Cómo escribir una solicitud de propuesta (RFP) efectiva que genere respuestas

Como marketero, tienes muchas cosas en tu plato y no puedes manejar todo por tu cuenta. Además, algunas tareas simplemente no son posibles o prácticas de manejar manualmente. En algún momento, necesitarás trabajar con otras empresas que ofrecen herramientas o servicios para ayudarte a hacer tu trabajo de manera más eficiente. Ahí es donde entra en juego una solicitud de propuesta, lo que te permite atraer a posibles proveedores que pueden ayudarte a alcanzar tus objetivos comerciales.

Si nunca has escrito una solicitud de propuesta (RFP) antes, es posible que no sepas cómo comenzar o qué necesitas incluir. La buena noticia es que estamos aquí para ayudarte. Esta guía te guiará a través del proceso de escribir una solicitud de propuesta exitosa que genere respuestas de los proveedores más viables. Vamos a sumergirnos.

Cómo escribir una solicitud de propuesta que genere respuestas:

¿Qué es una solicitud de propuesta (RFP)?

Una solicitud de propuesta o RFP es un documento que proporciona una lista de requisitos que los proveedores deben cumplir para completar un proyecto. Por lo general, es enviada por empresas que necesitan encontrar la solución tecnológica adecuada o el servicio profesional, y sirve como una invitación abierta para que los proveedores presenten sus propuestas. Esto les permite atraer a posibles proveedores que les puedan proporcionar las herramientas que necesitan o a quienes puedan externalizar parte de su trabajo.

Es crucial que tu solicitud de propuesta sea correcta porque detalla todos los criterios que los proveedores deben cumplir para ganar la oferta. Como tal, te permite recopilar propuestas de los proveedores más relevantes, facilitando la elección del adecuado para tu negocio.

8 pasos para escribir una solicitud de propuesta

Entonces, si una solicitud de propuesta es tan importante, ¿cómo se escribe una? Echa un vistazo a los pasos a continuación para comenzar a escribir tu propia solicitud de propuesta.

1: Define el proyecto, alcance y presupuesto

Comienza con una definición clara de lo que es el proyecto y comprende el papel que el proveedor desempeñará en él. En otras palabras, ten una idea adecuada de lo que necesitas del proveedor antes de poder escribir tu solicitud de propuesta. Discute lo que necesitas que el proveedor haga, cómo debe hacerse y cuánto tiempo debería tomar idealmente completarlo.

Además, también necesitarías hablar sobre cuánto estás dispuesto a gastar en el servicio o plataforma. Esto te proporciona una base sólida para tu RFP, ya que sabes claramente lo que estás buscando.

2: Brinda una introducción

Ahora que tienes una idea clara de lo que estás buscando, es hora de escribir una introducción explicando tu proyecto y expectativas. La introducción debe ayudar a los posibles proveedores a comprender el propósito de tu RFP y lo que necesitan para ayudarte a lograrlo. Esta también sería una buena oportunidad para explicar si te enfrentas a algún desafío y cómo el proveedor puede ayudarte a superarlo.

Además de estos aspectos básicos, es posible que también desees incluir información adicional sobre tu

3: Explica la historia de tu empresa y proyecto

A continuación, es hora de presentar tu empresa a los proveedores. Hazles un breve historial de tu empresa y lo que haces, así como el proyecto que estás emprendiendo. Habla sobre los valores de tu marca, historia y otra información de antecedentes importante. Esta información debería ayudar a los proveedores a comprender tu mercado y dónde se encuentra tu negocio actualmente.

Ten en cuenta que muchos de los proveedores potenciales pueden no haber oído hablar de tu empresa antes. Facilítales la toma de decisiones informadas al darles una idea de quién eres como marca. Luego podrán utilizar esta información para evaluar si son el ajuste adecuado para tus necesidades y si les gustaría trabajar contigo.

