¿Planeando un evento? ¿Has pensado en hacer marketing incluso a través de correo electrónico? Si no lo has hecho, podrías estar perdiendo oportunidades. El correo electrónico es uno de los canales de marketing con mayor tasa de retorno, y hacer marketing de tu evento a través de correo electrónico puede marcar una gran diferencia en el número de asistentes que obtienes. Pero no nos creas solo a nosotros. Según Wishpond, el 78% de los organizadores de eventos afirman que el correo electrónico es su mejor táctica de marketing. Además, el 26% de los destinatarios abren correos electrónicos relacionados con eventos y el 4.95% hace clic en los enlaces. Si utilizas el correo electrónico correctamente, puedes aumentar considerablemente la asistencia a tu evento e incluso incrementar las ventas de entradas.
Pero, ¿cómo sabes si estás utilizando el correo electrónico de forma correcta y obteniendo el mejor retorno en tu estrategia de marketing de eventos a través de correo electrónico? No te preocupes, por eso hemos creado este artículo con las 8 mejores prácticas para hacer marketing de tu evento por correo electrónico. Además, compartiremos seis correos electrónicos distintos que deberías enviar para promocionar tu evento, así sabrás exactamente qué hacer y qué incluir.
AGREGA TU EVENTO
Mejores prácticas de marketing por correo electrónico para promoción de eventos:
Marketing de eventos a través de correo electrónico: mejores prácticas
La planificación de un evento requiere mucho trabajo. Hay que encontrar un lugar, conseguir oradores, traer vendedores, crear un programa de eventos… Oh, y también tienes que encontrar una forma de hacer que la gente realmente asista. Aunque en el 2020 y con la pandemia global hubo un aumento de los eventos virtuales, eso solo se ocupaba de la parte del «lugar» en la planificación, ya que incluso para los eventos virtuales, todavía necesitas encontrar una forma de atraer asistentes.
Aquí es donde entra en juego el email marketing.
Con las mejores prácticas de marketing de eventos a través de correo electrónico que incluiremos aquí, podrás crear campañas de correo electrónico de marketing de eventos que obtengan tasas de apertura y clic más altas, aumenten las tasas de conversión (¡más asistentes!) e incluso incrementen la cantidad de personas que comparten noticias sobre tu evento con otros.
Contenido relacionado:
- Mejores prácticas de marketing por correo electrónico
- Guía definitiva de estrategia de email marketing
- 31 mejores plataformas de software de marketing por correo electrónico para 2023
1. Envía una serie de correos electrónicos previos al evento
Nuestra primera mejor práctica para el marketing de eventos a través de correo electrónico es crear y enviar una serie de correos electrónicos antes del lanzamiento oficial del evento. El objetivo es crear un mensaje cohesivo y memorable con tu serie completa de email marketing. Puedes y debes comenzar esta serie completa con una serie especial previa al lanzamiento diseñada para generar expectación y entusiasmo entre los posibles asistentes sobre lo que el evento tiene preparado. Más adelante identificaremos algunos de los correos electrónicos que deberías incluir en tu marketing de eventos. Aquí, hablemos sobre los tipos de correos electrónicos que puedes enviar antes del lanzamiento.
Correo electrónico de anuncio
Tu correo electrónico de anuncio puede ser sencillo, como este correo electrónico de Litmus anunciando su evento en Londres:
Primer correo electrónico de adelanto
Enviar adelantos es una excelente manera de generar emoción sobre tu evento. Asegúrate de incluir adelantos que inspiren el temor a perderse algo o la urgencia en tus suscriptores, como en este correo electrónico de Marketing United en el que hacen un adelanto del discurso principal.
, speaker:
El segundo correo electrónico de avance
Si decides enviar más de un avance, es un bonito detalle compartir imágenes y testimonios de eventos anteriores. Aquí tienes un ejemplo de Litmus:
2. Ofertas exclusivas
Una de las formas más fáciles de lograr que la gente se comprometa a asistir a tu evento es haciendo una oferta. Esto puede ser un descuento para los primeros inscritos, mercancía gratuita del proveedor merch o incluso descuentos en comida o bebida durante el evento. También puedes seguir el ejemplo de Joint Futures y dirigirte no a los primeros inscritos, sino a los «inscritos de última hora» con una oferta especial:
Si tienes planeado utilizar una oferta exclusiva (y te lo recomendamos encarecidamente), asegúrate de que la oferta esté disponible durante un tiempo limitado. No es necesario utilizar cronómetros de cuenta regresiva ni nada parecido, simplemente haz saber a la gente que el descuento no estará disponible para siempre.
3. Usa pruebas sociales
Como vimos en el segundo correo electrónico de avance de nuestra primera mejor práctica para la promoción de eventos por correo electrónico, la prueba social (cosas como reseñas, testimonios y contenido generado por usuarios) puede tener un gran impacto. La idea detrás de la prueba social es que las personas harán algo porque otras personas lo están haciendo. Es básicamente presión social para el marketing. Puedes utilizar la prueba social para impulsar a los posibles asistentes del evento a registrarse.
