La preparación es esencial para que cualquier negocio funcione sin problemas y se recupere rápidamente en caso de contratiempos. Esto se aplica a todos los aspectos de tu negocio, especialmente a tus comunicaciones. Como el puente que conecta tu negocio con tus clientes, tu estrategia de comunicación juega un papel clave en establecer una relación sólida con tu audiencia.
En esta guía, te mostramos el proceso paso a paso para crear un plan de comunicación efectivo. Empecemos.
Guía para crear un plan de comunicación efectivo:
¿Qué es un plan de comunicación?
Como su nombre lo indica, un plan de comunicación es una estrategia para entregar mensajes clave de marca a tu audiencia. Te ayuda a establecer la audiencia que deseas alcanzar, los mensajes que deseas transmitir y los canales a través de los cuales difundirás el mensaje. Un plan de comunicación también es importante para identificar y describir cómo deseas presentar tu marca frente a tu público objetivo.
¿Por qué necesitas un plan de comunicación?
Hay varias razones por las cuales tener un plan de comunicación es esencial para los negocios. Algunas de las razones más importantes incluyen:
Gestionar eficazmente una crisis
Uno de los principales beneficios de tener un plan de comunicación sólido es preparar tu negocio para gestionar una crisis de manera efectiva. Si la reputación de tu marca está en juego debido a decisiones comerciales anteriores o campañas/mensajes de marketing, un plan de comunicación puede guiarte sobre cómo responder de manera adecuada.
¿Recuerdas cuando KFC se quedó sin… pollo? En 2018, la icónica cadena de pollo frito estaba experimentando retrasos en las entregas que llevaron a la mayoría de sus restaurantes en el Reino Unido e Irlanda a quedarse sin pollo. El equipo de relaciones públicas y marketing de KFC se puso a trabajar de inmediato, lanzando anuncios con letras reorganizadas para asumir su error.
Según Campaign US, la disculpa apareció solo una vez en dos periódicos nacionales pero se compartió más de 219 millones de veces en redes sociales y alcanzó a 796 millones. Sigue siendo uno de los ejemplos de gestión de crisis más comentados. La empresa también recurrió a Twitter, respondiendo a preguntas populares con hechos, demostrando transparencia y tranquilizando a los clientes. Este es el ejemplo perfecto de cómo un plan de comunicación efectivo puede salvar la reputación de tu marca en tiempos de crisis.
There’s gossip in the hen house, here’s the facts… pic.twitter.com/lEuyiOZx2h
— KFC UK (@KFC_UKI) February 21, 2018
Apoyar nuevos lanzamientos de productos/iniciativas comerciales
Un plan de comunicación también es esencial para apoyar tus nuevas iniciativas comerciales o lanzamientos de productos. Te ayuda a establecer los mensajes clave que necesitas transmitir para asegurar que estas iniciativas sean un éxito.
Mensajes de marca consistentes
Tener un plan de comunicación establecido te brinda claridad sobre cómo comunicarte con tu audiencia, lo que te permite mantener la consistencia de tus mensajes. Esto fortalece la imagen de tu marca y te ayuda a construir una reputación sólida.
Establecer una relación sólida con tu comunidad
Tu plan de comunicación también puede describir cómo interactuar con tu audiencia en diferentes situaciones. Esto te permite ser receptivo para mantener a tu comunidad comprometida y establecer una relación sólida con ellos.
Pasos para crear un plan de comunicación
, Plan
Ahora pasemos a la parte más importante: crear tu plan de comunicaciones. El proceso incluye nueve pasos clave:
Paso 1: Auditoría de tus materiales de comunicación existentes
Comienza reevaluando lo que ya tienes y lo que ya estás haciendo. Realiza una auditoría de tus materiales y estrategias de comunicación existentes para buscar posibles áreas problemáticas. Este proceso de auditoría puede ayudarte a identificar qué funciona y qué no, o si hay oportunidades que se han perdido. Puedes seguir los siguientes pasos para realizar tu auditoría:
- Echa un vistazo a cada aspecto de tus comunicaciones de marca actuales. Esto incluye comunicaciones en todos los canales, desde correo electrónico hasta redes sociales y correo directo. También incluye todos los elementos de esas comunicaciones, desde texto y diseño hasta incluso las líneas de asunto de correo electrónico.
- Ahora evalúa todo este material de comunicación e intenta identificar tendencias y entender su rendimiento. ¿Existen mensajes que funcionaron mucho mejor que otros? ¿O tal vez hay mensajes que dieron resultados pobres? ¿Notas algún cambio en cómo te comunicas a lo largo del tiempo?
