¿Qué es la Gestión de Contenido Empresarial (ECM)? Una Guía de ECM

Gestión de contenido empresarial (ECM) es una estrategia para crear y organizar varios tipos de contenido que se ha vuelto cada vez más popular a lo largo de los años. De hecho, el mercado de gestión de contenido empresarial se ha más que duplicado desde 2017, pasando de $31.66 mil millones a $67.14 mil millones.

Si tu empresa corporativa crea regularmente contenido para compartir con tus empleados, partes interesadas, líderes de equipo, ejecutivos de alto nivel, clientes y más, la gestión de contenido empresarial puede ser una gran solución.

A lo largo de esta guía, hablaremos más sobre qué es ECM, los principales beneficios de su uso, los cinco componentes principales y más.

¿Qué es la gestión de contenido empresarial? Guía para ECM:

¿Qué es la gestión de contenido empresarial (ECM)?

Gestión de contenido empresarial, o ECM por sus siglas en inglés, es una estrategia que muchas organizaciones grandes emplean para gestionar los cinco componentes principales: captura, gestión, almacenamiento, preservación y entrega de contenido importante a las partes necesarias. (Más sobre estos componentes en breve.)

ECM implica los diversos procesos y herramientas necesarios para esos componentes, y asegura que tu organización pueda mantenerse al día con el flujo de contenido en el negocio y que nada esencial se pierda.

Tus soluciones de ECM normalmente se centran en contenido interno, como informes, documentos de capacitación y cualquier otro tipo de hoja de cálculo, PDF, documento de Word, etc.

También puede contener información estructurada e información no estructurada. La información estructurada se refiere a documentación, datos y otra información que tienen un formato más estandarizado, como archivos de Excel o bases de datos SQL. La información no estructurada, por otro lado, no tiene un formato estandarizado o estructurado y puede tener todo tipo de formas y tamaños.

¿Por qué es importante la gestión de contenido empresarial?

ECM se ha vuelto mucho más importante y prevalente a lo largo de los años debido al aumento de las violaciones de datos y a los movimientos gubernamentales para ayudar a mantener la mayor cantidad de información privada posible para los ciudadanos.

Pero además de eso, ECM es importante porque ayuda a almacenar y gestionar los miles de documentos extraviados que las empresas podrían tener de otra manera. No confíes en el correo electrónico y el almacenamiento no seguro para guardar esos contratos de clientes y archivos de empleados.

En su lugar, invierte en un software de ECM que pueda ayudarte a almacenar archivos esenciales, organizarlos en carpetas flexibles para un fácil acceso y mantener la información confidencial segura.

Principales beneficicios de la gestión de contenido empresarial

¿Por qué más debería considerar tu organización invertir tiempo y dinero en la gestión de contenido empresarial? Hay varios beneficios a considerar.

Organizar Documentación Importante

Tu sistema de ECM probablemente albergará una serie de documentos internos, ayudando a mantener todas las piezas de contenido más esenciales en un solo lugar. Esto proporciona a tu empresa lo que se llama una «única fuente de verdad», asegurándose de que no haya duplicados, errores y documentos sueltos (especialmente que contengan información confidencial) volando por cualquier lugar de la empresa excepto en el almacenamiento de ECM.

Reducir Riesgos de Seguridad y Cumplimiento

Las herramientas de ECM pueden asegurar que tu contenido se almacene dentro de un repositorio seguro, permitiendo únicamente que aquellos con acceso busquen y encuentren la documentación que necesitan. Esto puede ayudar a aliviar posibles problemas de seguridad y cumplimiento, asegurándose de que solo aquellos que necesitan la documentación puedan acceder a ella.

Hacer que sea más Fácil Encontrar Contenido

Con herramientas de búsqueda fáciles y todos en tu equipo sabiendo que el contenido que necesitan se almacenará en un lugar seguro, es mucho más fácil buscar y localizar los documentos, hojas de cálculo, archivos, contratos,

, etc., que las personas necesitan para sus tareas diarias.

