Desde que la pandemia de COVID-19 nos golpeó en 2020, los eventos virtuales se han convertido en algo habitual en nuestro trabajo y vida social. Incluso cuando parece que nos acercamos al final de esta pandemia, parece que las reuniones, conferencias y otros eventos virtuales serán parte permanente del mercado de eventos global. Hay personas que todavía se sienten incómodas con las grandes reuniones y aquellos que, por razones de salud, realmente no pueden asistir a reuniones en persona todavía.
Aunque el COVID-19 nos limitó a reuniones virtuales, lentamente nos dimos cuenta de que hay ventajas en las reuniones en línea. Con eventos virtuales, no se necesita tiempo de viaje para llegar al lugar, lo que nos ahorra tiempo y dinero. Podemos invitar a amigos y colegas de todo el mundo a unirse. Podríamos ayudar a nuestros hijos con sus tareas y luego, cinco minutos después, encender la computadora portátil para una conferencia virtual.
Debido a la conveniencia de los eventos virtuales, ha habido un aumento en la popularidad de los llamados «eventos híbridos», una mezcla de eventos en persona y virtuales. Es solo tu evento físico estándar con la adición de tecnología que permite la asistencia virtual para aquellos que no pueden asistir. Un estudio descubrió que antes de la pandemia, las reuniones híbridas o virtuales representaban solo el 18,9% de todos los eventos. Después de la pandemia, los números cambiaron, con un 59,5% de los planificadores de eventos entrevistados que declararon que tienen la intención de realizar eventos híbridos en el futuro. Solo el 5,4% de los encuestados no tenía intención de organizar eventos híbridos, y el 35,1% respondió con un tal vez.
La necesidad realmente es la madre de la invención, como vimos que las tecnologías para webinars se desarrollaron mucho más rápidamente de lo anticipado. Como todos nos estábamos reuniendo en línea, nuestras experiencias colectivas dieron origen a herramientas y aplicaciones que facilitaron y hicieron más agradable asistir y organizar eventos virtuales con éxito.
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Estadísticas de eventos virtuales que debes conocer:
Datos y cifras sobre eventos virtuales
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Se estima que el mercado de eventos virtuales alcanzará los $366,5 mil millones en 2027.
En 2021, el mercado global de eventos virtuales fue valorado en $114 mil millones, y los expertos estiman que crecerá hasta aproximadamente $366 mil millones en 2027. Un factor importante en su crecimiento es la prevalencia del uso de Internet a nivel global. Con Internet, más personas en todo el mundo pueden conectarse y trabajar entre sí a distancia. Esto naturalmente conduce a una mayor demanda de reuniones y conferencias en línea para poder trabajar de manera eficiente.
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Los webinars son la forma más popular de eventos virtuales.
Los webinars encabezaron la encuesta de la actividad digital favorita en 2020 de Statista. El Informe de Puntos de Referencia de Webinar de ON24 2021 revela que el 72% de los especialistas en marketing afirman que los webinars tienen un impacto directo en sus ingresos y en las oportunidades de venta. Mientras tanto, el 99% de los encuestados del sector de pequeñas empresas y empresas en un estudio de Statista afirma que los webinars son una parte significativa de su estrategia de marketing. Los webinars proporcionan leads sólidos, mucho más que otros canales, según el 89% de los encuestados. Además, el 78% informó que los webinars reducen su costo por
, lead.
Echa un vistazo a nuestra lista de los principales eventos y webinars de marketing de influencers para 2022-2023.
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El contenido a pedido está aumentando en popularidad.
Mientras tanto, la conveniencia parece ser el factor principal en la prevalencia de los webinars entre los participantes, ya que el contenido a pedido de estos eventos se está volviendo más popular. Aunque los webinars en vivo todavía se utilizan ampliamente, la tendencia muestra una disminución en la asistencia a los eventos en vivo, mientras que la visualización a pedido ha ido aumentando ..
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Más personas prefieren estar físicamente presentes que estar en línea durante eventos híbridos.
Una encuesta de 2021 de Statista indicó que el 57% de los encuestados preferiría asistir a un evento híbrido en persona, y el 33% preferiría asistir virtualmente. Aunque la mayoría de los encuestados tenían inclinación por asistir físicamente, los números muestran que no es una mayoría abrumadora, ya que un tercio de los encuestados todavía prefieren asistir virtualmente.
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En promedio, el costo de un evento virtual a gran escala oscila entre $500 y $8,000.
El mayor costo para las empresas es la plataforma, que proporciona toda la tecnología necesaria para organizar con éxito un gran evento virtual. El segundo costo más elevado son los ponentes y moderadores. Pero aunque pueda ser un poco costoso, sigue siendo menos caro que un evento presencial y más rentable. Los organizadores no necesitarían reservar un lugar, transporte, alojamiento y catering para todos. Sin embargo, deberán asegurarse de que la plataforma que utilicen pueda manejar todos los requisitos para que el evento sea lo más fluido posible y evitar la fatiga por video entre los asistentes durante el evento.
