Cómo usar CC y BCC en correo electrónico para mantener una comunicación eficiente

Si estás confundido acerca de CC y BCC en el correo electrónico, ¡este es el artículo para ti! Te daremos una visión general de lo que significa cada uno cuando envías correos electrónicos, la diferencia entre CC y BCC en el correo electrónico, cuándo debes usar cada uno y cuatro prácticas recomendadas de CC y BCC en el correo electrónico que puedes utilizar para asegurarte de no encontrarte en conversaciones de correo electrónico incómodas.

Table de contenidos

Cómo usar CC y BCC en el correo electrónico para mantener una comunicación eficiente:

¿Qué significa CC al enviar un correo electrónico?

CC significa «copia carbono», lo que significa que los destinatarios en el campo CC reciben el mismo mensaje de correo electrónico que aquellos en el campo Para y cualquier respuesta de «responder a todos» les llegará a ellos. Todos los incluidos en el correo electrónico podrán ver quiénes están en CC.

Si eres riguroso con la etiqueta del correo electrónico, solo los destinatarios principales del correo electrónico deberían estar en el campo Para. Esto se debe a que esos destinatarios son más propensos a verse afectados por el contenido del correo electrónico y se espera que tomen alguna acción. Sin embargo, los destinatarios en CC tienden a ser destinatarios secundarios, lo que significa que se les incluye en el correo electrónico para mantenerlos informados de lo que está sucediendo. Estos destinatarios no necesariamente están obligados a responder o tomar medidas.

Un buen ejemplo de uso de CC sería si solicitas un cambio a alguien en un departamento que afectará a alguien en otro departamento. Querrías poner a la persona responsable de tomar medidas (realizar el cambio) en el campo Para, mientras que el campo CC se reservaría para la persona que se verá afectada por el cambio pero no se le está pidiendo que haga nada.

¿Qué significa BCC al enviar un correo electrónico?

BCC en el correo electrónico significa «copia carbono invisible». Como sugiere el término, los destinatarios en BCC reciben el mismo correo electrónico que los que están en los campos Para y CC. La diferencia es que no reciben respuestas del correo electrónico y los demás destinatarios no ven quiénes están en BCC. BCC se utiliza típicamente para correos electrónicos masivos, ya que oculta las direcciones de correo electrónico de los destinatarios, protegiendo su privacidad de los demás destinatarios.

¿Cuál es la diferencia entre CC y BCC en el correo electrónico?

Hemos mencionado algunas de las diferencias entre CC y BCC en el correo electrónico simplemente a través de nuestras descripciones de los dos términos, pero tomémonos el tiempo para profundizar un poco más. Primero, tanto la lista de CC como la lista de BCC permiten que todos los destinatarios de un correo electrónico tengan acceso al mismo correo electrónico. La diferencia principal entre los dos es que los destinatarios de BCC están ocultos para los demás destinatarios del correo electrónico y los destinatarios de CC no lo están. Por lo tanto, los destinatarios de CC aparecen para todos y los destinatarios de BCC no aparecen para nadie.

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Los destinatarios en CC también tendrán acceso a cualquier respuesta que llegue por correo electrónico si se utiliza la respuesta «responder a todos». Los destinatarios en CCO no reciben esos correos electrónicos adicionales a medida que llegan las respuestas, por lo que solo serán conscientes de las respuestas si se les reenvían esas respuestas específicas.

Si desea utilizar la CC y la CCO en el correo electrónico de manera efectiva, debe tener en cuenta cómo funcionan los campos. A pesar de la terminología desactualizada (¿alguien sabe qué es una «copia carbono» o «papel carbón» en estos días?), los campos en sí mismos funcionan de manera sencilla. Si es más fácil, simplemente elimine la palabra «carbono» y piense en CC como «copia de cortesía» y en CCO como «copia de cortesía oculta». Luego, continúe a partir de ahí.

Incluir una dirección de correo electrónico en el campo CC significa que el correo electrónico se enviará una copia a ese destinatario. Eso significa que recibirán el mismo correo electrónico que todos los demás. Los destinatarios en el campo Para y en el campo CC son visibles y pueden ver a todos. Los destinatarios en CCO, por otro lado, no son visibles para nadie más, aunque también recibirán el mismo correo electrónico que todos los demás. Dado que solo están incluidos en ese correo electrónico específico, no recibirán ninguna de las respuestas a ese correo electrónico. Básicamente, la CCO solo se aplica al correo electrónico en el que se ingresaron esos destinatarios de CCO.

