Los 5 mejores software de gestión de contratos para tus campañas de influencers

Su marca ya ha elegido a los mejores influencers en el nicho y ahora es momento de plasmar el acuerdo por escrito. Contar con una plataforma de contratos conveniente y segura permitirá proteger su marca y su relación con los influencers, ante cualquier cambio imprevisto, mala gestión, malentendidos y más.

De hecho, la creación y gestión de contratos no se limita solo al marketing de influencia, sino que constituyen una parte importante de cualquier operación empresarial. Desde pequeñas empresas hasta grandes empresas, los contratos determinan lo que es legal y los términos de la relación laboral. La cuestión es que los contratos pueden resultar tediosos. El propio proceso de creación de un contrato ya lleva mucho tiempo y está sujeto a errores. Además, hay que tener en cuenta cualquier cambio o adición. Si no hay una forma segura de enviar y reenviar borradores de contrato, su empresa puede ser responsable.

Principales sistemas de gestión de contratos para sus campañas con influencers:

¿Por qué utilizar un software de gestión de contratos?

Con el marketing de influencia, es necesario tener todos los aspectos cubiertos. Ya sea que implique un contrato de terceros, un acuerdo de confidencialidad o un compromiso basado en la compensación, puede hacer un seguimiento de todo el ciclo de vida del contrato según lo especificado, lo cual incluye:

• preparación de documentos
• almacenamiento de documentos
• comunicación con la otra parte
• ediciones en el documento
• negociación de los términos
• aprobaciones
• enmiendas
• renovaciones de contrato
• auditorías de cumplimiento

Dependiendo de los términos de la relación, los acuerdos con los influencers deben contener lo siguiente:

• Acuerdo de confidencialidad que establezca qué tipo de información es confidencial y no debe ser divulgada públicamente
• Modelo de compensación para especificar tarifas, comisiones, envío de productos o un paquete que permita los tres modos para un contratista independiente
• Pautas de campaña de marca que puedan describir cómo debe ser la mensajería de la marca para mantener su tono, estilo y lenguaje general
• Pautas de campaña de influencers que puedan especificar cómo la marca respetará la mensajería personal auténtica de los influencers.
• Entregables que requiere el período de campaña específico del influencer
• Derechos de contenido que permitan que su marca y el influencer acuerden qué contenido patrocinado puede ser reutilizado por su empresa sin infringir al influencer que lo creó en primer lugar

Simplifique el proceso de creación y gestión de contratos utilizando un software de gestión de contratos, o CLM (por sus siglas en inglés). Estos sistemas hacen que el envío, la edición y el trabajo con contratos sea más eficiente. Las marcas también pueden delinear mejor los objetivos de la relación con los influencers y otros elementos indispensables que el contrato debe incluir.

5 sistemas de gestión de contratos recomendados

Hemos determinado algunas de las mejores soluciones de software de gestión de contratos en la actualidad. Estos sistemas pueden facilitar una relación comercial próspera con los influencers. Veamos cada uno de ellos:

1. PandaDoc

PandaDoc es una plataforma de gestión de contratos y documentos que ofrece una suite intuitiva de opciones para supervisar todo el ciclo de vida de sus acuerdos legales. El software fue lanzado en 2011 y desde entonces ha dominado la industria con sus numerosas funciones.

PandaDoc cuenta con un portal de autoservicio que permite a las partes contractuales acceder al contrato para facilitar la negociación y la comunicación. La plataforma puede almacenar todo tipo de documentos y firmas electrónicas en su biblioteca de contenido y facilita las cosas a través de su sistema de arrastrar y soltar

, Editor.

Lo excelente de PandaDoc es que es fácil de usar y personalizar. Tienes un número ilimitado de usuarios permitidos, así como documentos y firmas electrónicas para utilizar dentro de la plataforma. Hay notificaciones en tiempo real para cualquier cambio en el contrato, procesamiento de pagos y otras actividades. PandaDoc cuenta con un almacenamiento seguro en la nube. Los contratos sensibles relacionados con la salud, como acuerdos compatibles con HIPAA, están seguros dentro de la plataforma.

PandaDoc facilita la integración, ya que es interoperable con 15 plataformas diferentes de gestión de relaciones con los clientes, como HubSpot, Pipedrive y Microsoft Dynamics, por nombrar algunas.

Este software es una de las opciones más rentables del mercado, pero algunas funciones clave como integraciones, marca personalizada en los documentos y envío masivo tendrán un costo adicional. Además, la biblioteca de contenido solo está disponible en los planes Business o Enterprise. PandaDoc tiene planes mensuales o anuales, con un descuento del 34% si optas por un pago anual. El plan Essentials comienza en $19 al mes, mientras que el plan Business cuesta $49 al mes. Hay una prueba de 14 días para explorar el software antes de comprometerse con un plan de pago.

2. Agiloft

¿Quieres un software de gestión de contratos sin demasiados requisitos de programación técnica? Agiloft es la solución perfecta. Esta plataforma ofrece gestión de ciclo de vida de contratos personalizada sin código para empresas de pequeña escala y empresas.