Las tarifas de licencia para herramientas y plataformas de videoconferencia suelen tener un precio mensual o anual. Los eventos pequeños pueden costar aproximadamente $50 al mes, mientras que los eventos más grandes pueden llegar a costar hasta $8,000 al mes. Algunas empresas cobran complementos por servicios premium, como marcas y stands de patrocinio, mientras que otras tienen la mayoría de las características integradas a una tarifa mensual fija. También pueden cobrarte por cada inscrito según su modelo de precios.
Otros costos que es posible que debas considerar al organizar un evento virtual incluyen:
- Lugares de eventos virtuales
- Kits de conferencia virtual, regalos o obsequios
- Página de destino para el evento
- Edición de video para sesiones pregrabadas
- Soporte técnico
- Capacitación del personal
- Fondos de pantalla con marca o pantallas verdes
- Ensayos generales o ensayos
- Seguridad
- Edición posterior al evento (para visualización a pedido después del evento)
- Análisis en profundidad
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Promocionar un evento virtual lleva varias semanas y diferentes canales para impulsar las inscripciones.
Según Markletic, la mayoría de los organizadores de eventos necesitan de 3 a 6 semanas para promocionar eventos virtuales pequeños. Los eventos más grandes necesitan más tiempo, generalmente más de 6 semanas, para alcanzar con éxito el número de inscritos objetivo. Y debido a que el evento es virtual, los canales de promoción también están en gran medida limitados en línea.
Markletic también informa que el 80% de los organizadores promocionan eventos virtuales a través de su sitio web y el 60% utiliza las redes sociales. Mientras tanto, el 76% recomienda el marketing por correo electrónico como el canal más efectivo para
, promociones.
Las empresas B2B lo hacen de manera un poco diferente, ya que su audiencia principal no es el público en general. Para sus eventos virtuales, generalmente confían en sus socios comerciales para atraer participantes.
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Aproximadamente el 74% de los organizadores informan ver un ROI positivo seis meses después del evento.
Incluso con una tasa de no asistencia del 35%, una cifra algo más alta que para eventos en persona, los eventos virtuales generan un ROI positivo. Para aumentar los ingresos de este tipo de eventos, los organizadores también aceptan patrocinios para sesiones individuales o para la función completa.
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Las personas todavía tienen inclinación por asistir a eventos virtuales incluso después de la pandemia.
Aunque las opiniones varían según el país, las personas aún están dispuestas a asistir a eventos virtuales después de COVID-19. Los países europeos y Australia tienden a preferir eventos en persona. En el Reino Unido, por ejemplo, solo el 39% de los encuestados hará tanto videoconferencias como reuniones en persona, mientras que el 56% prefiere reunirse solo en persona. Por otro lado, los países asiáticos y americanos son más flexibles. El 52% de los encuestados estadounidenses informan que asistirán tanto a eventos virtuales como en persona; en Japón, el número es más alto, el 65%. Sin embargo, en todo el mundo, el porcentaje de personas que planean asistir solo a eventos virtuales después de la crisis sanitaria es bajo, generalmente por debajo del 10%.
Estos números implican que los eventos híbridos probablemente serán la norma en el futuro previsible.
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Plataformas para eventos y conferencias virtuales
La demanda de herramientas y aplicaciones para conferencias virtuales aumentó en 2020 gracias a la pandemia. Los eventos virtuales pueden ser pequeños o grandes, privados o públicos, y pueden requerir diferentes herramientas como salas de grupos de trabajo, soluciones de transmisión en vivo, o herramientas de enseñanza como pizarras.
Plataforma de eventos virtuales vs. herramientas de videoconferencia
Estrictamente hablando, diferenciamos entre una plataforma de eventos virtuales y una herramienta de videoconferencia. Las plataformas de eventos virtuales están diseñadas para audiencias grandes y tienen características necesarias para recrear eventos físicos en línea, como venta de entradas y tecnología de bastidores. También pueden tener más características de interacción con la audiencia para hacer que la experiencia del usuario sea más dinámica e interactiva.
Por otro lado, las herramientas de videoconferencia se utilizan para eventos más pequeños como discusiones en mesa redonda, talleres y reuniones de oficina o individuales. Las herramientas de interacción con la audiencia se limitan a funciones básicas, como encuestas, preguntas y respuestas, y chat.
Para fines de esta lista, «eventos virtuales» incluye estas reuniones a pequeña escala. Como tal, la lista contiene herramientas y aplicaciones tanto para eventos a gran escala como para reuniones más pequeñas. A continuación se presentan algunos de los más populares que las empresas y personas utilizan para sus eventos virtuales.