- Para obtener un análisis aún más completo, involucra a otras personas. Recopila comentarios de tus clientes, miembros del equipo y partes interesadas para ver cómo se sienten acerca de tus comunicaciones y qué puedes hacer mejor.
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Paso 2: Establecer objetivos basados en tu auditoría
Una vez que hayas terminado tu auditoría, puedes comenzar a establecer metas definitivas utilizando la información y los datos obtenidos de la auditoría. ¿Qué esperas lograr con tu plan de comunicación? Idealmente, el objetivo debe ser específico y medible. También debe estar basado en un tiempo determinado y ser alcanzable de manera realista.
Por ejemplo, el objetivo de un plan de comunicación de marketing para promocionar el lanzamiento de un producto próximo puede ser «alcanzar X cantidad de preventas antes de la fecha de lanzamiento». O digamos que tu equipo de reclutamiento necesita redactar un plan de comunicación para atraer a más candidatos. El objetivo en este caso podría ser «aumentar las solicitudes en un 25% en el próximo trimestre».
También puedes tener un plan de comunicación continuo sin una meta específica y medible. En este caso, los resultados son menos cuantificables, pero aún puedes tener un objetivo establecido. Por ejemplo, puedes tener un plan de comunicación para preparar a tu equipo de relaciones públicas para la respuesta ante crisis. Y el objetivo de este plan sería «crear una respuesta inmediata y desescalar posibles crisis».
Paso 3: Define claramente tus puntos de venta únicos
¿Qué hace que tu marca sea diferente de la competencia? Tu plan de comunicación debe incluir un mensaje claro sobre el valor único de tu negocio. Este punto de venta único (USP) debe utilizarse en diferentes aspectos de tus comunicaciones de marketing, desde el texto de tus anuncios hasta tu sitio web y tu eslogan.
¿Tal vez tienes un mejor punto de precio que tus competidores? ¿O tal vez tus productos tienen un precio alto pero son incomparables en términos de calidad? Tal vez ofrezcas un mejor servicio al cliente que todos tus competidores., competidores. Sea cual sea tu USP, asegúrate de que esté claramente definido en tu plan de comunicaciones.
Si aún no tienes un USP, puedes determinarlo haciendo las siguientes preguntas:
- ¿Ofreces algo que tus competidores no?
- ¿Qué problemas resuelve tu producto/servicio?
- ¿Qué haría que las personas te elijan sobre la competencia?
Paso 4: Identifica y describe tu audiencia principal
¿Quién verá y escuchará tu mensaje? Conocer a tu audiencia es clave para desarrollar un plan de comunicaciones efectivo. Esto te ayudará a elaborar mensajes basados en las necesidades, intereses y puntos problemáticos únicos de tu audiencia. Y terminarás con mensajes que conecten con las personas que deseas alcanzar.
Este paso se puede dividir en dos partes: identificar quién es tu audiencia y definir tu audiencia principal. Comienza analizando tus datos en varios tableros de análisis para obtener más información sobre tu audiencia actual. Por ejemplo, Google Analytics puede ayudarte a conocer a tus visitantes de sitio web. Y las analíticas de redes sociales pueden mostrarte las características demográficas de tus seguidores.
A continuación, puedes utilizar la información para desarrollar una descripción de tu audiencia principal. Por ejemplo: «Jóvenes padres de veintitantos años que buscan soluciones para la crianza».
Puedes crear múltiples grupos de audiencia clave en función de tu investigación y metas de marca. Así podrás segmentar tu audiencia en varios segmentos y nombrar a cada grupo para organizar mejor tu información.
Paso 5: Desarrolla tu mensaje de marca teniendo en cuenta a cada audiencia
Ahora que has definido tus audiencias clave, es hora de crear un mensaje de marca que conecte con ellos. Toma tu punto de venta único y encuentra la manera de adaptarlo para atraer a cada grupo de audiencia. Las siguientes preguntas pueden ayudarte a desarrollar tu mensaje de marca:
- ¿Qué debería saber esta audiencia sobre mi negocio?
- ¿Qué valores tiene esta audiencia que debo tener en cuenta?
- ¿Qué voz y lenguaje pueden relacionar?
Al responder estas preguntas clave, puedes crear un mensaje que haga que cada audiencia se sienta comprendida. Esto implicará abordar sus puntos problemáticos y centrar tu mensaje en sus valores. Después de elaborar tus mensajes clave de marca, puedes organizarlos en una tabla o gráfico para alinear fácilmente el mensaje con el grupo de audiencia.