4: Describe tus requisitos

Ahora viene la parte más importante, donde describes exactamente lo que necesitas en un proveedor. Proporciona detalles específicos sobre los servicios o soluciones que estás buscando para ayudarte a alcanzar tu objetivo. Asegúrate de incluir detalles como el nivel de experiencia que buscas (en el caso de soluciones de servicio). Para soluciones de software, es posible que también desees incluir detalles como el nivel de acceso que necesitas en función del tamaño de tu equipo.

Es importante ser lo más específico posible en esta sección para que los proveedores potenciales sepan si están ofreciendo la solución que necesitas. Esto les ayudará a decidir si deben enviar una propuesta o no, lo que te permitirá filtrar instantáneamente tus opciones para obtener propuestas de los prospectos más adecuados.

Por ejemplo, si estás buscando una agencia de marketing en redes sociales, es posible que necesites una agencia que se encargue de la planificación, producción y programación de contenido. Además, es posible que incluso necesites que ellos administren tu comunidad en tu nombre. En este caso, una agencia que no ofrece gestión de comunidad puede optar por no enviar una propuesta, para que no tengas que perder tiempo revisando su propuesta.

Alternativamente, supongamos que estás buscando una herramienta de gestión de redes sociales para un equipo de tres personas. Y quieres poder planificar tu contenido, programar tus publicaciones, supervisar tus comentarios y analizar los resultados, todo en un solo lugar. De esta manera, solo aquellos proveedores que puedan cumplir con los requisitos anteriores enviarán una propuesta para que la revises, por lo que estarás filtrando instantáneamente tus opciones.

5: Da instrucciones de envío

Los proveedores que planeen enviar una propuesta deberían saber cómo responder a tu solicitud de propuesta. Asegúrate de proporcionar instrucciones claras sobre la estructura que deben seguir en su propuesta, así como lo que deben incluir. Cuando todas las propuestas tengan un formato similar, te resultará más fácil procesar la información y evaluarla.

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Por ejemplo, es posible que les solicites que incluyan un cierto número de encabezados. O incluso puedes pedirles que proporcionen una lista de puntos bajo cada encabezado. Además, también puedes pedirles que envíen muestras de su trabajo anterior, estudios de casos, y demostraciones para evaluar mejor su calidad de trabajo o capacidades de plataforma.

6: Incluye tus criterios de selección

También es importante que incluyas una lista detallada de los criterios que utilizarás para evaluar las propuestas. Esto le da a los vendedores una idea de cómo serán evaluados para que puedan entender sus posibilidades de ganar la oferta. Como tal, solo los proveedores más calificados responderán a tu solicitud de propuestas, lo que te facilitará la tarea de seleccionar tus opciones.

Proporciona detalles sobre tus prioridades, requisitos básicos y preferencias para que los vendedores sepan exactamente lo que estás buscando y cómo posicionar sus ofertas. Por ejemplo, puedes dar prioridad a las agencias que se especializan en la producción de contenido más allá de sus servicios de marketing. Los requisitos básicos podrían ser la capacidad de planificar y ejecutar campañas de marketing en redes sociales, mientras que puedes preferir agencias que tengan experiencia trabajando con empresas en determinada industria.

7: Especifica el cronograma de la solicitud de propuesta

Además, es crucial que todos los involucrados conozcan tu cronograma objetivo. ¿Cuándo esperas recibir las respuestas? ¿Cuándo se anunciará el proveedor seleccionado? Asegúrate de incluir estas fechas límite clave para que los proveedores no tengan que comunicarse contigo constantemente para obtener actualizaciones cuando aún no hayas realizado tu selección.

Además de esto, también querrás incluir la fecha de inicio y finalización de tu proyecto. Conocer estos plazos permitirá a los proveedores planificar sus horarios y evaluar su disponibilidad antes de decidir responder. Esto beneficia a ambas partes porque no querrás terminar trabajando con un proveedor que eventualmente no pueda ayudarte a cumplir con el plazo. Además, los proveedores podrán entender si pueden ajustar tu proyecto considerando su carga de trabajo actual.