Herramientas y plataformas populares para la organización de eventos virtuales
La aplicación de videoconferencia Zoom se convirtió en el líder cuando golpeó la pandemia y las oficinas se vieron obligadas a comunicarse a través de videollamadas. En 2020, emitieron 385,200 nuevas licencias, un aumento del 470%. Solo en la región de Asia-Pacífico, hubo más de 129 millones de descargas de la aplicación en el segundo trimestre de 2020 y más de 50 millones en el tercer trimestre de
, 2021. Su estatus como la herramienta preferida de teleconferencias de las empresas se destaca por el hecho de que el 89% de los usuarios de Zoom utilizan la aplicación para reuniones de negocios.
Esto no quiere decir que Zoom solo sea popular en las oficinas. De hecho, el 64% de los usuarios utilizan la aplicación para llamadas sociales, teniendo encuentros en línea con amigos y familiares durante la pandemia. Las reuniones de Zoom suelen durar, en promedio, de 31 a 60 minutos. En cuanto a los webinars, Zoom hospedó más de 45 mil millones de minutos de webinars en 2020.
Para comparar las estadísticas de uso de tiempos anteriores a la pandemia, Zoom tenía 10 millones de participantes en reuniones diarias en 2019, y creció impresionantemente un 3,000% a 300 millones en 2020.
Microsoft Teams es la segunda herramienta de teleconferencia más utilizada, con un 12% de los encuestados nombrándola como su plataforma de videoconferencia preferida. Sin embargo, a pesar de su posición frente a Zoom, Teams registró un crecimiento superior a este en el segundo trimestre de 2020. Microsoft Teams reportó un crecimiento del 894% desde marzo hasta junio de 2020. Tenía 20 millones de usuarios en 2019, 115 millones al final de 2020 y 270 millones de usuarios en 2022. Al igual que Zoom, los usuarios de Microsoft Teams son personas de entre 35 y 54 años. Sin embargo, más instituciones educativas utilizan Teams que Zoom.
Debido a que forma parte de la familia Microsoft, Teams tiene un gran alcance global, disponible en 181 países y 44 idiomas.
Airmeet es otra plataforma de eventos virtuales que experimentó un tremendo crecimiento durante la pandemia. En la segunda mitad de 2020, la empresa startup duplicó su valor desde marzo del mismo año, alcanzando los $50 millones en septiembre. A pesar de estar en modo beta público durante ese período, Airmeet registró un aumento del 2,000% en el uso a mediados de 2020 sin ninguna inversión publicitaria.
La empresa, que se enfoca en eventos virtuales a gran escala y híbridos, continúa su expansión en el mercado global. Según el CEO y fundador Lalit Mangal en un informe de The Economic Times, se espera que Airmeet alcance una tasa de ingresos anuales de $20 millones en el próximo año, superando los $5 millones actuales. La confianza en el futuro de los eventos virtuales parece estar fuerte, ya que la empresa pudo recaudar $35 millones a principios de este año de inversionistas.
Según la empresa, más de 120,000 organizadores de eventos han utilizado Airmeet para transmitir 150 millones de minutos de video en todo el mundo.
Además de Zoom, Teams y Airmeet, el Informe Mundial del Mercado de Plataformas de Eventos Virtuales 2022 enumera otras principales plataformas de eventos virtuales utilizadas a nivel mundial:
- 6Connex
- Cvent
- Webex
- vFairs
- Hubilo
- BigMarker
- Hopin
- Remo
- Kestone
- Accelevents
- Whova
- EventMobi
- On24
- Vconfex
Revisamos algunas de las principales plataformas virtuales de eventos. Échale un vistazo para ver cuál puede satisfacer mejor tus necesidades de eventos en línea.
El futuro de los eventos virtuales
Como hemos visto en las estadísticas, parece que los eventos virtuales, ya sean totalmente en línea o híbridos, pueden quedarse. La comodidad que ofrecen los eventos virtuales dificulta que un mundo conectado a través de Internet los abandone.
, tecnología.
Incluso si cada vez más personas pueden asistir físicamente a eventos, los datos muestran que todavía hay un grupo considerable de la población que preferiría asistir en línea.
La tecnología para eventos híbridos también está evolucionando rápidamente, por lo que podemos esperar tener una mejor experiencia con eventos virtuales. Un ejemplo sería el uso de realidad virtual para brindar a los asistentes en línea una experiencia más realista e inmersiva. La industria de RV/RA está creciendo, por lo que no sería descabellado asumir que podemos esperar ver componentes de RV/RA en eventos híbridos para invitados virtuales en los próximos años.
Se avecinan tiempos emocionantes en el mercado global de eventos virtuales. Es hora de que abracemos estos avances tecnológicos y esperemos un futuro más digital.