Aumentar la eficiencia

Los sistemas ECM pueden reducir las tareas manuales, automatizando la gestión de contenido. También facilita a sus empleados encontrar lo que necesitan para completar sus tareas, evitando el trabajo redundante como tener que volver a crear documentos perdidos, mejorando así la productividad y eficiencia general.

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Elementos de la Gestión de Contenido Empresarial

La gestión adecuada de contenido empresarial puede dividirse en cinco componentes principales. Su estrategia ECM debe contar con cada una de estas piezas para asegurarse de que nada se pierda.

El primer componente, captura, trata de capturar o recopilar la documentación existente para llevarla a su nuevo sistema ECM. Deberá convertir cualquier documento en papel en formatos electrónicos, importar archivos electrónicos existentes y compilar una lista de toda la documentación existente que necesita estar en su almacenamiento ECM.

Esto podría incluir documentación como:

• Contratos
• Facturas y órdenes de compra
• Curriculums y solicitudes de empleo
• Archivos de empleados
• Informes de investigación
• Propuestas

Digitalizar todos estos documentos en un repositorio centralizado puede ayudar a mejorar los procesos organizacionales y facilitar la búsqueda del contenido empresarial.

El siguiente componente es gestionar, y aquí es donde entra en juego un completo sistema de software de gestión de contenido empresarial. La interfaz de la herramienta ECM que elija debe permitir a los miembros del equipo que necesiten acceder a diversos documentos buscarlos y encontrarlos fácilmente.

Las características del componente de gestión deben incluir gestión de documentos, sistemas colaborativos, gestión de contenido web y gestión de registros transaccionales.

El tercer componente es almacenar. Su herramienta ECM debe tener una opción de almacenamiento que almacene sus archivos digitales. Pero además de eso, debería poder:

• Establecer parámetros sobre quién puede acceder a los archivos
• Utilizar estructuras de carpeta flexibles para organizar sus archivos
• Hacer copias de seguridad de información que cambie frecuentemente
• Permitir a los usuarios hacer ediciones en documentos y hojas de cálculo

El cuarto componente, preservar, se refiere a conservar la información que cambia infrecuentemente a través de la gestión de registros. Esto también puede denominarse gestión de archivos, básicamente su sistema ECM está archivando documentos a los que accede con poca frecuencia para ahorrar espacio para los archivos a los que accede y actualiza con regularidad.

Estos archivos preservados aún se pueden utilizar, pero esta es una excelente manera de asegurarse de que sigue cumpliendo con su documentación que cambia infrecuentemente.

El último componente es entregar. Este componente garantiza que quien necesite acceder a los documentos en su sistema ECM los reciba. Esto puede ser miembros del equipo o clientes, pero el aspecto de entrega se asegura de que siempre caigan en manos correctas.

Cómo Implementar un Sistema de Gestión de Contenido Empresarial

¿Listo para implementar su propio sistema ECM? Veamos estos seis pasos clave para ayudarlo a comenzar.

Realizar una Auditoría de su Proceso de Gestión de Contenido Actual

(O su falta de él en algunos casos). ¿Dónde guarda su contenido? ¿Está, como mencionamos anteriormente, utilizando adjuntos de correo electrónico y almacenamiento en la nube no seguro para su información confidencial? ¿Tiene archivos guardados en un dispositivo externo?

, Disco duro?

Ninguna de esas opciones es segura o infalible. Y es hora de ponerse serio e invertir en ECM.

Compile una lista de todos sus documentos existentes, PDF, archivos, hojas de cálculo, etc., y donde los está almacenando actualmente. Esto ayudará cuando configure su plataforma ECM para que sepa exactamente qué información capturar.

Reúna a los principales interesados

Un buen sistema ECM funciona en equipos y departamentos, por lo que debe asegurarse de planificar para cada departamento que necesite tener acceso a los archivos. Reúna a un líder de equipo o jefe de departamento de cada equipo clave y haga que trabajen juntos para encontrar la mejor solución e implementar su nuevo sistema ECM.