Esto es particularmente importante para las solicitudes de propuestas que buscan soluciones de servicio. Ten en cuenta que, dependiendo de lo detallados que sean tus requisitos, deberás ajustar tu cronograma en consecuencia. Si los proveedores tienen que proporcionar una propuesta muy detallada, es posible que requieran más tiempo para planificar su respuesta.

8: Revisar, corregir y publicar

Ahora que has escrito toda la información crucial, es hora de revisar tu solicitud de propuesta. Busca errores ortográficos, errores gramaticales y frases complicadas que puedan ser difíciles de entender. Quieres transmitir profesionalidad y confianza, evitando cualquier posibilidad de malentendidos.

Además de lo básico, asegúrate de estar atento a los errores que podrían ser perjudiciales para el cronograma de tu proyecto. Por ejemplo, un error tipográfico en tu fecha límite podría resultar en la pérdida de potenciales proveedores porque no pudieron cumplirlo o en un gran retraso en la recepción de tus propuestas. Alternativamente, la falta de un 0 en tu presupuesto de proyecto podría significar perder posibles proveedores que rechazaron hacer una oferta porque el pago era demasiado bajo.

Realiza las revisiones necesarias y repasa la solicitud de propuesta para asegurarte de que sea profesional y, clear. A continuación, podrás finalmente lanzar tu solicitud de propuesta en vivo. Contenido relacionado:

Mejores prácticas para escribir un RFP efectivo

Además de seguir los pasos anteriores, hay una forma específica de asegurarte de que tu RFP obtenga las respuestas que merece. Sigue estas mejores prácticas para escribir una solicitud de propuesta efectiva.

Mantenlo simple y fácil de entender

Para evitar posibles malentendidos, asegúrate de utilizar un lenguaje comprensible para tus posibles proveedores. Es posible que desees reducir el uso de jerga de la industria y recurrir a un inglés sencillo, pero profesional. Intenta evitar oraciones largas y en su lugar divídelas en oraciones más cortas y fáciles de procesar.

Aprovecha al máximo los encabezados y viñetas

Los encabezados y viñetas hacen que tu RFP sea más fácil de comprender en comparación con grandes bloques de texto. Aprovecha al máximo estos elementos para dividir tu solicitud de propuesta y hacerla más escaneable.

Sé lo más detallado posible

No omitas detalles importantes que podrían ayudar a los posibles proveedores a comprender mejor tu proyecto y requisitos. Es más probable que los proveedores respondan con la propuesta adecuada cuando tengan una idea clara de lo que estás buscando y qué papel desempeñarán.

Ejemplo de una solicitud de propuesta

¿Todavía no estás seguro de cómo debería verse tu solicitud de propuesta? Veamos un ejemplo de cómo se ve normalmente un RFP para que puedas tener una mejor idea.

Solicitud de Propuesta: Servicios de Redes Sociales para June’s Vintage

16 de diciembre de 2022

Emisor: June’s Vintage

Persona de contacto: June Phillips

[email protected]

(445)917-3069

Introducción

June’s Vintage, una tienda minorista que se dedica a la venta de ropa vintage, está aceptando propuestas para encontrar una agencia confiable que administre nuestras redes sociales en nuestro nombre. El objetivo es:

Aumentar nuestra comunidad en redes sociales.

Interactuar con nuestra audiencia de manera continuada.

Mantener una fuerte presencia de marca en las principales redes sociales (Instagram, Facebook y TikTok).

El objetivo de esta solicitud de propuesta es encontrar una agencia de redes sociales que brinde el mejor valor general y entregue resultados impresionantes. Esperamos realizar un proyecto piloto durante tres meses, después de lo cual podríamos decidir una asociación a largo plazo.

Antecedentes

Nuestro negocio de ropa vintage se estableció en 2007 y desde entonces ha construido una sólida base de clientes en Filadelfia. La mayoría de nuestros clientes son entusiastas de la moda locales, con edades comprendidas aproximadamente entre los 25 y 50 años, y compran en la tienda física. Sin embargo, a medida que nos expandimos a canales de compra en línea, hay una oportunidad para ampliar este alcance más allá del área local. Esto se ha vuelto desafiante debido a nuestra presencia limitada en redes sociales y a la falta de tiempo y conocimientos para interactuar activamente con nuestra audiencia en redes sociales.