Como probablemente puedas ver, la diferencia principal entre CC y CCO en el correo electrónico es la privacidad que se brinda a los destinatarios.

¿Cuándo debes usar CC en el correo electrónico?

Entonces, si el campo CC y el campo Para funcionan exactamente igual, el correo electrónico se envía a los destinatarios de la misma manera, todos en esos campos pueden ver a los demás en esos campos, todos reciben las respuestas y no hace ninguna diferencia si agregas a alguien al campo Para o al campo CC, ¿por qué usarías el campo CC para tus correos electrónicos?

Realmente se trata de la etiqueta del correo electrónico y de ayudar a los destinatarios a entender qué se espera de ellos. Entonces, si estás agregando destinatarios al campo Para de tu correo electrónico, esos son los destinatarios para quienes el correo electrónico está destinado explícitamente. Estas son las personas que deben responder o actuar de alguna manera. El campo CC, luego, se utiliza para los destinatarios que deben mantenerse al tanto del contenido del correo electrónico. Esto significa que si bien el contenido es importante para aquellos en el campo CC, no se requiere ninguna acción ni respuesta de esos destinatarios.

Aquí tienes una lista rápida de cuándo usar CC en el correo electrónico:

Mantener informada a alguien: mantener a alguien actualizado sobre información que no requiere una respuesta o acción inmediata
Transmitir la urgencia de un correo electrónico: al poner en CC a empleados de nivel superior en tu organización, se les indica a los destinatarios en el campo Para que el contenido del correo electrónico es importante

Presentar contactos: utiliza CC para compartir las direcciones de correo electrónico de las personas que estás presentando para que puedan comunicarse directamente

Como probablemente puedas imaginar, poner destinatarios en CC puede provocar bandejas de entrada desordenadas. Hablaremos más sobre cómo combatir esto en nuestras mejores prácticas de CC y CCO en el correo electrónico en una

, momento.

¿Cuándo debes usar BCC en un correo electrónico?

La lista de BCC tiene varios casos de uso. Como las direcciones de correo electrónico incluidas en el campo de BCC son privadas, hay varias formas en las que puedes usar BCC en un correo electrónico para asegurarte de que se cumplan tus necesidades y las de tus destinatarios.

Para empezar, puedes usar BCC en un correo electrónico para mantener a alguien actualizado sobre lo que está sucediendo en una situación sin que los demás se enteren. Esta es una excelente manera de mantener informado a un supervisor sobre lo que está sucediendo con un empleado específico sin preocupar al empleado incluyendo al supervisor en los campos Para o CC. También puedes usar la lista de BCC si quieres mantener una copia de un correo electrónico en una dirección de correo electrónico alternativa sin compartir esa dirección de correo electrónico con todos en el correo.

También hay momentos en los que puedes querer enviar un correo electrónico a muchas personas pero no quieres compartir la dirección de correo electrónico de todos con los demás en el correo. En esos casos, puedes agregar tu propia dirección de correo electrónico en el campo Para e incluir todas las demás direcciones de correo electrónico en el campo de correo electrónico BCC.

Aquí tienes un resumen rápido de cuándo usar BCC en un correo electrónico:

Compartir un boletín de noticias de la empresa o usar una lista de correo grande: mantén a los destinatarios en privado cuando estés enviando un boletín de noticias por correo electrónico o un correo electrónico informativo a una lista de personas, especialmente si tus destinatarios no se conocen entre sí

Correos electrónicos impersonales que no requieren una respuesta: si estás enviando un anuncio o algo que no es personal, BCC es una excelente opción
Compartir comportamiento problemático: a veces puedes querer compartir un correo electrónico con otra parte que debe estar al tanto de lo que se dice en el correo

Como puedes ver, BCC en un correo electrónico es una excelente manera de mantener la privacidad de los destinatarios de tu correo electrónico. También hay algunas razones por las que no querrías usar BCC en un correo electrónico. Si estás enviando una presentación por correo electrónico, por ejemplo, querrás incluir a ambos destinatarios en el campo Para. Sin embargo, si estás respondiendo a dicha presentación, puedes mover a la persona que hizo la presentación al campo de BCC para que sepan que has respondido a la presentación pero no se vean abrumados con todas las respuestas.

