Mejores 5 Software de Gestión de Tareas (+ Qué Buscar)

Completar una tarea puede resultar abrumador cuando un equipo está desorganizado e incapaz de priorizar las tareas más importantes. Aquí es donde entra en juego el software de gestión de tareas.

Al utilizar una herramienta como esta, las empresas de todos los tamaños, desde pequeños equipos hasta grandes empresas, pueden hacer un seguimiento de las campañas, archivos, mensajes y toda la información pertinente a una tarea en particular. Una plataforma de gestión de tareas centraliza todas estas cosas para que se almacenen en un solo lugar, lo que facilita su consulta y la revisión de las tareas.

No hace falta decir que las herramientas de software de gestión de tareas pueden eliminar gran parte del trabajo tedioso que implica buscar información clave y comunicarse con los miembros del equipo.

Qué buscar en un software de gestión de tareas:

Plataformas de gestión de tareas y factores a considerar

Antes de elegir una plataforma de gestión de tareas, aquí hay algunos factores esenciales a considerar:

Identifica las características que necesitas

Una solución de software de gestión de tareas tiene múltiples características que te ayudan a descomponer los procesos en partes más manejables. Piénsalo como una navaja suiza para completar tus tareas. Pero las plataformas de gestión de tareas no son iguales; no todas las herramientas tendrán todo lo que resuelve los problemas de tu empresa. En otras palabras, es posible que sus características no sean lo que tu equipo está buscando.

Una estrategia crucial al elegir el software que usarás para tu equipo es identificar tus necesidades y limitaciones específicas. Hacer una lista detallada de tus necesidades frente a tus limitaciones te ayudará a reducir tus opciones de manera más eficiente.

Prueba la versión gratuita

Después de reducir tu lista de opciones de software, lo que puedes hacer a continuación es probar las plataformas. Sería difícil averiguar qué plataforma se adapta mejor a tu equipo sin usarla. Así que regístrate para una prueba gratuita o solicítala a la empresa.

Una vez que te familiarices con la versión gratuita del software, sabrás si la interfaz de usuario funciona para ti y tu equipo, si las características son útiles y adecuadas para tus necesidades, y si puedes abordar las tareas cotidianas que ralentizan tu flujo de trabajo diario utilizando el software.

Discute con tu equipo

A veces, el jefe o el gerente pueden preferir un software en particular, pero la mayoría del personal tendrá una opinión completamente diferente. Es importante entonces discutir esto como equipo y evaluar qué tan fácil de usar es realmente la plataforma. Crea tareas y sub tareas para cada miembro del equipo, explora la automatización y la programación, personaliza las notificaciones, crea archivos compartidos y asigna plazos. Estos elementos pueden influir en la decisión de tu empresa sobre la herramienta de gestión de tareas.

Calcula el valor

Implementar un software de gestión de tareas sumará a tus gastos operativos, por lo que el software que uses debe ser una herramienta valiosa para tu empresa. Puede ser difícil determinar los beneficios exactos desde el primer día, pero una buena regla general es comparar el costo de adquisición o mantenimiento del software versus el costo de no tenerlo.

Pregúntate: ¿Tu equipo está trabajando menos horas ahora? ¿Experimentas menos errores? ¿Puedes atender a más clientes? Todos estos son ejemplos de beneficios que puedes obtener al invertir en la herramienta adecuada.

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Top 5 Recomendaciones de Software de Gestión de Tareas

Aquí están nuestras principales recomendaciones de software para empresas de todos los tamaños:

1. Monday.com

Monday.com es una de las soluciones de software de gestión de proyectos y tareas más confiables disponibles en el mercado. Las empresas de diversos tamaños, desde individuos y pymes hasta grandes empresas, pueden aprovechar el software para manejar numerosas tareas. Ofreciendo una variedad de funciones completamente cargadas, Monday.com es líder en cuanto a colaboración, planificación, visibilidad, información y más. Es una herramienta poderosa y fácil de usar que puede ofrecer paneles personalizables y eficiencia en la carga de trabajo para su personal.

Características

Vistas Múltiples. Monday.com le permite ver las tareas según sus requisitos específicos. Si prefiere una vista de cronograma o una vista de calendario, o si desea cambiar las vistas entre tareas o dividir las vistas, todo esto es posible dentro de la plataforma. Vea las tareas como gráficos de Gantt o tableros Kanban para visualizar sus flujos de trabajo de la manera que más le convenga. Con vistas múltiples, los gerentes pueden determinar fácilmente los estados de las tareas y solucionar problemas urgentes lo antes posible.

