versión actualizada de tu calendario (los cambios que hayan ocurrido después de que hayas enviado el correo electrónico se reflejarán en el calendario que los destinatarios vean).

Las características clave incluyen:

• Eventos de calendario tentativos
• Correos electrónicos de recordatorio de reuniones
• Seguimiento de respuestas para recordarte que hagas seguimiento a los mensajes
• Informes personalizados impulsados por IA

Costo: Ofrece un plan gratuito básico y una generosa prueba gratuita de 30 días. Si necesitas más funcionalidad, hay tres planes pagos con precios que comienzan en solo $5 al mes cuando se facturan anualmente.

14. FreeBusy

Con la confianza de marcas globales conocidas como Adobe y Microsoft, FreeBusy es una excelente herramienta de programación grupal para clientes empresariales. Su asistente de programación con IA recopilará la disponibilidad de todos tus calendarios (se integra con los calendarios más populares, incluidos Zoho y Salesforce) para agilizar y facilitar la programación. Además de múltiples integraciones de calendario, también tiene numerosas integraciones de conferencias web, como Zoom, Skype, Microsoft Teams y