4. Abre la posibilidad de hacer preguntas
Además de asegurarte de que tus correos electrónicos sean informativos y compartan la información que tus suscriptores necesitan saber sobre tu evento, debes darles la oportunidad de hacer preguntas. La forma más fácil y limpia de hacer esto es probablemente a través de un formulario de contacto. Solo tienes que compartir el enlace en tus correos electrónicos y en las redes sociales y hacer saber a los suscriptores que pueden contactar contigo para hacer preguntas. Aquí tienes un ejemplo de Louie Spence que incluye una sección de «qué esperar» en el correo electrónico, así como un enlace para hacer preguntas:
También puedes considerar la posibilidad de crear una página específicamente para responder a preguntas frecuentes, como cómo comprar entradas para el evento, cuánto cuestan las entradas, cómo es el estacionamiento en el lugar, etc.
5. Anima a los invitados a invitar a otros
Como seres humanos, tenemos tendencia a juntarnos con personas a las que les gustan las mismas cosas que a nosotros. Entonces, ¿por qué no animar a tus suscriptores a invitar a otros a asistir a tu evento con ellos? Considera ofrecer un descuento para grupos en el costo de las entradas o incluso organizar un concurso en línea para fomentar el compartir de tu evento. Aquí tienes un ejemplo de Circles que muestra cómo utilizar un concurso en línea para sacar el máximo provecho de cada correo electrónico:
6. Mantén a los invitados informados
Envía actualizaciones periódicas tanto a aquellos que se han registrado para tu evento como a aquellos que no lo han hecho. Para aquellos que se han registrado para tu evento, podrías incluir información sobre los oradores, el horario, los proveedores del evento, etc. Para aquellos que no se han registrado, aún puedes compartir la misma información, solo asegúrate de incluir el precio y la información de inscripción,
, demasiado.
7. Envía recordatorios por correo electrónico
Otra de las mejores prácticas para la promoción de eventos a través de correo electrónico es enviar recordatorios a tus asistentes. Esto te ayuda a fomentar relaciones, mantener informados y entusiasmados a los asistentes sobre el evento, continuar animándolos a compartir el evento con sus redes (si la inscripción aún está abierta) e incluso promover ventas adicionales y ventas cruzadas.
8. Agradece a los asistentes después del evento
El último en nuestra lista de mejores prácticas para promocionar tu evento a través de correo electrónico se refiere a lo que sucede después de que el evento haya terminado: agradece a tus asistentes. Si bien los organizadores de eventos definitivamente ponen mucho esfuerzo para asegurarse de que un evento sea agradable y bien asistido, un evento sin asistentes no es realmente un evento. Es por eso que es tan importante agradecer a tus asistentes. ¡Además, puede animarlos a volver la próxima vez! Aquí tienes un ejemplo de Litmus que puedes usar como inspiración:
Observa que Litmus utiliza este correo electrónico para agradecer a los asistentes, continuar con el compromiso en redes sociales, informar a los asistentes que recibirán las diapositivas de la conferencia en un correo electrónico posterior e incluso solicitar comentarios sobre el evento.
6 correos electrónicos de marketing de eventos para impulsar la asistencia
Ahora que hemos cubierto algunas de las mejores prácticas de marketing por correo electrónico para eventos, es hora de hablar sobre los correos electrónicos que puedes enviar para impulsar la asistencia al evento. Cada uno de los seis correos electrónicos que estamos compartiendo aquí es una oportunidad para entusiasmar a tus suscriptores y posibles asistentes sobre tu evento y hacerles saber cómo tu evento satisfará sus necesidades y mejorará sus vidas. Tus correos electrónicos deben guiar a los suscriptores en el proceso de registrarse para tu evento, así como mantenerlos informados sobre noticias relacionadas con el evento y mantener tu evento en sus mentes.
Idea de correo electrónico #1: Anuncio
El correo electrónico de anuncio es un importante primer paso cuando se utiliza el correo electrónico para la promoción de eventos. Esto actúa como una «reserva la fecha» y brinda a los destinatarios información sobre lo que está sucediendo, cuándo y dónde. Lo genial de los correos electrónicos de anuncio es que no necesitas tener mucha más información que eso. Si tienes información sobre los oradores o cosas especiales que van a suceder en el evento, compartirlas en tu correo electrónico de anuncio puede causar una gran impresión.
Los correos electrónicos de anuncio no necesitan ser largos. Básicamente es solo para informar que algo genial está por venir. Recomendamos que des a los destinatarios la opción de registrarse para recibir un recordatorio cuando la inscripción para el evento esté disponible.
Quién debería recibirlo: Todos en tu lista de correo electrónico de marketing, así como los asistentes a eventos anteriores.
Cuándo enviarlo: Un buen punto de referencia es 3 a 6 meses antes de tu evento.
Aquí tienes un ejemplo de Framer que incluye la información básica que debe incluir tu correo electrónico de anuncio, así como una CTA que instruye a los destinatarios a «unirse a la lista»:
Idea de correo electrónico #2: Precios de preventa
Después de enviar tu correo electrónico de «reserva la fecha» o anuncio pero antes de enviar la invitación, definitivamente debes promocionar algunas ofertas de preventa. Los precios promocionales son una excelente manera de aumentar tus registros iniciales.