CC y BCC en prácticas recomendadas de correo electrónico

En este punto, deberías tener una idea muy clara de cómo funciona CC y BCC en el correo electrónico para mantener tus comunicaciones claras y efectivas. Sin embargo, es fácil hacer un mal uso de estas herramientas. En esta sección, vamos a hablar de las prácticas recomendadas de CC y BCC en el correo electrónico que harán que tu correo electrónico sea más claro y eficiente sin meterte en problemas.

1. No uses CC solo para información

El campo CC te permite incluir a cualquier persona en tus correos electrónicos y la mayor parte del tiempo, CC se usa para mantener a las personas «en el circuito». Sin embargo, este uso de CC puede crear bandejas de entrada desordenadas y servir al propósito opuesto si esas personas CC comienzan a recibir respuestas que no necesitan. Para mitigar esto, puedes agregar a todos los destinatarios en el campo Para junto con una explicación de por qué estás enviando el correo electrónico y enfatizando que no se necesita ninguna acción o respuesta

Si es necesario recibir una respuesta o acción por parte de algunos destinatarios, debes distinguir a esos destinatarios agregándolos al campo «Para» e incluyendo a los otros destinatarios en el campo «CC». Aún así, debes incluir algo en el cuerpo de tu correo electrónico indicando a quiénes estás incluyendo en CC, por qué, y dejando saber a aquellos en CC que no tienen ninguna acción que tomar.

Nota importante: Si utilizas un servicio de email marketing que te cobra por cada correo electrónico enviado, esos destinatarios en CC cuentan para tu total. Eso significa que estás siendo cobrado por cada persona incluida como CC en tus correos electrónicos. Algo para tener en cuenta.

2. Utiliza BCC con cautela

BCC es una función complicada y debe ser utilizada con cuidado. Es una excelente función de correo electrónico para proteger la privacidad de tus destinatarios, pero también es fácilmente mal utilizada. Además, incluso puedes infringir leyes de privacidad si la utilizas incorrectamente.

Actualmente existen varias leyes de privacidad como el GDPR en la UE, PIPEDA en Canadá, CCPA en California, entre otras. Estas leyes de privacidad incluyen detalles explícitos sobre cómo puedes recopilar, almacenar y compartir datos personales como direcciones de correo electrónico. El uso de CC y BCC en el correo electrónico puede interpretarse como compartir direcciones de correo electrónico de destinatarios sin el consentimiento de las personas en el campo «Para», y eso puede meterte en problemas si estás sujeto a ciertas leyes de privacidad.

3. Utiliza CC para ampliar una conversación por correo electrónico

Uno de los mejores usos del campo CC en el correo electrónico es ampliar una conversación por correo electrónico para incluir a otros que puedan contribuir de alguna manera positiva a la conversación. Si eres el remitente original del correo electrónico, definitivamente debes solicitar permiso para agregar nuevos destinatarios a los que ya están en el correo electrónico. Pedir permiso puede mantenerte alejado de problemas con esas leyes de privacidad de las que acabamos de hablar.

4. Sé respetuoso

Esto se aplica tanto al CC como al BCC en el correo electrónico. No importa lo que estés haciendo con tu correo electrónico y los destinatarios, sé respetuoso. Esto significa no enviar correos electrónicos innecesarios, no sobrecargar la lista de destinatarios y obstruir las bandejas de entrada, y no compartir datos personales y conversaciones personales con otros sin su consentimiento.

TL; DR para CC y BCC en el correo electrónico

Ahora que estás más familiarizado con las similitudes y diferencias entre CC y BCC en el correo electrónico, puedes crear correos electrónicos utilizando la etiqueta de correo electrónico adecuada para mantener a todos los destinatarios contentos y tus correos electrónicos profesionales.

En pocas palabras, CC permite que todos los destinatarios vean la lista de destinatarios y sus direcciones de correo electrónico, además de recibir todas las respuestas al correo electrónico. Los destinatarios en BCC están ocultos entre sí y de los otros destinatarios, y no recibirán respuestas.

Como bonificación adicional, una nota rápida sobre «responder a todos»: en la mayoría de los casos, no lo hagas.