A medida que cada vez más productos se venden en línea, los minoristas están cada vez más alejados de donde se almacenan los productos que venden. Esto hace que sea importante para la supervivencia de su negocio tener un sistema de gestión de inventario que funcione para organizar sus productos y mantener su stock en los niveles correctos para asegurarse de que pueda cumplir con los pedidos fácilmente. En este artículo, le mostraremos todo lo que necesita saber sobre la gestión de inventario, qué es, los términos clave de la gestión de inventario que debe conocer, los beneficios y desafíos comunes, las técnicas de gestión de inventario y las herramientas de gestión de inventario que puede utilizar para agilizar el proceso.
Qué es la gestión de inventario y por qué es importante para su negocio de comercio electrónico:
¿Qué es la gestión de inventario?
La gestión de inventario es el proceso de abastecer, almacenar y vender productos. Implica estar al tanto de cosas como cuánto tiene de un producto, a qué precio debería venderlo, dónde almacenarlo y cuánto tiempo mantenerlo. La gestión de inventario es importante sin importar el tamaño de su negocio, ya que puede ahorrarle tiempo y dinero, así como prevenir el deterioro y el desperdicio de productos.
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Glosario de gestión de inventario
- Costo de mantenimiento: los costos anuales asociados con mantener inventario sin vender.
- Software de control de inventario centralizado: software que le permite realizar un seguimiento de los números de inventario al vender a través de múltiples canales (Amazon, eBay, Shopify, etc).
- Stock muerto: inventario que no se vendió durante el período previsto.
- Contabilidad FIFO (primero en entrar, primero en salir): los inventarios, materiales o componentes adquiridos primero se venden primero.
- Auditoría de inventario: verificar manualmente su inventario para asegurarse de que coincida con lo que dice su sistema de seguimiento.
- Control de inventario: estrategia de almacenamiento y cumplimiento de productos después de que ya se han obtenido.
- Cumplimiento justo a tiempo (JIT): un método de cumplimiento en el cual el inventario se crea, produce y ensambla justo a tiempo para satisfacer la demanda del consumidor.
- Stock mínimo viable: la cantidad mínima de productos y variantes que necesita mantener para satisfacer la demanda y cumplir con los pedidos.
- SKU: «unidad de mantenimiento de stock»; tipos de productos distintos que tiene a la venta.
- Agotamiento de stock: cuando se agota un producto específico que los consumidores desean comprar.
Beneficios de la gestión de inventario
La gestión de inventario es importante si desea asegurarse de tener suficientes productos disponibles para satisfacer la demanda de sus clientes. Cuando el inventario no se rastrea y maneja correctamente, su negocio de comercio electrónico podría perder dinero o ventas que no se pueden completar o perder dinero porque tiene demasiado de un producto que no se mueve. Aquí hay algunas de las formas clave en que la gestión de inventario puede ayudar a su negocio.
Reducir costos de almacenamiento
Los costos de almacenamiento tienden a fluctuar dependiendo de cuánto tenga que almacenar. En una situación ideal, solo tendría suficiente inventario para cubrir lo que espera vender en un período específico de tiempo. Esto significa que no tendrá que buscar frenéticamente suficiente producto para satisfacer la demanda ni tendrá inventario muerto ocupando espacio y aumentando su almacenamiento
, costos.
Aumentar ingresos y márgenes
Cuando puedes prever la cantidad correcta de inventario, podrás evitar la falta de stock y el exceso de stock. También podrás negociar mejores acuerdos con mayoristas y proveedores porque sabes cuánto necesitas. Esto mejora los ingresos y los márgenes de beneficio de tu negocio.
Ahorra tiempo
La mayoría de los sistemas de gestión de inventario de hoy en día son basados en software. Esto significa que podrás ahorrar tiempo en tareas de gestión de inventario.
Mejora el flujo de efectivo
La gestión de inventario también ayuda a las empresas de comercio electrónico a mejorar el flujo de efectivo. Lo más probable es que tu inventario ya haya sido pagado una vez que llega a tu almacén, por lo que ya has invertido dinero a menos que puedas venderlo. Tanto la cantidad que puedes vender como la cantidad que has comprado tienen un impacto directo en tu flujo de efectivo. Cuando tienes un sistema de gestión de inventario en su lugar, tendrás una idea mucho mejor de cuánto producto debes comprar para satisfacer la demanda, de modo que puedas realizar ventas y cumplir con los pedidos de manera eficiente, generando el flujo de efectivo que necesitas para mantener tu negocio en funcionamiento.