Quién debería recibirlo: Personas que interactuaron con tu anuncio.
, correo electrónico.
Cuándo enviarlo: Envía correos electrónicos de precios de preventa antes del correo electrónico de invitación.
Aquí tienes un ejemplo de un correo electrónico de promoción de precios de preventa de Circles:
Idea de correo electrónico #3: Invitación
El correo electrónico de invitación es tu primera oportunidad para lograr que los destinatarios se registren como asistentes. Al igual que todos los correos electrónicos de ventas, tu correo electrónico de invitación debe resaltar tu propuesta de valor para que los asistentes sepan lo que van a obtener o aprender de tu evento (cómo va a mejorar su posición). Además de eso, deberás incluir llamadas a la acción convincentes para motivar a los lectores a dar el paso importante de registrarse en el evento.
A quién debería llegar: Toda tu lista de correo electrónico y asistentes anteriores al evento.
Cuándo enviarlo: 2-3 semanas después del correo electrónico de anuncio.
Aquí tienes un ejemplo de un correo electrónico de invitación de Google para su evento Google Cloud Next ’19:
Idea de correo electrónico #4: Confirmación
Una vez que alguien se registra para tu evento, querrás enviarles una confirmación. Sin embargo, no solo digas «estás registrado» y dejes que eso sea todo. Los correos electrónicos transaccionales, como los correos electrónicos de confirmación, tienen tasas de apertura de 4-8 veces más altas que los correos electrónicos de marketing regulares (SendX) y obtienen tasas de clic promedio del 4.8% (99Firms). Esto hace que sean una gran oportunidad para que puedas llevar a tus asistentes a tu sitio web o compartir recursos adicionales con ellos.
A quién debería llegar: Las personas que se registraron para asistir a tu evento.
Cuándo enviarlo: Los correos electrónicos de confirmación deben enviarse justo después de que la persona se registre para tu evento.
Aquí tienes un ejemplo de un correo electrónico de confirmación del evento Hustle Con de Universe:
Como puedes ver, Universe incluye la información del ticket, así como una sección de «información adicional» que incluye un enlace a la página de preguntas frecuentes, formas de compartir con tu red y te dirige a visitar el sitio web para obtener más información.
Idea de correo electrónico #5: Recordatorio
Los correos electrónicos de recordatorio son recordatorios suaves para los asistentes de que tienen un evento próximamente. También pueden incluir información adicional que será útil para que los asistentes sepan sobre el evento. Algunas marcas incluyen cosas como información sobre el orador principal o ciertas sesiones que pueden ser atractivas para los asistentes.
A quién debería llegar: Los recordatorios deben enviarse a los asistentes confirmados al evento.
Cuándo enviarlo: Es posible que desees enviar más de un correo electrónico de recordatorio. Para eventos presenciales, recomendamos enviar tu primer correo electrónico de recordatorio tres días antes del evento y recordatorios adicionales dos días antes y luego el día del evento, si tiene sentido para tu evento y tu público. Para eventos virtuales, puedes enviar tu primer recordatorio el día del evento (o tarde el día anterior) y luego otro 1-3 horas antes del comienzo del evento.
Aquí tienes un ejemplo de un correo electrónico de recordatorio de Litmus:
Nos encanta que este correo electrónico de recordatorio incluya una agenda para el día, así como formas en las que los asistentes pueden participar en las redes sociales.
Idea de correo electrónico #6: Seguimiento/Agradecimiento
Los correos electrónicos de seguimiento/agradecimiento son una excelente manera de no solo hacerle saber a los asistentes que los aprecias, sino también de recopilar comentarios importantes sobre tu evento que puedas utilizar para mejorarlo en el futuro.
, eventos. Inicie estos correos electrónicos agradeciendo a los asistentes antes de compartir los aspectos destacados del evento y luego pasar a solicitar comentarios o testimonios.
A quién se debe enviar: Envíe su correo electrónico de agradecimiento / seguimiento a todos los que asistieron a su evento.
Cuándo enviarlo: Hay dos momentos ideales para enviar este tipo de correo electrónico y dependen de cuál sea su objetivo para el correo electrónico. Si busca comentarios, envíe el correo de seguimiento tan pronto como termine su evento. Si está tratando de animar a los asistentes a registrarse temprano para el próximo año, déles unos días.
Aquí hay un ejemplo de Iterable:
Como puede ver, Iterable solicita comentarios, comparte enlaces a grabaciones bajo demanda de las actividades del evento y comparte otro enlace a una publicación de blog que cubre los aspectos más destacados del evento.
Conclusión
¡Ahí lo tienes! Ahora estás armado con toda la información que necesitas para comercializar tus eventos a través del correo electrónico y una selección de ejemplos de correo electrónico de las mejores prácticas e ideas de correo electrónico en acción para inspiración. ¿Te preguntas cómo puedes automatizar esos correos electrónicos de eventos? Echa un vistazo a nuestra lista de los mejores proveedores de servicios de marketing por correo electrónico para encontrar uno que tenga las herramientas de automatización que necesitas.