Seguimiento de Tiempo. Monday.com tiene una función de columna de seguimiento de tiempo integrada, lo que significa que no tiene que obtener un complemento de seguimiento de tiempo si eso es algo que su equipo necesita. El seguimiento de tiempo del software permite a los gerentes determinar cuánto tiempo llevan las tareas e identificar cuellos de botella en términos de presentación de archivos o cumplimiento de tareas. Los miembros del equipo pueden utilizar el seguimiento de tiempo para optimizar sus horas de trabajo y gestionar mejor su tiempo. Esta característica también está disponible para usuarios móviles.

Opciones de Automatización. Esta herramienta puede reducir el tiempo dedicado a tareas repetitivas. Las características de automatización son personalizables y están disponibles para todos los miembros del equipo. Por ejemplo, asignar o transferir tareas a otro miembro puede ser automatizado, con notificación por correo electrónico para la persona designada. Esta función es intuitiva y fácil de configurar incluso para usuarios principiantes. Las actualizaciones de estado, alertas para fechas de vencimiento, seguimiento de tiempo, creación de tareas recurrentes y más se pueden automatizar.

Integraciones de Terceros. Las herramientas adecuadas pueden hacer las cosas más eficientes. La integración de las diversas aplicaciones de su empresa es mucho más que simplemente conectar una aplicación con otra. Al utilizar herramientas de automatización e integrar servicios de terceros, puede agilizar las operaciones para todos en la oficina en piloto automático. Monday.com permite más de 200 integraciones. Se pueden integrar herramientas como Slack, Dropbox, Google Calendar, Zoom, Shopify y más.

Precios

• Individual: Este paquete de precios cubre hasta 2 miembros del equipo y es gratuito para siempre. Proporciona hasta 500 MB de almacenamiento.
• Básico: Comienza en $8 por usuario al mes. Los miembros pueden beneficiarse de elementos y tableros ilimitados, con más de 200 plantillas.

• Estándar: Comienza en $10 por usuario al mes. Los miembros tienen acceso a vistas de línea de tiempo y Gantt, vistas de calendario, más automatizaciones e integraciones de hasta 250 acciones al mes.

• Pro: Comienza en $16 por usuario al mes. Este plan ofrece tableros privados, automatizaciones e integraciones (hasta 25K acciones al mes), vistas de gráficos y seguimiento de tiempo.

• Empresa: Personalizado

, Cita. Algunas de las características exclusivas de este nivel incluyen permisos multinivel, seguridad a nivel empresarial, información y reportes avanzados, personalización de incorporación y servicio premium al cliente. 4.4 de 5 estrellasMonday.com es un sistema operativo de trabajo (Work OS) que permite a los equipos llevar a cabo proyectos y flujos de trabajo. Esta herramienta simple pero intuitiva ayuda a adaptarse a las necesidades cambiantes de su empresa al tiempo que permite la colaboración de los empleados. Características y clasificación de precios Pros y contrasClasificacionesCaracterísticas 4.0 Facilidad de uso 4.5 Soporte 4.6 Puntuación general 4.4Características y clasificación de preciosGestión de contenidoColaboración multiusuarioCalendario de redes socialesGestión de proyectos de marketingEquipos / Colaboración Precio desde:$8Pros y contrasHerramientas de colaboración para equipos Excelente gestión de tareas Vistas de trabajo unificadas Interfaz desordenada Herramientas limitadas de gestión de archivos Las características de seguimiento de tiempo pueden fallar No es compatible con la metodología cascada o ágil Lo mejor para: Cualquier proyecto y negocio 4.4 de 5 estrellasMonday.com es un sistema operativo de trabajo (Work OS) que permite a los equipos llevar a cabo proyectos y flujos de trabajo. Esta herramienta simple pero intuitiva ayuda a adaptarse a las necesidades cambiantes de su empresa al tiempo que permite la colaboración de los empleados. View

2. Trello

Trello es una solución fácil de usar para equipos que buscan gestionar sus diversas tareas. Es una herramienta de colaboración visual que ayuda a los equipos a comprender mejor las tareas en las que están trabajando y realizar un seguimiento del progreso de cada una.

Características

Listas de verificación avanzadas. Esta función puede ayudarlo a mantener a su equipo más responsable al facilitar la visualización de tareas y fechas de vencimiento en una sola lista. Trello también le permite automatizar y repetir listas de verificación que usa con frecuencia para flujos de trabajo más eficientes.