Paso 6: Crea tu plan
A continuación, puedes comenzar a desarrollar un esquema de tu plan de comunicaciones. Si bien la estructura específica puede variar según cada organización, tu plan generalmente debe contener los siguientes detalles:
- El propósito de tu plan de comunicaciones
- Un cronograma para publicar diferentes mensajes
- Un marco para situaciones de escalada: cuándo escalar y a quién escalar
- Las tareas y responsabilidades asignadas a cada miembro del equipo: quién debe manejar las respuestas, quién debe manejar las escalaciones, quién debe manejar los mensajes de marketing, etc.
- Qué hacer y qué no hacer en diferentes situaciones
Paso 7: Determina tus canales de comunicación
Otro aspecto crucial de tu plan de comunicaciones es tu canal. ¿Cómo difundirás el mensaje? Esto depende en gran medida del tipo de mensaje que desees transmitir y a quién deseas transmitirlo.
, Para tu plan de comunicaciones de marketing, puedes considerar los siguientes canales para entregar tu mensaje:
– Tu blog: Para compartir información valiosa, establecer autoridad en el campo y compartir actualizaciones/noticias de marca.
– Redes sociales: Para construir una comunidad sólida alrededor de tu marca y interactuar con tus seguidores.
– Email marketing: Para involucrar a los clientes existentes con ofertas comerciales, boletines y mensajes de marketing.
– Publicaciones de noticias: Para anuncios oficiales y mensajes de relaciones públicas.
– Material impreso: Folletos, volantes y correo directo pueden fortalecer tus comunicaciones de marketing.
– Marketing digital: Te permite mostrar mensajes dirigidos a través de publicidad de pago por clic.
– Publicidad tradicional: La televisión y la publicidad impresa pueden ayudarte a alcanzar una audiencia masiva fuera de Internet.
De estos canales, es particularmente importante desglosar aún más los canales de redes sociales que necesitas utilizar. Esto depende en gran medida de la audiencia que deseas alcanzar y qué plataformas sociales utilizan.
Paso 8: Asignar miembros del equipo para entregar el mensaje. Una vez que hayas configurado todo esto, es hora de decidir qué miembros de tu equipo deben entregar el mensaje. Por ejemplo, los gerentes de redes sociales típicamente se encargarán de todos los mensajes relacionados con las redes sociales. Por otro lado, tu equipo de marketing puede encargarse de todas tus comunicaciones de marketing. Puedes desglosar aún más la responsabilidad de cada individuo, asignando a personas para manejar correos masivos, anuncios de televisión, relaciones con los medios, etc.
Es importante ser lo más detallado posible con esto para que todos tengan claro lo que se espera de ellos. Esto te ayudará a ejecutar un plan de comunicaciones organizado en todos los canales y departamentos.
Paso 9: Establecer un cronograma aproximado para ejecutar tu plan. El siguiente paso es estimar un cronograma para cada paso de tu plan de comunicaciones. Por ejemplo, ¿cuánto tiempo tomará corregir un pequeño error en tu mensaje publicitario? O en el caso de las comunicaciones internas, también tendrás que considerar la duración típica que tomaría para que tu mensaje pase por todos los departamentos relevantes.
Planificación para comunicaciones efectivas. Ahora que tienes una idea clara de los pasos que debes seguir, es hora de comenzar a crear tu propio plan de comunicaciones. Estar preparado con un sólido plan de comunicaciones puede ayudarte a responder rápidamente y evitar posibles crisis antes de que se intensifiquen. Si necesitas más ayuda para crear un plan, utiliza las plantillas a continuación como referencia.
Preguntas frecuentes:
– ¿Qué debe incluir un plan de comunicaciones?
Un plan de comunicaciones debe incluir información sobre tu objetivo, audiencia objetivo, mensaje clave, cronograma, canales y personas responsables directamente.,
¿Cuáles son los cinco componentes de un plan de comunicaciones?
Los cinco componentes de un plan de comunicaciones son el público objetivo/partes interesadas, objetivo, mensaje clave, canales/medios adecuados y miembro del equipo asignado.
¿Cómo puedo elaborar un plan de comunicaciones?
Puedes elaborar un plan de comunicaciones definiendo tu objetivo, identificando tu público objetivo, creando tu mensaje, decidiendo los canales adecuados y asignando a un miembro del equipo para entregar el mensaje.
¿Cuál es un ejemplo de un plan de comunicaciones?
Un ejemplo de un plan de comunicaciones es un plan de comunicaciones de marketing para promocionar el lanzamiento de un producto. Esto típicamente incluiría metas específicas y medibles como «generar X cantidad de registros para demostraciones del producto antes de la fecha de lanzamiento».
¿Cuál es el propósito de un plan de comunicaciones?
El propósito de un plan de comunicaciones es describir claramente cómo y dónde se debe distribuir tu mensaje. Ayuda a definir quién debe recibir el mensaje y quién es responsable de distribuirlo.