Resumen del proyecto

Nos gustaría poder publicar y relacionarnos de manera constante con las audiencias en tres plataformas clave de redes sociales: Instagram, Facebook y TikTok. Por lo tanto, estamos buscando una agencia que pueda ayudarnos con lo siguiente:

Crear una sólida estrategia de redes sociales completa con un calendario de publicación.

Desarrollar ideas de contenido fresco y encargarse de la creación de contenido de acuerdo con el calendario de publicación.

Programar y publicar publicaciones en nuestro nombre.

Monitorizar y responder a los comentarios de los clientes.

Ejecutar una campaña publicitaria de una semana para atraer nuevos seguidores/clientes.

Nuestro presupuesto es de $2,500 al mes con cierta flexibilidad dependiendo del nivel de servicio que se pueda proporcionar. Idealmente, nos gustaría contratar a una agencia que tenga experiencia trabajando con tiendas minoristas pequeñas y negocios locales.

Directrices de envío

Todas las propuestas deben ser creadas utilizando el siguiente formato (se agradecerán las listas con viñetas):

Resumen ejecutivo

Antecedentes empresariales

Destaque su punto de venta único

Proporcione experiencia relevante que le califique para el proyecto

Detalles de los entregables y servicios propuestos

Indique las herramientas de gestión de redes sociales que utilizará para completar las tareas necesarias

Explique cómo se compartirá el contenido con nosotros para su aprobación

Incluya sus tarifas

Referencias y/o estudios de casos

Proporcione muestras de contenido de redes sociales creado para clientes anteriores

Términos y condiciones adicionales para trabajar con su agencia

Envíe su propuesta en formato .pdf a [email protected] antes del 30 de enero de 2023.

Criterios de evaluación

June’s Vintage utilizará los siguientes criterios para evaluar las propuestas y seleccionar al proveedor adecuado:

Experiencia proporcionando soluciones completas de redes sociales durante un mínimo de 24 meses

Capacidad de respuesta a los requisitos mencionados anteriormente

Competitividad de las tarifas de servicio

Testimonios de clientes pasados/actuales

Herramientas y tecnología utilizadas para llevar a cabo las tareas necesarias

Cronograma

June’s Vintage espera completar la solicitud de propuestas y el proyecto de acuerdo con el siguiente cronograma:

Emisión de la solicitud de propuestas – 16 de diciembre de 2022

Fecha límite para enviar propuestas – 30 de enero de 2023

Fecha de selección del proveedor – 15 de febrero de 2023

Finalización del contrato y otras discusiones del proyecto – 20 de febrero de 2023

Fecha de inicio del proyecto – 1 de marzo de 2023

Finalización inicial del proyecto – 31 de mayo de 2023

Comenzar con su primera solicitud de propuesta

Ahora que sabe exactamente cómo se ve una solicitud de propuesta y qué incluir en ella, es hora de escribir la suya. Hay muchas plantillas gratuitas disponibles en línea que pueden ayudarlo a redactar la solicitud de propuesta perfecta.

Preguntas frecuentes

¿Qué se entiende por solicitud de propuesta?

Una solicitud de propuesta o RFP es un documento que una empresa envía enumerando todos los requisitos que los proveedores deben cumplir para completar un proyecto.

¿Cuál es la diferencia entre RFP y RFQ?

Una solicitud de propuesta o RFP ayuda a la empresa a conocer más sobre un producto o servicio. Mientras tanto, una solicitud de cotización o RFQ ayuda a la empresa a conocer la tarifa del producto o servicio que desean comprar.

¿Qué es un RFP vs. RFI?

Una solicitud de propuesta o RFP ayuda a la empresa a conocer más sobre un producto o servicio para finalizar una