Construye una marca confiable
Uno de los beneficios a menudo pasados por alto de la gestión de inventario es que puede ayudarte a convertirte en una marca más confiable. Cuando tienes la cantidad adecuada de inventario disponible, puedes cumplir con los pedidos más rápido. Esto genera confianza con tus clientes y puede ayudarte a convertir a un cliente ocasional en un cliente recurrente.
Desafíos comunes de la gestión de inventario
Al igual que con la mayoría de las cosas, la gestión de inventario tiene sus desafíos. Es importante conocer y comprender estos desafíos para poder estar atento a ellos y limitar la posibilidad de que interfieran con tu negocio.
Inconsistencia en el stock de seguridad
El stock de seguridad es el inventario que puede ayudarte a seguir entregando pedidos de manera eficiente incluso si hay un aumento repentino en la demanda. Piensa por un momento en lo que sucedió con el papel higiénico y el desinfectante de manos durante las primeras etapas de la pandemia de COVID-19 en 2020 y entenderás la importancia del stock de seguridad. Sin él, la situación podría haber sido aún peor.
Exceso de stock y falta de stock
Otro desafío común en la gestión de inventario es mantener el nivel adecuado de stock y no tener exceso o falta de stock. Quieres encontrar el equilibrio adecuado para tener suficiente producto para satisfacer la demanda de los clientes sin que te quedes con toneladas de stock en mano. Tu sistema de gestión de inventario te ayudará a entender las fluctuaciones naturales del mercado para tus productos en particular, para que puedas adaptar el inventario para satisfacerlas.
Inventario en el lugar equivocado
Nuestro mundo se está descentralizando cada vez más, lo que significa que es probable que tu negocio de comercio electrónico utilice diferentes almacenes en todo el mundo. Asegúrate de tener la cantidad adecuada de inventario en los almacenes correctos para evitar problemas en el proceso de cumplimiento de pedidos.
7 técnicas comunes de gestión de inventario
Ahora que tienes una mejor comprensión de la gestión de inventario, sus beneficios y los desafíos a los que te puedes enfrentar, hablemos sobre algunas de las técnicas más comunes de gestión de inventario que hemos visto. Esta lista no es exhaustiva, pero estas son las técnicas de gestión de inventario que más hemos oído mencionar en los negocios de comercio electrónico.
, dueños.
1. Gestión de inventario Just-in-Time
Definimos anteriormente la gestión de inventario Just-in-Time. Es una excelente manera de controlar los costos de inventario porque solo traes inventario cuando se necesita. Con esta técnica, hay un riesgo mínimo de stock muerto.
2. FIFO/LIFO
FIFO tiene un contraparte llamada LIFO, o Last In, First Out (último en entrar, primero en salir). Mientras que FIFO ayuda a mantener fresco el inventario, LIFO evita que el inventario se eche a perder, ya que se vende primero el inventario más nuevo.
3. Análisis ABC
Esta es una técnica de categorización de inventario que divide los productos en grupos según su impacto en los costos generales de inventario. La Categoría A son tus productos más valiosos. La Categoría B son los productos que están entre los más y menos valiosos. Los productos de la Categoría C son aquellos que alimentan transacciones más pequeñas y se consideran menos importantes individualmente, aunque colectivamente probablemente representan la mayor parte de los productos vendidos.
4. Dropshipping
Muchos empresarios ven el dropshipping como una oportunidad de negocio. Con el dropshipping, no mantienes ningún producto que vendas en stock. En cambio, los clientes compran el producto a través de ti y tú compras el artículo a un tercero. El tercer partido lo envía al cliente. Tú nunca ves el producto tú mismo. ¿Intrigado? Aquí te mostramos cómo iniciar un negocio de dropshipping.