Vistas múltiples. Trello ofrece múltiples vistas para visualizar sus tareas, como Línea de tiempo, Calendario, Panel de control, Tabla y Mapa. Los usuarios pueden crear múltiples vistas personalizadas según sus necesidades de trabajo.

Plantillas personalizadas. Ahorre tiempo utilizando la amplia variedad de plantillas de Trello. Puede encontrar plantillas para la gestión diaria de tareas, tareas de equipo, tareas personales y más.

Etiquetado conveniente. La función de etiquetado de Trello ayuda a los miembros a priorizar las tareas más importantes en su lista de pendientes. Le permite filtrar las etiquetas, ocultando essencialmente las que no necesita trabajar de inmediato para que pueda mantener su atención enfocada en las tareas prioritarias.

Precios

• Gratuito: Este plan incluye tarjetas ilimitadas, mejoras de poder de tablero, almacenamiento (10MB por archivo) y registro de actividad. Los usuarios pueden crear 10 tableros para cada espacio de trabajo.

• Estándar: $5 por usuario al mes, facturado anualmente. Esto es ideal para equipos pequeños que necesitan almacenamiento ilimitado de 250MB por archivo, campos personalizados y listas de verificación avanzadas.

• Premium: $10 por usuario al mes, facturado anualmente. Esto es ideal para equipos que necesitan múltiples vistas (Mapa, Línea de tiempo, Panel de control, Calendario y Tabla), características de seguridad y soporte prioritario.

• Enterprise: $17.50 por usuario al mes, facturado anualmente. Este plan incluye espacios de trabajo ilimitados y SSO.

3. Asana

Asana es una de las mejores soluciones de software de gestión de tareas y proyectos en la actualidad

, ahora. Permite a los usuarios administrar y realizar un seguimiento eficiente de las tareas al proporcionar un camino claro desde la asignación y ejecución hasta el seguimiento del progreso. La interfaz de usuario suave de arrastrar y soltar es fácil de usar y crea una forma más fácil de verificar las tareas asignadas.

Características

Vistas múltiples. Asana puede resultar abrumadora para una pequeña empresa al principio, pero sin duda tiene una interfaz de gestión de tareas completa. Ofrece múltiples vistas para visualizar sus tareas, como tableros, listas, calendarios y vistas de línea de tiempo. Permite cambiar entre vistas para que los gerentes puedan supervisar el progreso general. Hay actualizaciones en tiempo real y opciones de panel de control personalizables, según el tipo de información que necesite de inmediato.

Colaboración en equipo. Asana agiliza la documentación y recuperación, ya que tiene suficientes opciones de colaboración para cualquier empresa. Puede compartir PDF, JPG y documentos de Google, transmitir instrucciones al equipo y a las personas, y más. Las tareas, subtareas y listas de prioridades se pueden establecer, junto con fechas de vencimiento, todo en un solo lugar para que todo se pueda rastrear fácilmente.

Interoperabilidad. Asana se integra con varias herramientas de mensajería de terceros, software de correo electrónico y otras aplicaciones como Google Drive, Dropbox, Slack, Salesforce, y más para personalizar aún más las comunicaciones del equipo.

Interfaz de usuario intuitiva. El tablero de Asana es fácil de usar. Todas las características principales se encuentran en el lado izquierdo de la pantalla y las pestañas están en la parte superior para una navegación fácil. Además, puede personalizar qué características mostrar y cuáles ocultar.

Precios

• Básico: Gratis para siempre. Este plan viene con tareas ilimitadas, proyectos, mensajes, registro de actividades y almacenamiento de archivos (hasta 100 MB por archivo). Permite el seguimiento del tiempo y más de 100 integraciones.

• Premium: Comienza en $10.99 por usuario al mes, facturado anualmente. Los miembros pueden acceder a plantillas de tareas, búsqueda avanzada, el Constructor de Flujos de Trabajo para crear flujos de trabajo automatizados y más.

• Empresarial: Comienza en $24.99 por usuario al mes, facturado anualmente. Este plan incluye portafolios, objetivos, un constructor de reglas personalizadas e integraciones avanzadas.

• Empresarial: Presupuesto personalizado. Las características incluyen marca personalizada, exportación de datos y soporte las 24 horas, los 7 días de la semana.

4. ClickUp

ClickUp es un software de gestión de tareas basado en la nube que ofrece funciones de tareas compartidas. Hace que las alertas y actualizaciones de tareas sean muy visibles y accesibles para los gerentes y miembros del equipo. ClickUp es una de las mejores herramientas en términos de precios e interfaz de usuario.