Agiloft fue el primero en ofrecer servicios de gestión de contratos en 1991. A lo largo de los años, ha habido competidores que establecieron sus respectivos sistemas, pero Agiloft sigue siendo confiable y fácilmente personalizable. El software basado en la nube ofrece funciones importantes como redacción de contratos, plantillas de impresión de contratos, firma electrónica a través de Adobe Sign o DocuSign y una biblioteca de contenido. También tiene una biblioteca de cláusulas, donde un autor puede verificar cualquier edición o adición a las cláusulas.

Agiloft permite a los especialistas en marketing crear flujos de trabajo personalizados, enrutamiento y procesos de informes. El software supera a los competidores cuando se trata de configuraciones de flujos de trabajo sin código. Puedes personalizar el panel de control para realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) o colocar notificaciones de contratos específicos. La seguridad está establecida, ya que Agiloft mantiene un registro de auditoría de cada documento y está equipado con medidas de cumplimiento que siguen las regulaciones de Sarbanes-Oxley, GDPR y HIPAA. Además, se integra perfectamente con Google o Microsoft para mayor comodidad en tu lugar de trabajo.

La única desventaja del software es que puede confundir a los principiantes con la gran cantidad de opciones de personalización que ofrece. Por lo tanto, los usuarios pueden querer participar en el entrenamiento en línea que ofrece dentro de la plataforma. Agiloft también no tiene una función de chat interno que podría ser útil durante las negociaciones de contratos.

En cuanto al costo, Agiloft tiene una prueba gratuita sin límites de tiempo, pero las empresas pueden configurar un plan personalizado según sus necesidades. Hay un plan gratuito para pequeñas empresas si no necesitas todas las funciones en un sistema de gestión de contratos.

3. Legito

Legito es una plataforma de gestión de documentos que facilita el intercambio, la edición y el almacenamiento seguro de contratos, que los usuarios pueden personalizar. Con un panel de control enfocado, capacidades basadas en IA y un editor único de plantillas para la automatización sin programación, esta opción confiable ha funcionado en más de 80 países en todo el mundo.

Legito ofrece un portal de autoservicio donde los usuarios pueden configurar colaboración, notificaciones y comunicación para, contratos. Varios usuarios pueden administrar documentos y editar dentro de la plataforma. Si prefieres compartir contratos con límite de tiempo, el software permite enviar enlaces por correo electrónico que caducan en un tiempo determinado. Además de los contratos, Legito tiene una variedad de plantillas para acuerdos, escrituras, arrendamientos y más.

El software te permite establecer un esquema de autorización basado en roles para identificar qué usuarios pueden acceder a funciones de edición específicas del contrato. Las características que pueden acelerar la gestión de contratos incluyen el editor de plantillas, campos personalizados en registros de documentos, importación de datos, generación por lotes y uso compartido externo. También hay listas de verificación de aprobación para realizar un seguimiento de diferentes niveles de un caso y anotar cada revisión y firma en varios documentos.

Una desventaja de Legito sería el factor intimidante. Incluso si es una plataforma sin código, los usuarios primerizos pueden sentirse abrumados con su conjunto de características. Es posible que necesites más tiempo para configurar el sistema y explorar cómo tus campañas de marketing pueden tener soluciones personalizadas de gestión de contratos. La plataforma tiene tutoriales en video y un recorrido guiado que puede ayudar en tu proceso de incorporación.

En cuanto al precio, Legito es más caro, pero esto es comprensible, ya que puede optimizar todos los procesos de gestión de documentos más allá de los contratos. Tiene un plan básico de $1,200 al año y $100 por cada usuario adicional. El plan de Pequeñas Empresas es elevado, con un costo de $9,600 al año para hasta 10 usuarios y $80 adicionales por cada usuario agregado. El software no ofrece una versión gratuita, pero puedes suscribirte a una prueba gratuita.

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4. Concord

Concord comenzó en 2014 y desde entonces ha construido una sólida plataforma que respalda la gestión de contratos a nivel empresarial. El software no limita tus procesos y permite contratos ilimitados, visores de documentos, almacenamiento de archivos y firmas electrónicas. Tiene un panel de control sencillo que ayuda a las empresas a mantenerse al tanto de las negociaciones, cambios y cumplimiento de contratos.

El panel de control de Concord se parece al de Gmail, se configura rápidamente y se personaliza para ediciones en vivo, revisiones, comentarios y chat en tiempo real, y recordatorios de plazos. La plataforma cuenta con una función de búsqueda de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) de texto completo que facilita la recuperación de información. También tiene una función de autocompletado inteligente que hace que la creación y negociación de contratos sea extremadamente conveniente. Soporte ilimitado de Concord es notable, y también tiene una función de carga masiva en todos los niveles de planes.

Con este sistema, tus contratos de influencers se mantienen seguros porque tiene mecanismos de cifrado y auditoría comparables a los utilizados en finanzas. Los usuarios pueden configurar procesos de aprobación personalizados y grupos de usuarios y recopilar información necesaria de acuerdos a largo plazo. Puedes integrarlos con Dropbox, DocuSign, Salesforce y otro software.