Defina sus objetivos

¿Por qué desea implementar este sistema ECM? ¿Cuáles son sus objetivos? Algunos objetivos comunes incluyen:

• Reducir el riesgo de seguridad y cumplimiento
• Mejorar los procesos empresariales
• Reducir el desperdicio de papel
• Aumentar la eficiencia de los empleados
• Hacer más fácil encontrar documentos clave

Asegúrese de que cada interesado esté alineado con sus objetivos y no tenga nada adicional que agregar.

Investigue y elija una plataforma de ECM

Cada persona en el equipo de proyecto ECM recién creado debe trabajar juntos para investigar y encontrar opciones de software de gestión de contenido empresarial que tengan todas las características que necesitan para cumplir sus objetivos.

Para comenzar su búsqueda de la manera correcta, aquí hay algunas opciones de software para considerar:

• Alfresco
• AODocs
• OpenText
• Hyland
• Newgen
• IBM Cloud Pak
• M-Files
• SharePoint

Cree una hoja de ruta

Una vez que haya encontrado la herramienta perfecta de ECM para su organización, es hora de crear una hoja de ruta para la implementación. Esta hoja de ruta ayudará a su equipo a pasar del punto A (donde se encuentra actualmente su contenido) al punto B (cómo visualiza su contenido dentro de la herramienta ECM).

Usar tácticas de planificación ágil o scrum para este proyecto puede ser una excelente manera de mantener a todos los interesados involucrados y poner en marcha el nuevo proceso lo más rápido y eficientemente posible.

Implemente su nueva herramienta ECM

Por último, pero no menos importante, es hora de implementar. Regístrese, capture todo su contenido, almacénelo y organícelo, etc. Sin embargo, este proceso no terminará ahí. Se deben tomar pasos adicionales para asegurarse de que su contenido permanezca seguro y organizado.

Considere lo siguiente:

• Elabore políticas que definan quién tiene acceso a qué archivos en la herramienta
• Cree procesos para ingresar correctamente nuevos documentos
• Capacite a los líderes de equipo sobre cómo usar mejor la herramienta para sus equipos
• Diseñe documentos de conocimiento y capacitación para nuevos miembros del equipo
• Pruebe diferentes procesos para encontrar el mejor sistema ECM para su organización

Comience con la gestión de contenidos empresariales

Mantenga organizada su empresa mediante la gestión de contenidos empresariales. Encuentre la herramienta ECM adecuada para su negocio y obtenga más información sobre otro software empresarial que pueda aumentar la eficiencia en toda su organización.

Preguntas frecuentes

¿Qué significa gestión de contenidos empresariales?

La gestión de contenidos empresariales se refiere a la estrategia de capturar, administrar, almacenar, preservar y entregar documentación importante dentro de una, organización.

¿Cuáles son los componentes de la gestión de contenido empresarial?

Los cinco componentes de la gestión de contenido empresarial son:

• Capturar
• Gestionar
• Almacenar
• Preservar
• Entregar

¿Cómo funciona un sistema de gestión de contenido empresarial?

Un sistema ECM permite a los miembros del equipo organizar, almacenar y encontrar fácilmente documentos importantes para su negocio. Por ejemplo, un miembro del equipo de recursos humanos puede usarlo para organizar archivos de empleados, mientras que un vendedor puede usarlo para almacenar contratos con clientes, órdenes de compra, etc.

¿Qué es un ejemplo de gestión de contenido empresarial?

Un ejemplo de ECM se encuentra en proveedores de gestión de contenido empresarial como Alfresco, AODocs, OpenText, Hyland, Newgen, IBM Cloud Pak, M-Files y SharePoint.

¿Cuál es la diferencia entre CMS y ECM?

Un CMS, o sistema de gestión de contenido, es lo que una empresa usaría para realizar ediciones en sus páginas web o contenido de blog. Es más público, mientras que ECM, o gestión de contenido empresarial, se centra en el almacenamiento y organización de la documentación interna.