Características

Plantillas personalizadas. ClickUp está a la vanguardia en lo que respecta a las características de personalización para la descripción general del trabajo. El software puede adaptarse a cualquier tipo de modelo de negocio, preferencias personales sobre qué detalles mostrar y qué tipo de colaboración necesita. Por ejemplo, la función de Campos Personalizados permite a los gerentes agregar información completa por vista de tarea, incluidos los enlaces web. Y hay más de 50 widgets para sus paneles. Tendrá completa flexibilidad para trabajar con un software adaptado a cualquier tarea y especificaciones de usuario individual.

Vistas múltiples. Esta plataforma de gestión de tareas ofrece varias vistas para que usted elija, lo que le permite diseñar cómo se verán las líneas de tiempo, la estructura de las tareas y la designación del equipo en el, panel de control. Está disponible la vista de Gantt incorporada, la vista de calendario, la vista de lista, la vista de carga de trabajo y la vista de mapa mental.

Informes en tiempo real. ClickUp permite a los equipos recuperar datos, crear y personalizar informes. Le permite establecer metas medibles y hitos clave para facilitar el seguimiento del progreso. Informar sobre el progreso puede hacer que la empresa esté mucho más informada sobre qué procesos puede mejorar. Además, puede proporcionar informes de rendimiento y determinar cómo cada miembro del equipo puede maximizar su productividad en cualquier tarea.

Aplicación móvil fácil de usar. Otras plataformas de gestión de tareas tienen problemas con la adaptabilidad móvil, pero no ClickUp. Los gerentes y el personal pueden trabajar utilizando la aplicación móvil para asignar y completar tareas, comunicarse con los miembros del equipo, enviar archivos y más. Esta herramienta puede ser muy beneficiosa para los miembros que manejan tareas mientras están en movimiento.

Precios

• Gratis para siempre. Este plan incluye 100 MB de almacenamiento, tareas ilimitadas y miembros de plan gratuitos, seguimiento del tiempo, soporte las 24 horas, los 7 días de la semana, documentos colaborativos, autenticación de dos factores y más.

• Ilimitado: $5 por usuario al mes. Ideal para equipos pequeños, este plan ofrece almacenamiento ilimitado, integraciones, paneles, gráficos de Gantt y campos personalizados.

• Negocio: $12 por usuario al mes. Ideal para equipos de tamaño mediano. Sus características incluyen exportación personalizada, automatizaciones avanzadas y funciones de panel de control, y estimaciones de tiempo detalladas.

• Negocio Plus: $19 por usuario al mes. Ideal para múltiples equipos. Permite permisos personalizados, creación de roles, y capacidad en carga de trabajo. También incluye soporte prioritario.

• Empresa: Cotización personalizada. Ideal para múltiples equipos grandes, este plan incluye roles personalizados ilimitados, capacitación de incorporación en vivo, etiquetas blancas, inicio de sesión único, acceso a servicios gestionados y más.

5. Hive

Fundada en 2015, Hive es una de las soluciones de software de gestión de tareas más nuevas en el mercado. A pesar de ser relativamente nueva, se considera una de las herramientas más efectivas por su versatilidad y capacidad de personalización. Los equipos de todos los tamaños pueden aprovechar Hive para asignar tareas de manera conveniente y colaborar.

Características

Tareas simplificadas. Hive simplifica la gestión de tareas al facilitar la asignación de tareas a individuos, equipos e incluso a varias personas que no son de los mismos departamentos. Permite a los miembros realizar un seguimiento del tiempo que dedican a cada tarea y también automatizar las notificaciones de actualización.

Paneles personalizados. Con Hive, tú y los miembros de tu equipo obtienen múltiples diseños de tareas para una mejor comprensión del progreso de las tareas. Hay vistas de kanban, gantt, tabla, calendario, personal, equipo, resumen, etiqueta y portafolio. Además de personalizar los diseños, puedes establecer estados de acción con colores personalizados y niveles de urgencia para indicar el nivel de prioridad de cada tarea. También están disponibles notificaciones personalizadas y emojis.

Colaboración en equipo. Hive te permite almacenar todas las actualizaciones de tareas en un solo lugar para una mejor comunicación dentro del equipo. La plataforma es ideal para equipos de diversos tipos, como híbridos, remotos y en oficina.

Diversas integraciones. El software cuenta con más de 1,000 integraciones, lo que te permite llevar diferentes aplicaciones a un solo lugar para una mayor eficiencia. Sus integraciones nativas incluyen Microsoft Teams, Google Drive, Dropbox, Slack, Jira, GitHub y más.