5. Cantidad Económica de Pedido
EOQ es una fórmula para la cantidad ideal de pedido que tu empresa necesita y tiene en cuenta variables como la tasa de demanda, los costos de los productos y más. El objetivo de esta técnica de gestión de inventario es minimizar los costos relacionados y liberar el efectivo que tienes atado en el inventario.
6. Cantidad Mínima de Pedido
MOQ es un término del lado del proveedor que se refiere a la menor cantidad de existencias que un proveedor venderá a un minorista. Es probable que los productos que cuestan más producir tengan una MOQ más pequeña.
7. Punto de Reordenamiento
La gestión de inventario del punto de reordenamiento (ROP) significa que tienes una cantidad mínima que alcanzas antes de hacer otro pedido a un proveedor. Este número típicamente será mayor que tu número de stock de seguridad para tener en cuenta el tiempo de entrega. ROP puede ser útil para evitar la falta de stock y los costos de retención.
¿Necesitas una herramienta de gestión de inventario?
A medida que hemos recorrido las técnicas de gestión de inventario anteriores, ¡probablemente te has dado cuenta de que hay mucho en qué pensar cuando se trata de la gestión de inventario para tu negocio de comercio electrónico. ¡Y tienes razón! Por eso recomendamos que incluso las empresas de comercio electrónico más pequeñas inviertan en una herramienta de gestión de inventario que ayude a realizar un seguimiento del stock, automatice ciertos aspectos comerciales (¿órdenes de compra, tal vez?), compile informes de inventario de fin de año y más.
Hay varias herramientas de software de gestión de inventario en el mercado, así que echemos un vistazo a algunas de nuestras favoritas.
QuickBooks Commerce
QuickBooks Commerce permite a las marcas gestionar tanto operaciones minoristas como mayoristas. Puedes utilizar el sistema y las extensiones de la aplicación para automatizar flujos de trabajo, gestionar múltiples canales de venta, acelerar los pagos, administrar múltiples ubicaciones de cumplimiento y mucho más.
Pros y Contras de QuickBooks Commerce
- Admite múltiples canales de venta
- Fácil de usar
- Excelente para profesionales de la cadena de suministro
- El software puede tener fallos
- El servicio de atención al cliente deja algo que desear
Precios
QuickBooks Commerce ofrece cuatro planes de precios
, planes:
- Founder: $39/mes
- Lite: $79/mes cuando se factura anualmente; $99/mes cuando se factura mensualmente
- Pequeña Empresa: $199/mes cuando se factura anualmente; $249/mes cuando se factura mensualmente
- Negocio: $599/mes cuando se factura anualmente; suscripción mensual no disponible
Gestión de Inventarios de QuickBooks
QuickBooks Online es uno de los software de contabilidad más populares del mundo. Y resulta que incluye gestión de inventario que se integra sin problemas con el resto de tus necesidades contables. Con QuickBooks, puedes rastrear niveles de stock, facturación y listas de materiales, así como obtener valoraciones de inventario en tiempo real y rastrear órdenes de compra, todo desde una sola herramienta.
Pros y Contras de la Gestión de Inventarios de QuickBooks
- Fácil de usar
- Flexible
- Integraciones de terceros
- Seguimiento de tiempo y soporte fiscal
- Carece de funciones específicas de la industria
- Análisis limitados fuera de las funciones contables
Precios
QuickBooks Online ofrece dos planes de precios que incluyen gestión de inventario:
- Plus: $35/mes (aumenta a $70/mes después de tres meses)
- Advanced: $75/mes (aumenta a $150/mes después de tres meses)
NetSuite
NetSuite es una solución empresarial todo en uno que es ideal para empresas grandes y empresariales. Incluye todo lo que necesitas para contabilidad, marketing y gestión de inventarios. Es basado en la nube y reúne procesos financieros y funciones de oficina en una sola plataforma.
Pros y Contras de NetSuite ERP
- Toneladas de integraciones
- Escalable
- Formularios y informes personalizables
- Soporta múltiples divisas
- Curva de aprendizaje empinada
- Opción costosa para pequeñas y medianas empresas
Precios
El precio de NetSuite se personaliza según las necesidades de cada cliente y el precio final se determina en función de ciertas cosas como la configuración del ERP, los módulos adicionales, el número total de usuarios y la duración del contrato. La licencia base es de $999/mes más $99/usuario/mes.