Este software proporciona un sistema rico e intuitivo para la gestión del ciclo de vida, pero también tiene desventajas. No permite reembolsos en planes pagados. Una vez que te comprometes con un plan, no hay vuelta atrás. Las auditorías de seguridad de Concord en las versiones de documentos también crean largos registros de datos que pueden resultar tediosos. También necesita mejorar en la integración de contratos creados fuera de su plataforma.

Concord funciona mejor para empresas a gran escala que deben mantener un sistema de cumplimiento y seguimiento sustancial para sus contratos., contratos. Hay una versión gratuita que tiene documentos ilimitados y firmas electrónicas para tres usuarios, un plan estándar que cuesta $115 al mes, un plan Pro que cuesta $295 al mes y un plan Enterprise con un presupuesto personalizado.

5. Outlaw

Outlaw tiene un nombre intrigante, pero hace todo lo posible para mantener a las empresas en el rumbo y cumplir con sus contratos. Fundado en 2017, es un software relativamente nuevo, pero cuenta con potentes análisis asistidos por IA y un panel conveniente que son perfectos para las necesidades de informes y gestión del ciclo de vida.

La plataforma está construida para todo tipo de empresas. Las empresas pueden personalizar el almacenamiento de documentos, contratos y firmas electrónicas dentro del sistema. Las funciones avanzadas ayudarán en la gestión de contratos, además de eso, los usuarios pueden crear fácilmente correspondencias formales ad hoc. Hay características importantes como búsqueda de texto completo, envío masivo, marcado y auditoría basados en la nube, firma electrónica nativa, notificaciones en tiempo real y procesamiento seguro de pagos realizado por Stripe.

Los usuarios de Outlaw tienen una amplia gama de plantillas, opciones automáticas para renovaciones y campos de contrato dinámicos para personalizar cualquier cambio. Esto facilita el acceso a los estados y actividades del contrato, lo que permite una acción urgente en cualquier actualización. El software se integra con Salesforce, HubSpot, Zapier, Slack y QuickBooks. Con sus estándares de la industria, se garantiza que sus documentos se alojen en centros de datos conformes a SOC-2.

Apreciarás la plataforma enfocada y simplificada de Outlaw, pero aún hay áreas de mejora. Compartir se hace muy seguro, tanto que compartir fuera del sistema puede ser incómodo en comparación con otros softwares. Solo personas específicas pueden firmar los documentos, lo que puede causar problemas si tienes poco tiempo y necesitas cambiar los firmantes. Outlaw solo permite cinco usuarios principales y no puedes agregar más colaboradores más allá de eso.

Los precios son diferentes a los de otros softwares, ya que tienes dos categorías de usuarios. El Usuario Principal es el administrador, por $125 al mes, obtienes control total del sistema. También hay colaboradores con una tarifa de $60 al mes que tienen acceso pero sin funciones administrativas completas.

Software de Gestión de Contratos: La Conclusión

La gestión de contratos puede pasarse por alto cuando se trata de la naturaleza sutil del marketing de influencers. Pero es uno de los salvaguardias en los que tu empresa puede invertir para mantener una relación atenta y cumplidora con socios y colaboradores.

Los influencers son técnicamente parte de tu campaña de marketing. Abren las puertas para la negociación, metas a corto y largo plazo y vías continuas de crecimiento. Un sistema adecuado de gestión de contratos facilita el registro y la auditoría sin complicaciones mientras protege los intereses tanto de tu empresa como de los influencers.

La mayoría de los softwares de gestión de contratos tienen suscripciones anuales o mensuales. Con contratos estándar, tu empresa puede optar por planes simples y económicos o incluso opciones gratuitas. Pero si debes hacer un seguimiento de múltiples compromisos con influencers, renovaciones, etc., es posible que optes por un sistema vigoroso con almacenamiento de archivos seguro e ilimitado, mensajería y edición en tiempo real y análisis intuitivos dentro de la plataforma.

Preguntas Frecuentes

¿Qué hace un sistema de gestión de contratos?

Las herramientas de software de gestión de contratos ayudarán a tu organización a mitigar riesgos y garantizar el cumplimiento. Estos softwares facilitan llevar un contrato a la plataforma y encontrar posibles problemas.

, Las causas. El software puede analizar contratos y crear informes de análisis de riesgos.

¿La gestión de contratos es parte de CRM?

La diferencia entre la gestión de contratos y CRM es simple. Los sistemas de gestión de contratos son un repositorio para contratos, mientras que un sistema de CRM (sistema de gestión de relaciones con los clientes) realizará un seguimiento de oportunidades comerciales e interacción con posibles clientes.

¿Cómo elijo un software de gestión de contratos?

Esto es lo que necesitas saber sobre cómo elegir un software de gestión de contratos:

• Evaluación de usuarios finales
• Involucra a tu personal clave
• Cómo distribuir la información
• Compatibilidad técnica con tus sistemas
• Soporte y capacitación para tu personal

¿Cuánto cuesta el software de CLM?

Un software de CLM cuesta $23 por usuario por mes para Avokaado, luego $59 por usuario por mes para la versión Pro. Soluciones empresariales están disponibles bajo pedido.