Gestión de Inventarios de Zoho
Zoho es una de las herramientas más conocidas en el mercado y resulta que ofrece un módulo de gestión de inventario. Con Gestión de Inventarios de Zoho, puedes gestionar tanto pedidos en línea como fuera de línea, enlazar cuentas de Amazon, Shopify y eBay, gestionar envíos directos, crear órdenes de compra y más. También tiene un sistema de seguimiento de extremo a extremo para cada artículo de tu inventario y múltiples integraciones de envío para elegir.
Pros y Contras de la Gestión de Inventarios de Zoho
- Integraciones con otras herramientas
- Se integra con un CRM dedicado
- Fácil de usar
- Los tutoriales no son muy útiles
Precios
Gestión de Inventarios de Zoho ofrece un plan gratuito limitado y cuatro planes de precios:
- Estandar: $59/mes cuando se factura anualmente; $79/mes cuando se factura mensualmente
- Profesional: $99/mes cuando se factura anualmente; $129/mes cuando se factura mensualmente
- Premium: $159/mes cuando se factura anualmente; $199/mes cuando se factura mensualmente
- Elite: $239/mes cuando se factura anualmente; $299/mes cuando se factura mensualmente
Fishbowl Inventory
Fishbowl Inventory no parece ser tan conocido como QuickBooks o Zoho, pero ha aparecido en su buena cantidad de listas de los mejores sistemas de gestión de inventario. Y por una buena razón. Con Fishbowl, puedes rastrear envío directo, evaluar las necesidades comerciales, recopilar datos de inventario, utilizar un sistema de códigos de barras y más. Se integra con Salesforce CRM, ShipStation y tu software de contabilidad para proporcionar los datos que necesitas para mantener tu negocio en funcionamiento.
, suavemente.
Pros y contras de Fishbowl Inventory
- Integraciones con otras herramientas
- Excelente para informes y seguimiento
- Actualizaciones de inventario en tiempo real
- Un poco caro al principio
- Solo disponible en inglés
Precios
Fishbowl Inventory comienza en $4,395. Todas las licencias de usuario son concurrentes y no caducan.
Mejore su resultado final con la gestión de inventario
Para muchas empresas de comercio electrónico, el inventario es el activo más grande que tiene la empresa. Y eso significa que debe tomar medidas para asegurarse de que lo esté manejando de manera precisa. Recomendamos elegir uno de los sistemas de gestión de inventario que hemos cubierto aquí para ayudarlo a rastrear y administrar su inventario de manera efectiva.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la gestión de almacenes?
Similar al seguimiento de inventario en la gestión de inventario, la gestión de almacenes realiza un seguimiento de lo que está sucediendo en los almacenes. Esto significa que puede controlar el inventario y otras operaciones de almacén como la gestión de la cadena de suministro, el cumplimiento, la recepción, la distribución y más.
¿Qué es 3PL?
3PL es un acrónimo de «third-party logistics» (logística de terceros). Esta es la práctica de gestión de inventario y cadena de suministro de externalizar a terceros. Básicamente, esto significa que la gestión de almacenes, el envío y otros aspectos de la logística serían manejados por diferentes terceros en su nombre. Generalmente es más barato al principio, pero más costoso a largo plazo utilizar 3PL en lugar de construir su propia cadena de suministro.
¿Cómo puedo comenzar con la gestión de inventario?
Cuando esté listo para comenzar con la gestión de inventario, lo mejor y más importante que puede hacer es evaluar dónde se encuentra actualmente. ¿Qué desafíos y barreras enfrenta cuando se trata de la gestión de inventario (faltantes de stock, inventario muerto, etc.)? A partir de ahí, averigüe si una herramienta que está utilizando actualmente tiene un módulo de gestión de inventario que pueda agregar.
¿Qué KPI debo rastrear?
Existen algunos indicadores clave de rendimiento importantes para la gestión de inventario, como:
– Inventario promedio: la cantidad promedio de inventario que tiene en stock en cualquier momento
– Costos de mantenimiento: el valor de la cantidad de inventario que tiene en stock en cualquier momento
– Rotación del inventario: el tiempo que tarda en vender todo el inventario de un pedido
